Choroba pracownika a zawiadomienie pracodawcy

Przeczytaj także: 5,1 mln zwolnień lekarskich wpłynęło do ZUS w okresie I-II 2023

Okresami usprawiedliwionej nieobecności w pracy są m.in.:

• choroba pracownika,
• odosobnienia w przypadku choroby zakaźnej,
• opieka nad chorym członkiem rodziny,

Ww. rozporządzenie zawiera także przepisy dotyczące powiadomienia pracodawcy o nieobecności, w tym również spowodowanej chorobą.

Sposób zawiadomienia pracodawcy

Pracownik, który zachoruje i nie może z tego powodu stawić się w pracy, ma obowiązek zawiadomić pracodawcę o przyczynie nieobecności oraz o przewidywanym okresie nieobecności w pracy. Zawiadomienie powinno nastąpić niezwłocznie, nie później niż w drugim dniu nieobecności w pracy.

Jeśli chodzi o sposób zawiadomienia, pracownik powinien postąpić według zasad określonych w obowiązujących u danego pracodawcy przepisach, np. regulaminie pracy, układzie zbiorowym pracy. Jeżeli u pracodawcy nie obowiązują ww. akty albo nie zawierają one takich postanowień, pracownik dokonuje w ciągu 2 dni zawiadomienia o przyczynie nieobecności osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności (faxem, e-mailem) albo drogą pocztową (datą zawiadomienia jest wówczas data stempla pocztowego). Jednak opóźnienie usprawiedliwienia nieobecności w pracy w zasadzie nie powinno być traktowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracownika (art. 52 § 1 pkt 1 KP, wyrok z 22.9.1999 r., I PKN 270/99, OSNAPiUS z 2001, Nr 2, poz. 40).

Wyjątkowo pracownik może zawiadomić pracodawcę później (czyli przekroczyć 2-dniowy termin), jeżeli usprawiedliwiają to szczególne okoliczności, uniemożliwiające terminowe zawiadomienie. Jako przykład szczególnych okoliczności można wskazać obłożną chorobę, połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników lub innym ważnym zdarzeniem losowym. W takiej sytuacji pracownik powinien zawiadomić pracodawcę po ustaniu tych okoliczności, na ogólnych przedstawionych wyżej zasadach – zatem w ciągu 2 dni od dnia ustania szczególnych okoliczności.

Dowody

Dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są:

• zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy, wystawione zgodnie z przepisami o orzekaniu o czasowej niezdolności do pracy,
• decyzja właściwego inspektora sanitarnego, wydana zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych – w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami (§ 3 rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy).

W praktyce pracownicy zawiadamiają pracodawcę, że przyczyną ich nieobecności w pracy jest choroba i jednocześnie doręczają zwolnienie lekarskie. W ocenie SN dla usprawiedliwienia nieobecności w pracy z powodu choroby w następstwie lekarskiego orzeczenia o niezdolności do jej wykonywania wystarczy zatem w zasadzie samo zawiadomienie pracodawcy o tym fakcie, a ewentualne doręczenie mu – na jego żądanie – odpowiedniego zaświadczenia jest tylko dowodem prawdziwości tego zawiadomienia (por. wyrok z 20.10.1998 r., I PKN 397/98, OSNAPiUS z 1999 r., Nr 23, poz. 747).

Pracownik powinien dostarczyć pracodawcy zwolnienie lekarskie, ale pracodawca nie może z powodu nieotrzymania we wspomnianym 2-dniowym terminie zaświadczenia lekarskiego:

• odmówić wypłaty wynagrodzenia chorobowego,
• uznać nieobecność za nieusprawiedliwioną.

Zaświadczenie lekarskie jest natomiast podstawą do wypłaty zasiłku chorobowego. Przy ustalaniu prawa do zasiłku jest ono dowodem stwierdzającym czasową niezdolność do pracy z powodu choroby.

Zaświadczenie lekarskie

Zaświadczenie lekarskie jest dowodem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy. Jest także podstawą do przyznania i wypłaty zasiłku chorobowego (art. 53 ustawy z 25.6.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, Dz.U. Nr 60, poz. 636 ze zm.). Zaświadczenie lekarskie musi spełniać wymagania określone w dwóch aktach prawnych

• rozporządzeniu z 27.7.1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu wystawiania zaświadczeń lekarskich, wzoru zaświadczenia lekarskiego i zaświadczenia lekarskiego wydanego w wyniku kontroli lekarza orzecznika ZUS (Dz.U. Nr 65, poz. 741 ze zm.),
• rozporządzeniu z 27.7.1999r. w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. Nr 65, poz. 742 ze zm.).

