Rozwiązanie umowy o pracę - obowiązki pracodawcy

Przeczytaj także: Zwolnienie dyscyplinarne w okresie wypowiedzenia?

Tryb rozwiązania umowy

Pierwszą podstawową sprawą jest ustalenie trybu rozwiązania umowy, gdyż to właśnie od niego w głównej mierze zależą dalsze obowiązki pracodawcy związane z zakończeniem stosunku pracy.
Zgodnie z art. 30 § 1 K. p. umowa o pracę rozwiązuje się:

1. na mocy porozumienia stron,
2. przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem),
3. przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia),
4. z upływem czasu, na który była zawarta,
5. z dniem ukończenia pracy, dla której wykonania była zawarta.

Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron polega na tym, że strony stosunku pracy porozumiewają się ze sobą co do terminu jego rozwiązania. Może ono nastąpić w każdym uzgodnionym przez pracodawcę i pracownika terminie. Wiąże się ono jednak z kilkoma dokumentami, które powinny być dołączone do akt osobowych pracownika. Pierwsze pismo to oferta pracownika lub pracodawcy w sprawie rozwiązania umowy za porozumieniem stron, w którym powinien być wskazany proponowany termin zakończenia umowy. Następnie pracodawca lub pracownik powinien (również na piśmie) odpowiedzieć na przedstawioną propozycję (pozytywnie lub negatywnie). Po przyjęciu danej oferty, jednej lub drugiej ze stron, należy sporządzić porozumienie w sprawie rozwiązania umowy o pracę, w którym obie strony zgodnie oświadczają, że godzą się na rozwiązanie umowy za porozumieniem stron we wskazanym terminie i nie mają wobec siebie żadnych roszczeń.

Rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem powinno nastąpić na piśmie z zachowaniem okresów wypowiedzenia uregulowanych w przepisach prawa pracy (art. 32 – 36 K. p.). Bardziej skomplikowane i na pewno mniej przyjemne jest rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia. Może ono nastąpić tylko pod określonymi warunkami przez pracodawcę lub przez pracownika. Rozwiązanie umowy w ten sposób przez przełożonego jest bardziej ograniczone i sformalizowane z uwagi na ochronę pracownika i może nastąpić z winy pracownika (art. 52 K. p.) lub z przyczyn od niego nieuzależnionych (art. 53 K. p.). Pracownik z kolei może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia stosownie do przepisu art. 55 K. p. (m.in. w razie ciężkiego naruszenia przez pracodawcę podstawowych obowiązków wobec pracownika).

W następnej kolejności pracodawca powinien sprawdzić, czy rozwiązanie umowy wymaga zastosowania szczególnego trybu, a więc czy spełnione są przesłanki zwolnienia grupowego lub indywidualnego z art. 1 i 10 ustawy z 13.3.2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz.U. Nr 90, poz. 844).
Jeżeli pracodawca jest objęty regulacją tej ustawy, a więc zatrudnia co najmniej 20 pracowników, to przy zwolnieniu pracownika z przyczyn go niedotyczących będzie zobowiązany wypłacić mu odprawę. Należy mu ją wypłacić bez względu na to, czy jest on zwalniany w ramach zwolnień grupowych, czy jego zwolnienie jest zwolnieniem indywidualnym. Prawo do odprawy jest uzależnione od ww. wielkości zatrudnienia oraz przyczyny, z jakiej pracownik jest zwalniany (niedotyczącej jego), np. likwidacja stanowiska, na którym jest zatrudniony.

Ochrona pracownika przed zwolnieniem

Pracodawca nie może zapomnieć również o tym, żeby sprawdzić czy pracownik nie jest chroniony przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy, a więc m.in. czy:

