Rządowy projekt ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego

oraz obywatelstwo to niezwykle istotne dla rejestrów państwowych dane, które nie
mogą stanowić części aktu stanu cywilnego. Zamieszczanie tych danych przy akcie
stanu cywilnego (zwłaszcza numeru PESEL zapewniającego unikalną identyfikację
osoby) ma zapewnić komunikację systemów teleinformatycznych i aktualizację danych
w ramach Systemu Rejestrów Państwowych. Stąd też numer PESEL został wskazany
jako element każdego protokołu sporządzanego z czynności z zakresu rejestracji stanu
cywilnego. Natomiast informacja nt. obywatelstwa jest niezbędna kierownikowi urzędu
stanu cywilnego do wypełnienia zadania wynikającego z ustawy o ewidencji ludności,
tj. do wystąpienia o nadanie numeru PESEL. W kolejnych przepisach projektu ustawy
została szczegółowo uregulowana procedura związana z rejestracją stanu cywilnego.
Kierownik urzędu stanu cywilnego będzie obowiązany sprawdzić, czy zdarzenie
podlegające rejestracji nie zostało uprzednio zarejestrowane jako akt stanu cywilnego
w rejestrze stanu cywilnego, a także zweryfikować dane zawarte w rejestrze PESEL
przy dokonywaniu czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego (art. 21 projektu
ustawy). W tym kontekście należy zwrócić uwagę, że nie jest celem projektodawcy
nadanie danym zawartym w rejestrze PESEL mocy dowodowej równej aktom stanu
cywilnego, a nawiązanie do obowiązku wynikającego z art. 11 ustawy z dnia
24 września 2010 r. o ewidencji ludności, który przewiduje obowiązek sprawdzenia
danych zawartych w rejestrze PESEL. Obowiązek ten ciążył będzie na kierownikach
urzędu stanu cywilnego od dnia 1 stycznia 2015 r. i z tym dniem kierownicy otrzymają
narzędzie do realizacji tego zadania. Kierownikowi urzędu stanu cywilnego przyznane
zostanie także uprawnienie do prowadzenia postępowań wyjaśniających w przypadku
uznania dowodów przedkładanych przez wnioskodawcę za niewystarczające. Nowe
obowiązki kierownika będą wynikiem pełnego dostępu tego organu do wszystkich
aktów stanu cywilnego sporządzonych w elektronicznym rejestrze stanu cywilnego oraz
zwolnienia obywateli z dotychczasowego obowiązku przedkładania odpisów stanu
cywilnego dla realizacji przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego czynności
z zakresu rejestracji stanu cywilnego.
Utrzymano zasadę, że w przypadku gdy po sporządzeniu aktu stanu cywilnego wystąpią
zdarzenia mające wpływ na jego treść lub ważność, zmiany te są rejestrowane
i przybierają formę wzmianki dodatkowej dołączanej do aktu stanu cywilnego.

12







Wzmianka dodatkowa będzie dokonywana, jak dotychczas, w oparciu o prawomocne
orzeczenia sądów, ostateczne decyzje administracyjne, odpisy zagranicznych
dokumentów stanu cywilnego lub inne dokumenty pochodzące od organów obcego
państwa niewymagające uznania, a także decyzje o zmianie imienia i nazwiska, które
z mocy prawa podlegają natychmiastowej wykonalności, protokoły sporządzane przez
kierowników urzędu stanu cywilnego lub konsulów dla czynności z zakresu rejestracji
stanu cywilnego. Projektowane rozwiązanie, polegające na natychmiastowej
wykonalności z mocy prawa decyzji o zmianie imienia lub nazwiska, powinno uprościć
i przyspieszyć procedurę aktualizacji aktów, zainicjowaną przez osoby, których ten akt
dotyczy w sytuacji, gdy wydana przez kierownika urzędu stanu cywilnego decyzja jest
zgodna z zakresem żądania wnioskodawcy. Powyższe może mieć znaczenie zwłaszcza
dla szybkości postępowania w sprawach wydawania przez konsulów dokumentów
paszportowych.
W nowych przepisach utrzymano instytucję przypisku przy akcie stanu cywilnego,
rozumianego jako informacja o innych aktach stanu cywilnego sporządzonych dla danej
osoby lub informacja wpływająca na stan cywilny tej osoby, dotyczy to zarówno aktów
polskich, jak i zagranicznych, o których informacja jest przekazywana na podstawie
stosownych umów międzynarodowych. W związku z informatyzacją rejestracji stanu
cywilnego zmieni się sposób zamieszczania przypisków. W praktyce nastąpi odciążenie
kierowników urzędów stanu cywilnego z obowiązku wysyłania zawiadomienia
o sporządzeniu kolejnego aktu stanu cywilnego dla danej osoby czy też o zmianie stanu
cywilnego tej osoby, wyszukania księgi przez kierownika urzędu stanu cywilnego,
który zawiadomienie otrzymał, i wpisania jego treści w postaci przypisku. Kierownik,
który sporządzi akt lub wzmiankę, będzie bezpośrednio uprawniony do dołączania
przypisku do wcześniejszych aktów stanu cywilnego, nawet jeżeli akt sporządził inny
kierownik urzędu stanu cywilnego.
W art. 26 projektu ustawy zdefiniowano pojęcie akt zbiorowych rejestracji stanu
cywilnego przez wyliczenie kategorii dokumentów z zakresu akt stanu cywilnego
gromadzonych w aktach zbiorowych, określając przy tym również formy ich
prowadzenia. Wprowadzono zasadę, że w aktach zbiorowych są gromadzone oryginały
dokumentów niepodlegające zwrotowi. Jedynie w odniesieniu do oryginału

