Rządowy projekt ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego

Data sporządzenia
Nazwa projektu
2014-07-08
Ustawa – Prawo o aktach stanu cywilnego

Ministerstwo wiodące i ministerstwa współpracujące
Źródło:
Ministerstwo Spraw Wewnętrznych
Strategia Rozwoju Kraju 2020
i Ministerstwo Sprawiedliwości, Ministerstwo Zdrowia,
Strategia Sprawne Państwo 2020
Ministerstwo Spraw Zagranicznych, Ministerstwo Finansów,
Analiza własna wskazująca na potrzebę
Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji
merytorycznych zmian regulacji
Osoba odpowiedzialna za projekt w randze Ministra, Sekretarza Stanu
prawnych
lub Podsekretarza Stanu
Realizacja Projektu pl.ID
Podsekretarz Stanu – Tomasz Szubiela

Kontakt do opiekuna merytorycznego projektu
Nr w wykazie prac UA39
Dyrektor Departamentu Spraw Obywatelskich Karolina Grenda -

nr tel. 22-60-28-450
OCENA SKUTKÓW REGULACJI
1. Jaki problem jest rozwiązywany?

Przepisy nieadekwatne do stanu stosunków społecznych oraz do zmienionych warunków ekonomicznych
i ustrojowych, wymagające doprecyzowania, usystematyzowania, eliminacji wątpliwości interpretacyjnych
i luk prawnych. Brak elektronicznej rejestracji stanu cywilnego, co wpływa na fakt, iż obecnie wydawane
z ksiąg stanu cywilnego odpisy aktów i zaświadczenia nie przyjmują postaci dokumentów elektronicznych.
2. Rekomendowane rozwiązanie, w tym planowane narzędzia interwencji, i oczekiwany efekt

Rekomendowane jest działanie legislacyjne polegające na wprowadzeniu nowoczesnych rozwiązań prawnych
umożliwiających rozpoczęcie procesu informatyzacji rejestracji stanu cywilnego. Wdrożony zostanie system
teleinformatyczny, umiejscowiony centralnie, gromadzący dane z urzędów stanu cywilnego. Sporządzanie
elektronicznych aktów stanu cywilnego umożliwi wgląd kierowników urzędów stanu cywilnego do zdarzeń
rejestrowanych przez swoich odpowiedników w innych gminach, co eliminując obieg dokumentów papierowych
usprawni rejestrację stanu cywilnego, a obywatele zostaną zwolnieni od obowiązków przedkładania w urzędach
stanu cywilnego odpisów aktów stanu cywilnego. Stworzy to również możliwość uzyskania odpisu aktu stanu
cywilnego w dowolnym urzędzie stanu cywilnego na terenie kraju, niezależnie od tego, gdzie jest
przechowywany. Projekt przewiduje także odmiejscowienie innych czynności wykonywanych w urzędach
stanu cywilnego oraz liberalizację zasad zawierania małżeństw poza urzędem stanu cywilnego.
Ponadto, w miarę możliwości wynikających z innych rozwiązań prawnych i organizacyjnych, obywatele będą
mogli drogą elektroniczną przekazywać odpisy aktów na potrzeby załatwiania spraw spoza obszaru rejestracji
stanu cywilnego czy ewidencji ludności (np. postępowania sądowe).

3. Jak problem został rozwiązany w innych krajach, w szczególności krajach członkowskich OECD/UE?

Przedmiotem badań porównawczych były rozwiązania obce obowiązujące w zakresie: 1) informatyzacji
rejestracji stanu cywilnego (dziewięć państw); 2) wpisywania do krajowych ksiąg stanu cywilnego aktów
sporządzonych za granicą (trzynaście państw); 3) zawierania małżeństw poza urzędem stanu cywilnego
(8 państw).


67







Informatyzacja rejestracji stanu cywilnego. We wszystkich państwach, z których zgromadzono dane we
wskazanym obszarze (9 państw, tj.: Austria, Belgia, Hiszpania, Holandia, Niemcy, Słowacja, Słowenia,
Szwajcaria, Włochy), podejmowane są wysiłki na rzecz informatyzacji rejestracji stanu cywilnego. Stopień
zaawansowania prac jest niejednolity. Dominuje jednak ogólna tendencja do wprowadzania elektronicznej
rejestracji stanu cywilnego oraz budowania centralnych rejestrów aktów stanu cywilnego. Doświadczenia
państw europejskich dowodzą, iż informatyzacja obszaru rejestracji stanu cywilnego jest procesem złożonym
i stopniowym pod względem włączania się do niego urzędów, jak również wprowadzania do elektronicznego
systemu danych historycznych. Proces informatyzacji przebiega w perspektywie wieloletniej, np.: Hiszpania
prowadzi natężone prace w tym kierunku od 2001 r.; w Szwajcarii od 2004 r. istnieje rejestr centralny, jednak
samo zakończenie procesu przepisania wszystkich danych osób do tego rejestru ma zakończyć się w 2015 r.