• pracownik nie jest w wieku przedemerytalnym („Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę pracownikowi, któremu brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, jeżeli okres zatrudnienia umożliwia mu uzyskanie prawa do emerytury z osiągnięciem tego wieku” – art. 39 K. p.);
• pracownik nie przebywa na urlopie lub nie jest nieobecny w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, np. z powodu choroby („Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w czasie urlopu pracownika, a także w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia” - art. 41 K. p.);
• kobieta nie jest w ciąży (art. 177 § 1 i 3 K. p.), nie przebywa na urlopie macierzyńskim (art. 177 § 1 i 5 K. p.) lub nie przebywa na urlopie wychowawczym (art. 186¹ K. p.);
• pracownik nie został powołany do czynnej służby wojskowej (art. 118 ustawy z 21.11.1967 r. o powszechnym obowiązku obrony RP, t.j.. Dz.U. z 2002 r. Nr 21, poz. 205);
• pracownik-kobieta nie jest żoną żołnierza pełniącego zasadniczą służbę wojskową (art. 126 ww. ustawy);
• pracownik nie jest chronionym członkiem zakładowej organizacji związkowej lub organizacji ponadzakładowej (art. 32 ust. 1 i 34 ustawy z 23.5.1991 r. o związkach zawodowych, t.j. Dz. U. z 2001 r. Nr 79, poz. 854 ze zm.) i inne.

Konsultacja ze związkami zawodowymi

Zgodnie z art. 38 K. p. pracodawca zawiadamia na piśmie reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową o zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony (także o zamiarze rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia), podając przy tym przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy. W sytuacji, gdy zakładowa organizacja związkowa uważa, że wypowiedzenie byłoby nieuzasadnione, może w ciągu 5 dni od otrzymania zawiadomienia zgłosić na piśmie pracodawcy umotywowane zastrzeżenia. Po rozpatrzeniu stanowiska organizacji związkowej, a także w razie niezajęcia przez nią stanowiska w ustalonym terminie, pracodawca podejmuje decyzję w sprawie wypowiedzenia. Niezachowanie powyższego trybu stanowi naruszenie przepisów o wypowiadaniu umów o pracę, co stanowi przesłankę do przywrócenia pracownika do pracy.

Po wypełnieniu powyższych obowiązków i sprawdzeniu ww. wiadomości pracodawca może wręczyć pracownikowi swoje oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy, chyba że oświadczenie takie złożył już wcześniej pracownik – wtedy nie jest wymagana np. konsultacja ze związkami zawodowymi.
W pisemnym oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony lub o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinna być wskazana przyczyna uzasadniająca taką decyzję pracodawcy, a także pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania się do sądu pracy (art. 30 § 4 i 5 K. p.).

Wolne na poszukiwanie pracy

Przy wypowiedzeniu umowy o pracę dokonanym przez pracodawcę, pracownikowi przysługuje zwolnienie na poszukiwanie pracy, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Wymiar tego zwolnienia wynosi:

• 2 dni robocze - w okresie dwutygodniowego i jednomiesięcznego wypowiedzenia,
• 3 dni robocze - w okresie trzymiesięcznego wypowiedzenia, także w przypadku jego skrócenia na podstawie art. 361 § 1 (z 3 miesięcy maksymalnie do 1 miesiąca).

Pracodawca, który dokonał wypowiedzenia krótszego niż 2-tygodniowe, nie jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi dni na poszukiwanie pracy. Może to nastąpić w przypadku wypowiedzenia umowy na okres próbny zawartej na okres krótszy niż 3 miesiące lub umowy na zastępstwo. Takie dni nie należą się pracownikowi również w sytuacji wypowiedzenia dokonanego przez pracownika, porozumienia stron rozwiązującego umowę o pracę (można porozumieć się co do tych dni w takim porozumieniu), rozwiązania umowy bez wypowiedzenia przez obie strony, rozwiązania umowy z upływem czasu, na jaki była zawarta oraz wygaśnięcia stosunku pracy.

Dni wolnych na poszukiwanie pracy można udzielić pracownikowi w dniach jego pracy, a nie w tych, które są dla niego, zgodnie z harmonogramem, wolne do pracy. Ma on prawo do ich wykorzystania łącznie lub oddzielnie. Termin ich odebrania powinien być ustalony w porozumieniu z pracodawcą. Gdyby pracownik nie skorzystał z opisywanych wyżej dni wolnych, nie przysługuje mu za nie prawo do ekwiwalentu pieniężnego.