13







zagranicznego dokumentu stanu cywilnego wprowadzono wyjątek, polegający na
umożliwieniu wydania oryginału dokumentu osobie przedkładającej ten dokument na
jej wniosek, po sporządzeniu przez kierownika urzędu stanu cywilnego kopii
poświadczonej za zgodność z oryginałem. Opisana sytuacja będzie miała zastosowanie
w przypadku, gdy wnioskodawca nie ma możliwości ponownego uzyskania tego
dokumentu. Dokumentami akt zbiorowych istniejącymi w postaci papierowej
w dalszym ciągu będą przede wszystkim protokoły własnoręcznie podpisane przez
osoby składające oświadczenia przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego lub
konsulem w toku czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego. Akta zbiorowe
rejestracji stanu cywilnego będą prowadzone dwutorowo w sposób nawzajem się
uzupełniający, tj. ta ich część, która będzie miała postać elektroniczną, będzie
przechowywana w rejestrze stanu cywilnego, zaś dokumenty sporządzone na papierze –
w postaci papierowej. Dodatkowo projektodawca przewidział możliwość zamieszczania
w rejestrze stanu cywilnego odwzorowania cyfrowego papierowego dokumentu z akt
zbiorowych, jak również opisu dokumentów niesporządzonych w postaci dokumentów
elektronicznych. Akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego będą zabezpieczane przed
uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem osób trzecich,
a także, w razie potrzeby, poddawane konserwacji. Wyniesienie papierowych akt
zbiorowych poza urząd stanu cywilnego będzie wymagało postanowienia wojewody,
będzie możliwe w razie niebezpieczeństwa zagrażającego tym aktom. Jednocześnie,
mając na względzie konieczność realizacji obowiązku zabezpieczenia danych
osobowych, zgodnie z art. 17 ust. 1 dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego
i Rady z dnia 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie
przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych (Dz. Urz. WE
L 281 z 23.11.1995, s. 310), projektodawca przewidział, że przepisy wykonawcze
określą sposób zabezpieczenia akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego
niesporządzonych w formie dokumentu elektronicznego w przypadku ich wynoszenia
poza urząd stanu cywilnego za zgodą wojewody lub w przypadku niebezpieczeństwa
zagrażającego tym aktom (art. 27 ust. 4 projektu ustawy).
Dodatkowo projektodawca przewidział, że na żądanie sądu, prokuratora, osoby, której
akt dotyczy lub osoby mającej interes prawny, dokumenty z akt zbiorowych mogą być