Uprawnieni do wystawienia zaświadczenia są: lekarze, lekarze dentyści (z wyjątkiem lekarzy odbywających staż podyplomowy), starsi felczerzy lub felczerzy.

Termin zwolnienia lekarskiego

Zaświadczenie wystawia się na okres, w którym pracownik ze względu na stan zdrowia powinien wstrzymać się od pracy, jednak nie dłuższy niż do dnia, w którym niezbędne jest przeprowadzenie ponownego badania stanu zdrowia ubezpieczonego.

Pierwszy dzień zwolnienia z reguły pokrywa się z dniem badania pracownika. Można jednak wystawić zwolnienie za okres poprzedzający badanie ale nie dłuższy niż 3 dni i pod warunkiem, że wyniki badania niewątpliwie wskazują na niewątpliwą niezdolność do pracy w tym okresie (§ 3 rozporządzenia MPiPS z 27.7.1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu wystawiania zaświadczeń lekarskich, wzoru zaświadczenia lekarskiego i zaświadczenia lekarskiego wydanego w wyniku kontroli lekarza orzecznika ZUS (Dz.U. Nr 65, poz. 741 ze zm.). Zaświadczenie lekarskie może być także wystawione na okres rozpoczynający się po dniu badania, nie później jednak niż czwartego dnia po dniu badania, jeżeli:

• bezpośrednio po dniu badania przypadają dni wolne od pracy,
• badanie jest przeprowadzane w okresie wcześniej orzeczonej niezdolności do pracy.

Jest to rozwiązanie na korzyść pracownika, ponieważ wynagrodzenie chorobowe (co do zasady 80%) naliczane jest dopiero od dnia następującego po dniach wolnych od pracy.

Przykład
Anna K w dniu 13 kwietnia udała się do lekarza, który stwierdził, że pacjentka powinna zostać w domu przez 10 dni z powodu silnej infekcji wirusowej. Lekarz może wystawić zaświadczenie lekarskie za okres od 16.4.2007 r. do 27.4.2007 r., ponieważ bezpośrednio po badaniu przypadają dni wolne od pracy (14-15.4.2007 r.).

Przykład
Beata N. 14.5.2007 r. rozpoczęła o 8:00 pracę. Jednakże o godzinie 14:00 poprosiła przełożoną o zwolnienie z pracy z powodu złego samopoczucia. Jeszcze tego samego dnia udała się do lekarza, który wystawił jej zwolnienie od dnia 15.5.2007 r. W takim wypadku dział kadr winien potraktować 14.5.2007 r. jako dzień pracy Beaty N.- pracownica stawiła się bowiem w tym dniu w pracy i przez 4 godzin ją wykonywała. Nie opuściła też stanowiska pracy samowolnie, gdyż uzyskała na to zgodę swojej bezpośredniej przełożonej. Ponieważ jednak Beata N. nie przepracowała pełnego obowiązującego ją wymiaru czasu pracy w tym dniu (tj. 8 godzin), przysługiwać jej będzie wynagrodzenie jedynie za czas wykonywania pracy, tj. za 5 godzin (art. 80 KP). Oczywiście możliwe jest przyjęcie przez pracodawcę rozwiązania bardziej korzystnego i wypłacenie Beacie N. wynagrodzenia za pełny obowiązujący wymiar czasu pracy. Nie ma można jednak na dzień 14.5.2007 r. udzielić pracownicy urlopu wypoczynkowego lub bezpłatnego, gdyż faktycznie świadczyła ona w tym dniu pracę.