Pracownik w okresie wypowiedzenia może być zwolniony od obowiązku świadczenia pracy. Takie ustalenie musi być zawarte na piśmie i może nastąpić jedynie wtedy, gdy za okres niewykonywania pracy na wypowiedzeniu pracownik zachowa prawo do wynagrodzenia.

Wypłata wynagrodzenia i innych zobowiązań

Pracodawca jest zobowiązany do wypłaty pracownikowi wynagrodzenia za czas jego świadczonej pracy do momentu rozwiązania umowy. Wypłacone muszą być wszystkie elementy wynagrodzenia, do których zatrudniony nabył prawo. Pracodawca musi rozliczyć jego czas pracy, aby sprawdzić, czy nie pracował on w godzinach nadliczbowych, za których płatność musiałaby być również uregulowana. Wypłaty należy dokonać w terminie przyjętym w zakładzie pracy.

W okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik ma obowiązek wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli pracodawca udzieli mu go w tym okresie. W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny (art. 171 K. p.). Pracodawca jest zobowiązany wraz z dniem ustania zatrudnienia naliczyć i wypłacić mu odpowiednią kwotę.

W zależności od zastosowanego trybu rozwiązania umowy konieczna może być również wypłata odprawy pieniężnej. W przypadku objęcia pracodawcy przepisami ustawy o zwolnieniach grupowych (gdy zatrudnia co najmniej 20 pracowników) i gdy nastąpiło zwolnienie pracownika z przyczyn go niedotyczących, pracodawca musi wypłacić zwalnianemu odprawę. Wysokość odprawy zależy od zakładowego stażu pracy pracownika i jest równa:

• jednomiesięcznemu wynagrodzeniu, gdy pracownik był zatrudniony w firmie krócej niż 2 lata,
• dwumiesięcznemu wynagrodzeniu, gdy pracownik był zatrudniony w firmie od 2 do 8 lat,
• trzymiesięcznemu wynagrodzeniu, jeśli pracownik pracował w firmie ponad 8 lat.

Gdyby z kolei rozwiązanie umowy o pracę miało miejsce ze względu na przejście pracownika na emeryturę lub rentę, to pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi odprawę rentową lub emerytalną (art. 92¹ K. p.). Muszą zatem zostać spełnione dwa konieczne warunki: ustanie stosunku pracy i nabycie przez pracownika prawa do emerytury lub renty.
Prawo do odprawy ma także pracownik, który uzyskał prawo do renty po okresie choroby, która zaczęła się jeszcze w okresie zatrudnienia i trwała nieprzerwanie po rozwiązaniu umowy. Przysługuje ona w wysokości równej jednomiesięcznemu wynagrodzeniu, chyba że przepisy wewnątrzzakładowe regulują wyższą wysokość.

Jeżeli wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony następuje z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy albo z innych przyczyn niedotyczących pracowników, pracodawca może, w celu wcześniejszego rozwiązania umowy o pracę, skrócić okres trzymiesięcznego wypowiedzenia, najwyżej jednak do 1 miesiąca. W takim przypadku pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za pozostałą część okresu wypowiedzenia. Okres, za który przysługuje odszkodowanie, wlicza się pracownikowi pozostającemu w tym okresie bez pracy do okresu zatrudnienia (art. 36¹ § 1 i 2 K. p.).

Odszkodowanie może zostać wypłacone również w przypadku podpisania umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy (art. 101² K. p.). Odszkodowanie to nie może być niższe od 25 proc. wynagrodzenia otrzymanego przez pracownika przed ustaniem stosunku pracy przez okres odpowiadający okresowi obowiązywania zakazu konkurencji. Odszkodowanie może być wypłacane w miesięcznych ratach.

Pracodawca ma obowiązek wypłacić także inne świadczenia pieniężne, jeżeli ich wypłatę przewidują przepisy prawa pracy (ogólne lub wewnątrzzakładowe). Mogą to być np. nagroda jubileuszowa.