14







wydawane w formie dokumentu elektronicznego lub kopii lub wydruku dokumentu
elektronicznego poświadczonych za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu
stanu cywilnego.
Niezależnie od tego, czy akty stanu cywilnego powstały w ramach rejestracji
papierowej czy elektronicznej, zakłada się zróżnicowanie okresów ich pozostawania
wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego (a w odniesieniu do papierowych
ksiąg stanu cywilnego – również skorowidzów alfabetycznych) w zasobach urzędu
stanu cywilnego. Przy niezmienionym 100-letnim okresie dla aktów urodzeń, skróceniu
do 80 lat ulegnie czas przechowywania aktów małżeństw i aktów zgonów (art. 28
projektu ustawy). Przyjęty kierunek stwarza możliwość szerszego dostępu do danych
zgromadzonych w aktach małżeństw i zgonów przy jednoczesnym zapewnieniu
ochrony danych osobowych osób żyjących. Okresy przechowywania będą liczone od
końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło sporządzenie aktu stanu cywilnego,
a po ich upływie kierownik urzędu stanu cywilnego będzie miał 2 lata na ich
przekazanie do archiwum państwowego.
W art. 30 projektu ustawy wprowadzono zasady regulujące sposób zapisywania nazw
miejscowości, zarówno polskich, jak i zagranicznych wraz z jednoczesnym określeniem
zasad tej pisowni. Zapis nazw miejscowości zagranicznych będzie zgodny
z zaleceniami Komisji Standaryzacji Nazw Geograficznych poza Granicami Polski.
Każda zmiana nazwy miejscowości będzie odzwierciedlana w akcie stanu cywilnego
przez dołączenie z urzędu do aktu wzmianki dodatkowej z adnotacją o zmianie nazwy.
Jednocześnie, z uwagi na dotychczasowe wątpliwości interpretacyjne, zdefiniowano
instytucje „nazwiska rodowego”, „stanu cywilnego”, czy też „miejsca zdarzenia”
(art. 29 projektu ustawy). W związku z pozostawaniem w związku małżeńskim
wyodrębniono stan cywilny w powszechnie rozumianym tego słowa znaczeniu,
tj. panna, kawaler, zamężna, żonaty, wdowa, wdowiec, rozwiedziona, rozwiedziony.
Nie zdecydowano się natomiast na wprowadzenie jako stanu cywilnego pozostawania
w separacji. Nie kwestionując, iż taka informacja byłaby bardzo użyteczna w akcie
zgonu, gdyż bezpośrednio wskazywałaby, iż małżonek pozostający w separacji nie
dziedziczy po zmarłym małżonku, to jednak nie jest możliwe ustalanie w momencie
sporządzania aktu zgonu szczegółów dotyczących małżeństwa danej osoby.

15







W pierwszej kolejności należy zauważyć, że informacja o separacji zawarta jest
wyłącznie w akcie małżeństwa. Sporządzenie aktu zgonu byłoby zatem możliwe
dopiero po zbadaniu tego aktu. Gdyby zgon nastąpił w innej niż w tej, w której zawarto
małżeństwo, miejscowości, konieczne stałoby się uprzednie przeniesienie aktu
małżeństwa z postaci papierowej do rejestru stanu cywilnego. Akt zgonu musi być
natomiast sporządzany bezpośrednio w chwili zgłoszenia zgonu z uwagi na kwestie
dotyczące pochówku. Osoba zgłaszająca zgon może zaś nie posiadać informacji czy
małżonkowie pozostawali w separacji. Miejscem zdarzenia będzie miejscowość,
w której nastąpiło urodzenie, zostało zawarte małżeństwo albo nastąpił zgon czy
znaleziono zwłoki, z wyjątkiem rejestracji szczególnej, na potrzeby której inaczej
zdefiniowano miejsce zdarzenia (art. 95 ust. 5 i 6 projektu ustawy). Dodatkowo
projektodawca wskazał, że nazwiska i imiona cudzoziemców będą ustalane na
podstawie dokumentu podróży lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość
i obywatelstwo, a nazwiska i imiona rodziców dziecka i nazwisko dziecka
cudzoziemców będą ustalane na podstawie dokumentu podróży lub innego dokumentu
potwierdzającego tożsamość i obywatelstwo rodziców. Przepisowi temu towarzyszy
również zmiana w ustawie o zawodzie tłumacza przysięgłego (art. 117 projektu
ustawy), której celem jest kompleksowe określenie zasad ustalania pisowni imion
i nazwisk cudzoziemców.
W art. 31 i art. 32 projektu ustawy wprowadzono zasady dokonywania tłumaczenia
dokumentów sporządzonych w języku obcym oraz udziału tłumaczy przy czynnościach
z zakresu rejestracji stanu cywilnego. Do rangi ustawowej została podniesiona zasada,
że akty stanu cywilnego, ich odpisy i inne dokumenty wystawione w języku obcym,
składane kierownikowi urzędu stanu cywilnego w związku z rejestracją stanu
cywilnego, są przedkładane wraz z urzędowym tłumaczeniem na język polski,
dokonywanym przez tłumacza przysięgłego lub polskiego konsula. Uściślone zostało,
że chodzi o tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra
Sprawiedliwości.
Z tłumaczeniami dokumentów wykonywanymi przez rodzimego tłumacza przysięgłego
lub polskiego konsula zostały zrównane tłumaczenia dokumentów dokonane przez
tłumacza przysięgłego w państwie przyjmującym, a następnie poświadczone przez

16