Legalizacja zagranicznych dokumentów - apostille

Przeczytaj także: Dokumenty urzędowe - rodzaje

Zwolnienia i wyjątki

Zwolnione z obowiązku legalizacji będą dokumenty pochodzące z państw, które są sygnatariuszami umowy dwustronnej lub wielostronnej, której stroną jest także Polska. Umowy takie lub konwencje przewidują zwolnienie z legalizacji dokumentów objętych zakresem danej umowy lub też przewiduje uproszczoną formułę legalizacyjną.

Polska jest stroną umów między innymi z Austrią, Rosją, Ukrainą i Włochami, zwalniającą z legalizacji dokumentów w różnym zakresie przedmiotowym, w zależności od ustaleń danej umowy.

Ponadto Polska jest stroną różnego rodzaju konwencji znoszących wymóg legalizacji, takich jak Europejska Konwencja o zniesieniu wymogu legalizacji dokumentów sporządzonych przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych z dnia 7 czerwca 1968 roku sporządzona w Londynie, Konwencja nr 17 w sprawie zwolnienia od legalizacji niektórych aktów i dokumentów sporządzona w Atenach 15 września 1977 roku (tzw. Konwencja Ateńska), czy też Konwencja o doręczaniu zagranicą dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych i handlowych sporządzona w Hadze w roku 1965.

Mocą Konwencji Ateńskiej, której stroną jest Polska z wymogu legalizacji zwolnione są dokumenty pochodzące z obiegu prawnego pomiędzy Polską a na przykład Austrią, Francją, Hiszpanią, Holandią, Luxemburgiem, Portugalią, Turcją czy Włochami.

Procedura legalizacyjna

Jeżeli dokument urzędowy nie jest zwolniony z obowiązku legalizacyjnego na mocy wyżej wspomnianych umów dwustronnych lub konwencji wymagana jest jego legalizacja. Istnieją trzy rodzaje klauzul legalizacyjnych w zależności od rodzaju dokumentu.

Legalizacja pełna to taka, w której konsul potwierdza autentyczność podpisu, pieczęci urzędowej oraz zgodność dokumentu z prawem miejsca jego wystawienia. Ta forma legalizacji wymagana jest tylko przy niektórych rodzajach dokumentów, takich jak akty notarialne czy akty stanu cywilnego. Kolejna forma legalizacji to legalizacja skrócona, w której konsul potwierdza, że dokument został wydany zgodnie z prawem miejsca jego wystawienia. Inny rodzaj klauzuli legalizacyjnej, to stwierdzenie autentyczności podpisu i pieczęci urzędowej, złożonej na danym dokumencie.

Kiedy stosowana jest apostille

Apostille to poświadczenie dokumentu sporządzonego w jednym państwie, umożliwiające legalne użycie tego dokumentu w innym państwie. Apostille, sporządzana jest według wzoru, który stanowi załącznik do Konwencji Haskiej, będącej podstawą prawną zastosowania apostille w obrocie prawnym (Konwencja Haska z 1961 roku o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych). Apostille ma formę adnotacji (czasem także dużej pieczęci), dokonywanej na dokumencie załączanym do dokumentu, który ma być poświadczony, stwierdzający legalność pochodzenia tego dokumentu. Organy wystawiające apostille w danych krajach sygnatariuszach Konwencji Haskiej, mają obowiązek rejestracji apostilli nadawanej przedkładanym do poświadczenia dokumentom.

W większości krajów europejskich organem formalnie wydającym apostille są Ministerstwa Spraw Zagranicznych, które zazwyczaj delegują ich nadawanie lokalnym urzędom. Według Konwencji Haskiej apostille otrzymać może jedynie dokument urzędowy, tzn. dokument pochodzący od organu lub urzędnika sądowego, włączając w to dokumenty pochodzące od prokuratora, sekretarza sądowego lub urzędnika dokonującego doręczeń, dokumenty administracyjne, akty notarialne, urzędowe zaświadczenia umieszczane na dokumentach podpisanych przez osoby działające w charakterze prywatnym, takie jak urzędowe zaświadczenia stwierdzające zarejestrowanie dokumentu lub fakt jego istnienia w określonej dacie oraz urzędowe i notarialne poświadczenia podpisów. Są to więc dokumenty najczęściej wykorzystywane w prywatnym obrocie gospodarczym pomiędzy przedsiębiorcami. Apostilli nie nadaje się dokumentom sporządzonym przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych, dokumentom administracyjnym dotyczącym bezpośrednio transakcji handlowych lub operacji celnych. Te dokumenty wymagają odpowiedniej legalizacji przez konsulaty.

Koszty

Oczywiście, jak każda czynność urzędowa, także nadanie apostilli związane jest z określonymi opłatami administracyjnymi. Wysokość opłaty za wydanie apostilli różni się w zależności od kraju. W Polsce wysokość takiej opłaty skarbowej dla dokumentów polskich przeznaczonych do obrotu zagranicznego wynosi 60 zł. Przykładowo ta opłata we Włoszech wynosi ok. 15 euro. Jeśli chodzi o legalizację konsularną wysokość opłat za taką legalizację określana jest każdorazowo przez konsulat obcego państwa w Polsce i wynika z tabeli opłat konsularnych stosowanych przez dany kraj.

Wysokość opłaty skarbowej za legalizację dokumentu przez konsulat Polski zagranicą zależy od typu dokumentu, który podlega takiej legalizacji. Na przykład w konsulacie polskim w Austrii legalizacja dokumentu kosztować będzie przedsiębiorcę 30 euro, natomiast legalizacja i uwierzytelnienie dokumentu (tzw. pełna legalizacja) to już 48 euro. Najdroższa jest legalizacja i uwierzytelnianie dokumentu zawierającego pełnomocnictwo do czynności prawnej przenoszącej własność nieruchomości, prawo użytkowania wieczystego, które kosztować będzie 120 euro. Jak widać nie są to bardzo wysokie opłaty, tym niemniej przy planowaniu jakiejkolwiek transakcji międzynarodowej, także i te opłaty należy brać pod uwagę. Oprócz odpowiedniego przygotowania kosztowego należy wziąć także poprawkę na czas konieczny do załatwienia procedur legalizacyjnych, który różni się w zależności od rodzaju procedury i kraju jej przeprowadzania.