Rozliczenie się pracownika

Pracodawca musi również dopilnować, aby zwalniany pracownik rozliczył się przed odejściem z zakładu pracy z otrzymanego mienia. Może to nastąpić w postaci tzw. karty obiegowej. Jest to najczęściej określone w przepisach wewnątrzzakładowych. Nie można jednakże uzależnić np. wydania świadectwa pracy od wcześniejszego rozliczenia się pracownika. Karta obiegowa jest przydatna zwłaszcza przy oddawaniu wartościowych przedmiotów, takich jak: laptop, telefon komórkowy. Rozliczeniu podlegają także pieniądze, narzędzia, instrumenty lub podobne przedmioty (np. zdanie kluczyka od szafki w szatni).

Częstym problemem dla pracodawców jest również kwestia pożyczki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych udzielonej pracownikowi. Co się z nią stanie w momencie rozwiązania stosunku pracy? Czy pracownik ma ją spłacić do dnia rozwiązania stosunku pracy, czy nadal może ją oddawać w ratach? Wszystko zależy od zapisów w regulaminie zfśs i umowie pożyczki. Jeżeli nie uregulowano w nich możliwości natychmiastowej wymagalności pożyczki w przypadku rozwiązania umowy o pracę, to w dalszym ciągu będzie obowiązywać spłata w miesięcznych ratach zgodnie z ustalonym harmonogramem. Z kolei ustalenie w regulaminie zfśs natychmiastowej wymagalności pożyczki bez względu na sposób rozwiązania umowy jest nieprawidłowe (wyrok Sądu Najwyższego z 18 kwietnia 2001 r., I PKN 359/00, OSNP 2003/3/60).

Pracownik, który został skierowany przez pracodawcę na kształcenie (np. szkolenie, studia podyplomowe) ma obowiązek zwrócić koszty poniesione w związku z jego kształceniem, jeżeli w terminie określonym w umowie o kształcenie (nie dłuższym niż 3 lata):

• rozwiązał stosunek pracy za wypowiedzeniem lub,
• został z własnej winy zwolniony z pracy bez wypowiedzenia.

Pracownik dokonuje zwrotu proporcjonalnie do czasu pracy po ukończeniu nauki lub czasu pracy w trakcie nauki. Pracodawca może zrezygnować z dochodzenia zwrotu.

Świadectwo pracy i pozostałe obowiązki pracodawcy

Według art. 97 § 1 K. p. w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy. Powinno to nastąpić w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Wydanie świadectwa może mieć miejsce poprzez jego osobiste wręczenie pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej. Może być również przesłane pocztą.
Jeżeli wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej nie jest możliwe, pracodawca, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy, przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem poczty albo doręcza go w inny sposób (§ 2 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania, Dz. U. nr 60, poz. 282 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 97 § 2 K. p. w świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Szczegółowa treść świadectwa pracy została określona w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. nr 60, poz. 282 z późn. zm.).

Pracodawca zwalnianemu pracownikowi może wystawić również opinię lub referencje. Zazwyczaj następuje to na wniosek zwalnianego. Takie dokumenty są czasami wskazane przy poszukiwaniu nowej pracy, ich sporządzenie nie należy jednak do obowiązków pracodawcy, ale zależy od jego dobrej woli.

Pracodawca musi również pamiętać o tym, aby wyrejestrować zwolnionego pracownika z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego na formularzu ZUS ZWUA. Powinno ono nastąpić najpóźniej siódmego dnia po rozwiązaniu umowy o pracę i jako datę wyrejestrowania wpisuje się następny dzień po rozwiązaniu umowy o pracę.

Pracownikowi, z którym rozwiązano umowę o pracę, należy wystawić i przesłać informację PIT-11 do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym została pobrana z jego należności ostatnia zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych. Informacja taka powinna być jednocześnie przesłana do urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania pracownika.

Pracodawca ma także obowiązek przechowywania dokumentacji, na podstawie której następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty przez okres 50 lat od dnia zakończenia pracy danego pracownika (art. 125a ustawy z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, Dz.U. Nr 162, poz. 1118 ze zm.).

Opisane powyżej obowiązki pracodawcy związane z rozwiązaniem umowy o pracę z pewnością nie zamykają listy, która może być jeszcze poszerzona np. o konieczność sprostowania świadectwa pracy lub inne.