Wpisywanie do krajowych ksiąg stanu cywilnego aktów sporządzonych za granicą. Regulacje w tym zakresie są
zróżnicowane, np.: w Belgii i Francji transkrypcja ma charakter fakultatywny, w Szwajcarii i na Słowacji jest
obowiązkowa, zaś na Łotwie i w Danii nie dokonuje się transkrypcji zagranicznych aktów stanu cywilnego.

Zawarcie małżeństwa poza urzędem stanu cywilnego. We wszystkich państwach, co do których zgromadzono
dane w przedmiotowym zakresie (8 państw, tj.: Austria, Belgia, Holandia, Niemcy, Słowacja, Słowenia,
Szwajcaria, Włochy), możliwe jest zawieranie małżeństw poza urzędem. W pięciu na osiem badanych krajów
dopuszczalne jest to w sytuacjach wyjątkowych, lecz tylko we Włoszech i w Szwajcarii podchodzi się do tej
kwestii restrykcyjnie. W praktyce dopuszcza się śluby plenerowe (Austria) lub w każdym budynku, który
w łatwy sposób może być uznany za siedzibę władz gminy (Holandia). W Belgii rada gminy może wyznaczyć
inne poza ratuszem miejsce, w którym będzie możliwe zawieranie małżeństw. Bardziej liberalne w tej materii
pozostają prawodawstwa pozostałych trzech państw. Na Słowacji śluby poza urzędem stanu cywilnego są
możliwe, o ile miejsce zawarcia małżeństwa jest odpowiednio przygotowane na taką uroczystość oraz
powszechnie dostępne. Na Słowenii dopuszcza się małżeństwo poza urzędem albo z ważnych powodów, albo na
prośbę przyszłych małżonków, w ramach możliwości poszczególnych organów administracyjnych.
W Niemczech w ogóle nie rozróżnia się ślubów w urzędzie oraz poza nim, odnosząc się jedynie do godnej formy
małżeństwa, która powinna pozostawać adekwatna do znaczenia małżeństwa, i która ma umożliwiać
kierownikowi urzędu stanu cywilnego właściwe wykonywanie czynności urzędowych.
Zawarcie związku małżeńskiego poza urzędem stanu cywilnego w pięciu na osiem badanych państw wiąże się
z wymogiem poniesienia opłaty (w sytuacji, gdy ślub w urzędzie jest bezpłatny) lub podwyższoną opłatą
(w sytuacji, gdy ślub w urzędzie podlega opłacie). W jednym państwie (Włochy) brak jest przepisów,
regulujących koszty ceremonii małżeństwa poza urzędem. W odniesieniu do dwóch państw, nie otrzymano
informacji o opłatach związanych z zawarciem małżeństwa, gdyż podlegają one określeniu na poziomie
lokalnym (w Niemczech – kraje związkowe; w Belgii – gminy).
4. Podmioty, na które oddziałuje projekt
Grupa
Wielkość
Źródło danych
Oddziaływanie
Obywatele
4 500 000
Opracowanie własne na
Ułatwienia przy załatwianiu
podstawie danych
spraw urzędowych
statystycznych dot. liczby
dokumentów z obszaru stanu
cywilnego wydawanych
obywatelom
Urzędy stanu cywilnego
2257
Opracowanie własne
Zmiana w sposobie
funkcjonowania, stosowanie
nowych regulacji prawnych

68







Placówki konsularne
128
Informacja ogólnodostępna Zmiana katalogu czynności

wykonywanych przez
konsulów
Sądy rejonowe
321
Informacja ze strony GUS
Zmiany w zakresie kognicji
(stan na koniec 2012 r.)
sądów
Archiwa Państwowe
30
Informacja ogólnodostępna Zmiany w okresie
przechowywania aktów
stanu cywilnego,
przekazanie do archiwów
ksiąg wtóropisowych,
przekazywanie aktów
w postaci elektronicznej
Wojewodowie
16
Informacja ogólnodostępna
Zmiany w obszarze
nadzorowanym
Ministerstwo Spraw
1
Informacja ogólnodostępna
Zmiany w obszarze
Wewnętrznych
nadzorowanym.
Konieczność utrzymania
i administrowania systemu
teleinformatycznego
5. Informacje na temat zakresu, czasu trwania i podsumowanie wyników konsultacji

Formalnym uzgodnieniom międzyresortowym oraz konsultacjom społecznym podlegał projekt założeń projektu
ustawy – w II kwartale 2013 r. Projekt założeń był także opiniowany przez Komisję Wspólną Rządu
i Samorządu Terytorialnego.

