Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego oraz ustawy o opłacie skarbowej

U Z A S A D N I E N I E

Cele i zasadność projektu
Konieczność wprowadzenia zmian w przepisach ustawy z dnia 29 września
1986 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego, w części dotyczącej sposobu
zatrudniania kierowników usc i ich zastępców, podyktowana jest
niejednoznacznością aktualnych zapisów prawa oraz wynikającą z tego
różnorodną praktyką. Trudności w realizowaniu obecnych rozwiązań
potwierdziła sytuacja, jaka powstała po dniu 7 sierpnia 2005 r., tj. po dniu
wejścia w życie przepisów nowelizujących ustawę z dnia 22 marca 1990 r.
o pracownikach samorządowych. Nowelizacji dokonała ustawa z dnia 6 maja
2005 r., wprowadzając obowiązkowe konkursy na wolne stanowiska urzędnicze,
w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze (art. 3a – f powyższego aktu).
Odnosząc treść niniejszego przepisu do postanowień art. 6 ust. 2 i 3 ustawy –
Prawo o aktach stanu cywilnego, stanowiących że kierownikiem urzędu stanu
cywilnego jest wójt lub burmistrz (prezydent), jednakże rada gminy może
powołać innego kierownika urzędu stanu cywilnego i jego zastępcę (zastępców),
należy stwierdzić, że niezależnie od tego czy funkcję kierownika urzędu stanu
cywilnego pełni wójt, burmistrz lub prezydent miasta, czy jest to inna powołana
do tego osoba – kierownik usc jest pracownikiem samorządowym, do którego
zastosowanie znajduje ustawa o pracownikach samorządowych. Taka
konstrukcja przepisu jednoznacznie określa, że elementem koniecznym
i niezbędnym dla skutecznego nawiązania stosunku pracy z kierownikiem usc
(zastępcą) jest uprzednie przeprowadzenie postępowania konkursowego, a po
jego zakończeniu, podjęcie przez radę gminy uchwały o powołaniu.
Tymczasem rezultatem umieszczenia regulacji dotyczących sposobu
nawiązywania stosunku pracy z kierownikami usc w dwóch różnych aktach
prawa było w efekcie obsadzanie przedmiotowych stanowisk w niejednolity
sposób. W szczególności nie przestrzegano obowiązku przeprowadzania
postępowania konkursowego, uznając że zastępuje je uchwała rady gminy, co
spowodowało, że w okresie po dniu 7 sierpnia 2005 r., tj. wprowadzeniu w życie
nowelizacji przepisów ustawy o pracownikach samorządowych, z powołanych
ogółem 631 kierowników usc i ich zastępców, 357 osób zatrudniono bez
zachowania postępowania konkursowego. Sprawa była przedmiotem
rozpatrywania przez Naczelny Sąd Administracyjny, który wyrokiem z dnia
17 października 2007 r., sygn. II OSK 1445/07 stwierdził, że nabór kandydatów
na wolne stanowiska kierowników urzędów stanu cywilnego wymaga
przeprowadzenia konkursu zorganizowanego według procedury przewidzianej
w art. 3a – 3d ustawy o pracownikach samorządowych.
Celem uniknięcia w przyszłości problemów z naborem kierowników usc, jak
również uregulowania statusu prawnego wszystkich czynności z zakresu
rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imion i nazwisk, jakie zostały dokonane
po dniu 7 sierpnia 2005 r. przez wadliwie powołanych kierowników usc
(zastępców), przygotowano projekt ustawy.
Projekt ma na celu zrealizowanie dwóch założeń. Po pierwsze usankcjonowania
dokonanych w okresie od dnia 7 sierpnia 2005 r. do dnia wejścia w życie
niniejszej zmiany czynności kierowników usc oraz ich zastępców, którzy zostali
powołani na to stanowisko bez przeprowadzenia postępowania konkursowego.
Po drugie umocowania pozycji kierowników na podstawie jednoznacznych
przepisów prawa.
Projekt ustawy pozostawia bez zmian podstawową zasadę, zgodnie z którą
czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego dokonuje kierownik urzędu stanu
cywilnego lub jego zastępca. Funkcję kierownika usc z mocy prawa pełni wójt
(burmistrz, prezydent miasta), który pełnienie powyższych obowiązków może
powierzyć również innej osobie. Nowymi rozwiązaniami zaproponowanymi
w projekcie ustawy są natomiast:
1) odstąpienie od wymogu podjęcia przez radę gminy uchwały o powołaniu
kierownika usc i jego zastępcy oraz wskazanie, że zasady naboru na