Przykład
Katarzyna W. 4.6.2007 r. przyszła na godzinę 8:00 do pracy, ale z uwagi na złe samopoczucie o godzinie 12:00 zwolniła się u pracodawcy i udała do lekarza. Ten wystawił jej zwolnienie lekarskie na 2 tygodnie, od dnia 4.6.2007 r. począwszy. Jak w takim przypadku traktować dzień 4.6.2007 r. i jakie świadczenie wypłacić zań pracownicy? Pracodawca może zachować się tu w dwojaki sposób:

• może wypłacić Katarzynie W. wynagrodzenie za 4 godziny pracy, a za pozostałe 4 godziny wynagrodzenie chorobowe, chyba że w danym roku pracownica już wcześniej chorowała i wykorzystała 33 dni zwolnienia lekarskiego, wówczas za pozostałe 4 godziny ZUS wypłaci zasiłek chorobowy;
• może zastosować rozwiązanie bardziej korzystne dla pracownicy i wypłacić jej wynagrodzenie za cały dzień, tj. za 8 godzin (wynagrodzenie bowiem przysługuje w wysokości 100%, a chorobowe co do zasady jedynie 80%). W takim wypadku jednak ZUS nie wypłaci już dodatkowo Katarzynie W. zasiłku chorobowego za 4 godziny, gdyż zasiłek nie przysługuje za okres choroby, za który pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia (art. 12 ustawy z 25.6.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, Dz. U. Nr 60, poz. 636 ze zm.).

Pracodawca nie może jednak potraktować całego dnia 4.6.2007 r. jako dnia choroby i za cały dzień wypłacić wynagrodzenia chorobowego (w wysokości 80%), gdyż byłoby to rozwiązanie mniej korzystne dla pracownicy.

Zaświadczenie stwierdzające pobyt w szpitalu wystawia się nie później niż w dniu wypisania ubezpieczonego z tego zakładu. W razie pobytu dłuższego niż 14 dni, zaświadczenie lekarskie wystawia się co 14 dni. Jednakże na wniosek pracownika zaświadczenie może być wystawione także w terminie późniejszym. Do zaświadczenia stwierdzającego okres niezdolności do pracy przypadający po zakończeniu pobytu w szpitalu stosuje się ogólne zasady dotyczące udzielania zaświadczeń.

Druk zaświadczenia

Zaświadczenie stwierdzające niezdolność do pracy z powodu choroby lub pobytu w szpitalu powinno zostać wystawione na druku ZUS ZLA, jednakże zaświadczenie wystawione na innym formularzu jest ważne, usprawiedliwia nieobecności i jest podstawą wypłaty wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego. Pracownik nie może bowiem ponosić konsekwencji błędów czy zaniedbań innych osób (por. wyrok z 17.11.2000 r., II UKN 53/00, OSNAPiUS z 2002 r., Nr 11, poz. 277).

Zaświadczenie lekarskie stwierdzające niezdolność do pracy pracownika z powodu choroby zawiera:

• dane identyfikacyjne pracownika: imię, nazwisko, PESEL, NIP lub nr i serię dowodu osobistego bądź paszportu, data urodzenia,
• dane adresowe pracownika,
• NIP pracodawcy,
• dane identyfikacyjne zakładu służby zdrowia: imię, nazwisko i identyfikator lekarza, NIP Zakładu Opieki Zdrowotnej,
• datę wystawienia zaświadczenia,
• dane o niezdolności do pracy: okres orzeczonej niezdolności do pracy (w tym czas pobytu w szpitalu), numer statystyczny choroby, kod literowy informujący o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłku lub jego wysokość, wskazania lekarskie (czy chory może chodzić, czy powinien leżeć),
• podpis i pieczęć lekarza wystawiającego zaświadczenie,
• pieczęć Zakładu Opieki Zdrowotnej.

Pracownik może złożyć pisemny wniosek, żeby lekarz nie umieszczał w zaświadczeniu kodu B (choroba w czasie ciąży) i D (gruźlica).

Zaświadczenie lekarskie wystawiane jest w trzech egzemplarzach:

• oryginał – przesyłany przez wystawiającego zaświadczenie w ciągu 7 dni od dnia wystawienia do oddziału ZUS,
• pierwsza kopia – otrzymuje pracownik,
• druga kopia – przechowywana przez wystawiającego zaświadczenie przez 3 lata (art. 58 ustawy o świadczeniach pieniężnych z tytułu choroby i macierzyństwa).

Kopię zaświadczenia pracownik dostarcza pracodawcy jako dowód niezdolności do pracy z powodu choroby w terminie 7 dni od daty otrzymania zaświadczenia (62 ust. 1 ustawy z 25.6.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, Dz.U. Nr 60, poz. 636 ze zm.).

W razie zgubienia zaświadczenia lekarskiego lekarz, który wydał zagubione zaświadczenie sporządza wypis z kopii zaświadczenia (która jest przechowywana w Zakładzie Opieki Zdrowotnej), na wniosek pracownika.