Niezależnie od powyższego, mimo braku formalnej konieczności przeprowadzenia konsultacji, przygotowany na
podstawie założeń projekt ustawy w pełnym zakresie był roboczo konsultowany ze środowiskiem kierowników
urzędów stanu cywilnego oraz organami nadzorów wojewódzkich w okresie od listopada 2013 r. do lutego
2014 r.

Ponadto, wstępnie, robocze rozwiązania proponowane w projekcie, w IV kwartale 2013 r., były konsultowane
z przedstawicielami Ministerstwa Zdrowia, Ministerstwa Sprawiedliwości oraz Naczelnej Dyrekcji Archiwów
Państwowych. W lutym 2014 r. dodatkowo projekt był konsultowany z Ministerstwem Spraw Zagranicznych,
Ministerstwem Administracji i Cyfryzacji oraz Ministerstwem Finansów (w tym także z biorącymi udział we
wcześniejszych konsultacjach MZ, MS i NDAP).

W dniu 28 lutego 2014 r. w sprawie projektu odbyło się także dodatkowe spotkanie, będące wykonaniem
zalecenia Komitetu Rady Ministrów ds. Cyfryzacji, przyjmującego w 2013 r. projekt Założeń projektu ustawy –
Prawo o aktach stanu cywilnego, który zobowiązał MSW do przeprowadzenia spotkania roboczego
z Ministerstwem Sprawiedliwości, Ministerstwem Administracji i Cyfryzacji, Ministerstwem Finansów oraz
Rządowym Centrum Legislacji.

W wyniku konsultacji doprecyzowano, uspójniono i rozwinięto niektóre zapisy przegotowane w ramach
wspólnych prac RCL/MSW. Rozwiązania w projekcie ustawy wprowadzone w wyniku konsultacji nie
spowodowały żadnych istotnych zmian w stosunku do rozwiązań przewidzianych w Założeniach projektu
ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego, który został przyjęty przez Radę Ministrów w dniu 2 lipca 2013 r.

69







W dniu 16 czerwca 2014 r., na posiedzeniu połączonych Zespołów Administracji Publicznej i Bezpieczeństwa
Obywateli oraz do Spraw Społeczeństwa Informacyjnego, upoważnionych przez Komisję Wspólną Rządu
i Samorządu Terytorialnego do wyrażenia wiążącej opinii, uznano projekt za uzgodniony pod warunkiem
wprowadzenia w Ocenie Skutków Regulacji następującego zapisu:
„Przepisy ustawy zrodzą skutki finansowe związane z wdrożeniem systemu, zwłaszcza w początkowym
okresie jego wdrażania. Punkt 12 Oceny Skutków Regulacji zostanie uzupełniony o zapis dot. monitorowania
(we współpracy ze stroną samorządową KWRiST) skutków finansowych opiniowanej ustawy, wraz
z wdrażanymi z nią nowymi rozwiązaniami teleinformatycznymi; po ich analizie (dwa lata po wejściu
w życie ustawy) Ministerstwo Spraw Wewnętrznych wystąpi do Ministerstwa Finansów z wnioskiem
o odpowiednie modyfikacje kwot dotacji na to zadanie zlecone, celem zrekompensowania ewentualnych
ubytków.”.

Takie zapisy ostatecznie nie zostały wprowadzone w wyniku zgłoszonych – podczas opiniowania projektu
w ramach Stałego Komitetu Rady Ministrów – zastrzeżeń, wskazujących na niezgodność proponowanego
rozwiązania z założeniami projektu ustawy oraz testem regulacyjnym, które zostały przyjęte przez Radę
Ministrów 2 lipca 2013 r. po uprzednim uzyskaniu pozytywnej opinii KWRiST.