2
przedmiotowe stanowiska są określone w ustawie o pracownikach
samorządowych,
2) obligatoryjne zatrudnienie zastępców kierowników usc oraz kierowników
usc w miejscowościach powyżej 50.000 mieszkańców,
3) określenie kwalifikacji, jakie powinien posiadać kierownik usc oraz jego
zastępca,
4) usankcjonowanie czynności dokonanych przez kierownika usc oraz jego
zastępcę, którzy zostali powołani uchwałą rady gminy, bez przeprowadzenia
otwartego naboru,
5) doprecyzowanie zasad pobierania opłaty skarbowej od innych decyzji
kierownika usc oraz jego zastępcy.
Ad. 1) Odstąpienie od wymogu podjęcia przez radę gminy uchwały
o powołaniu kierownika usc i jego zastępcy oraz określenie zasad
naboru na przedmiotowe stanowiska w ustawie o pracownikach
samorządowych.
Zgodnie z aktualnymi przepisami prawa, tryb powoływania
kierowników usc oraz ich zastępców przebiega dwuetapowo.
Pierwszy etap to, zgodnie z art. 3a – 3d ustawy o pracownikach
samorządowych, otwarte postępowanie konkursowe, w wyniku
którego wyłaniany jest jeden kandydat. Drugi etap to, stosownie do
art. 6 ust. 3 ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego, uchwała rady
gminy o powołaniu kierownika usc i jego zastępcy. Po zakończeniu
powyższej procedury następuje nawiązanie stosunku pracy albo na
podstawie umowy o pracę, albo na podstawie mianowania.
Utrzymanie dotychczasowego sposobu powoływania kierowników
usc ogranicza rolę uchwały rady gminy oraz może doprowadzić do
konieczności wielokrotnego powtarzania postępowania konkur-
sowego, w sytuacji gdy ocena kandydata dokonana przez radę gminy
nie będzie spójna z oceną komisji kwalifikacyjnej.

3
Celem wyeliminowania dwoistości naboru na stanowisko kierownika
usc, jak również mając na uwadze fakt, że kierownik urzędu stanu
cywilnego jest pracownikiem samorządowym, odstąpiono od
wymogu podjęcia przez radę gminy uchwały o zatrudnieniu
kierownika usc i jego zastępcy oraz wprowadzono przepis, zgodnie
z którym zasady naboru na przedmiotowe stanowiska będą odbywać
się zgodnie z ustawą o pracownikach samorządowych. Otwarty
i konkurencyjny nabór jest wystarczającym gwarantem, że
wyłoniony w drodze konkursu kandydat będzie spełniał wszelkie
wymogi formalne przewidziane dla stanowiska kierownika usc i jego
zastępcy.
Ad.
2) Obligatoryjne zatrudnienie zastępców kierowników usc oraz
kierowników usc w miejscowościach powyżej 50.000 mieszkańców.

Losowy charakter zdarzeń, jakie podlegają wpisowi do ksiąg stanu
cywilnego, determinuje konieczność zapewnienia ciągłości
rejestracji stanu cywilnego. Spełnienie powyższego obowiązku
wymaga, aby w urzędzie stanu cywilnego stale przebywała osoba
uprawniona do dokonywania czynności z zakresu rejestracji stanu
cywilnego. Pozycja oraz zakres obowiązków służbowych wójta
(burmistrza, prezydenta miasta) uniemożliwiają regularne pełnienie
funkcji kierownika usc.
Mając na uwadze powyższe, zmieniono fakultatywne dotychczas
powoływanie innego niż wójt (burmistrz, prezydent miasta)
kierownika usc na obligatoryjne zatrudnienie dodatkowej osoby.
Obowiązek zatrudnienia dodatkowego pracownika w każdym
urzędzie stanu cywilnego zastrzeżono w odniesieniu do zastępców
kierowników usc, natomiast w miejscowościach powyżej 50.000
mieszkańców przewidziano dodatkowo wymóg zatrudnienia
kierownika usc. Zaproponowana granica 50.000 mieszkańców
wynika z ilości zdarzeń. Obliczono, że w średnim urzędzie stanu

4
cywilnego, gdzie liczba mieszkańców wynosi około 50.000, rocznie
rejestruje się blisko 2.000 zdarzeń. Uwzględniając, że zakres
obowiązków służbowych kierownika usc nie ogranicza się wyłącznie
do sporządzania aktów stanu cywilnego ale obejmuje szereg innych
czynności, uznano że dla ich właściwego wykonywania konieczne
jest zapewnienie aby w każdym usc powyżej 50.000 mieszkańców
czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego wykonywały dwie
osoby.
Jednocześnie, mając na uwadze fakt, że liczba mieszkańców nie
zawsze jest wyznacznikiem ilości zdarzeń (np.: położenie szpitala
w gminie), zachowano możliwość zatrudnienia dodatkowego
kierownika usc również w gminach, gdzie liczba mieszkańców jest
mniejsza niż 50.000.
Ad. 3) Kwalifikacje kierownika usc oraz jego zastępcy

Projekt ustawy określa kwalifikacje, jakie powinien posiadać
kierownik usc i
jego zastępca. Wysokie wymogi, szczególnie
w zakresie wykształcenia i stażu pracy, wynikają z charakteru oraz
konsekwencji wykonywanych czynności. Kierownik usc jest nie
tylko rejestratorem fundamentalnych zdarzeń z życia człowieka, ale
dokonuje również szeregu istotnych czynności z zakresu prawa
rodzinnego. Tworzony przez niego akt stanu cywilnego jest
dokumentem źródłowym stanowiącym podstawę wielu czynności
i dokumentów urzędowych, przez co musi być sporządzany
rzetelnie i w oparciu o szeroką wiedzę prawniczą.
Dodatkowym czynnikiem, który ma wpływ na wzrost wymagań
stawianych przed kierownikiem usc, jest fakt przystąpienia Polski do
Unii Europejskiej oraz związany z tym zwiększony przepływ osób
i dokumentów. Wskazane zjawiska nakładają na kierownika usc
obowiązek znajomości nie tylko ustawodawstwa krajowego, ale
również zapoznania się z regulacjami prawa międzynarodowego,

5