W wyniku prac Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu Terytorialnego do projektu ustawy wprowadzono
następujące zmiany:
1) skrócono wymagany wobec osób ubiegających się o zatrudnienie na stanowisku kierownika urzędu stanu
cywilnego lub zastępcy kierownika urzędu stanu cywilnego pięcioletni staż pracy do trzech lat,
2) jasno określono w przepisach, że decyzje administracyjne o wybraniu dziecku imienia z urzędu, o zmianie
imienia lub nazwiska posiadają z mocy prawa rygor natychmiastowej wykonalności,
3) uwzględniono wśród podmiotów uprawnionych do otrzymania odpisu aktu stanu cywilnego organów
administracji publicznej, jeżeli jest to konieczne do realizacji ich ustawowych zadań,
4) zmieniono sposób obliczania terminu ważności zapewnienia; bieg terminu ważności zapewnienia będzie
liczony od daty złożenia zapewnienia przez oboje nupturientów,
5) wydłużono termin na zgłoszenie urodzenia dziecka z 14 do 21 dni,
6) ujednolicono zakres informacyjnego protokołu zgłoszenia urodzenia, protokołu zgłoszenia zgonu
z zawartością aktu stanu cywilnego,
7) zaświadczenie wydawane przez kierownika urzędu stanu cywilnego potwierdzające uznanie ojcostwa będzie
miało jedynie postać pisemną,
8) co do zasady to matka dziecka wybiera imię ojca do aktu urodzenia dziecka, którego ojcostwo nie zostało
ustalone sądownie ani w wyniku uznania ojcostwa, a dopiero w razie braku takiego wskazania imię to wybiera
kierownik urzędu stanu cywilnego,
9) cudzoziemiec zawierający małżeństwo będzie składał odpis aktu stanu cywilnego tylko gdy na podstawie
pozostałych dokumentów wymaganych do zawarcia małżeństwa nie można ustalić danych niezbędnych do
sporządzenia aktu małżeństwa,
10) umożliwiono zamieszczanie w papierowej księdze stanu cywilnego wzmianki o przeniesieniu aktu do
rejestru stanu cywilnego przez upoważnionych pracowników,
11) umożliwiono osobie pełnoletniej, której rodzic lub rodzice zmienią imiona lub nazwisko wystąpienie
z wnioskiem o wpisanie tych zmian do aktu urodzenia lub aktu małżeństwa tej osoby.
W dniu 27 czerwca 2014 r. projekt ustawy został przyjęty w trybie obiegowym przez Komitet Rady Ministrów
do Spraw Cyfryzacji, który wprowadził zmianę w upoważnieniu do wydania przez ministra właściwego do
spraw wewnętrznych rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego polegającą na
rozszerzeniu zakresu spraw do uregulowania w rozporządzeniu o sposób prowadzenia akt zbiorowych
rejestracji stanu cywilnego.

70







6. Wpływ na sektor finansów publicznych
(ceny stałe z …… r.)
Skutki w okresie 10 lat od wejścia w życie zmian [mln zł]
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Łącznie
(0-10)
Dochody ogółem












budżet państwa












JST












pozostałe jednostki (oddzielnie)












Wydatki ogółem












budżet państwa












JST












pozostałe jednostki (oddzielnie)












Saldo ogółem












budżet państwa












JST












pozostałe jednostki (oddzielnie)












Źródła finansowania
Budżet państwa z części 42 – sprawy wewnętrzne


Dodatkowe informacje,
Dla sfery dochodów i wydatków budżetu państwa oraz jednostek samorządu terytorialnego
w tym wskazanie
wprowadzenie nowych regulacji będzie neutralne. Zarówno koszty utrzymania systemu
źródeł danych
teleinformatycznego, jak i koszty ponoszone na zapewnienie przez Ministra Spraw Wewnętrznych
i przyjętych do obliczeń formularzy dla urzędów stanu cywilnego (1,62 mln zł + 2,7 mln zł) będą mieścić się
założeń
w dotychczasowym budżecie ministerstwa i nie będą wymagały ubiegania się o dodatkowe środki
z budżetu państwa.
Nie przewiduje się konieczności zwiększenia dotacji na zadania zlecone dla organów gmin.
Niemniej, w związku z odmiejscowieniem wielu czynności z obszaru rejestracji stanu cywilnego,
które zwiększy obciążenie dużych ośrodków miejskich, odciążając zarazem te mniejsze, zasadne
wydaje się rozważenie przez wojewodów możliwości realokacji środków przyznawanych
dotychczas na zadanie zlecone w zakresie rejestracji stanu cywilnego.
7. Wpływ na konkurencyjność gospodarki i przedsiębiorczość, w tym funkcjonowanie przedsiębiorców
oraz na rodzinę, obywateli i gospodarstwa domowe
Skutki
Czas w latach od wejścia w życie zmian
0
1
2
3
5
10
Łącznie (0-10)
W ujęciu
duże przedsiębiorstwa







pieniężnym
sektor mikro-, małych







(w mln zł,
i średnich
ceny stałe
przedsiębiorstw
z …… r.)
rodzina, obywatele oraz







gospodarstwa domowe
(dodaj/usuń)







W ujęciu
duże przedsiębiorstwa

niepieniężnym
sektor mikro-, małych

i średnich
przedsiębiorstw

71