eGospodarka.pl

eGospodarka.plPrawoPrawo pracy › Akta osobowe pracowników a kontrola PIP

Akta osobowe pracowników a kontrola PIP

2014-01-28 09:24

Akta osobowe pracowników a kontrola PIP

Akta osobowe pracowników a kontrola PIP © contrastwerkstatt - Fotolia.com

Akta osobowe pracowników to dokumenty, których żąda w pierwszej kolejności Inspektor Pracy w czasie kontroli. Obowiązek prowadzenia akt osobowych pracownika nakłada na pracodawcę art. 94 pkt. 9 Kodeksu pracy. Natomiast szczegółowe zasady prowadzenia akt osobowych regulują przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.
Często pojawia się pytanie, czy pracodawca, który zatrudnia jedną osobę, zobowiązany jest prowadzić akta osobowe. Otóż wyżej wymienione rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej nakłada obowiązek prowadzenia akt osobowych na wszystkich pracodawców niezależnie od ilości zatrudnionych osób, form organizacyjnych w jakich funkcjonuje pracodawca, przynależności branżowej, sytuacji finansowej czy też rodzaju zawartej umowy o pracę z pracownikiem. Akt osobowych nie prowadzi się jedynie dla osób wykonujących pracę na podstawie innych stosunków prawnych niż stosunek pracy (np. na podstawie umów cywilnoprawnych, jakimi są umowy zlecenia, umowy o dzieło czy umowy agencyjne), a także do pracowników wykonujących pracę nakładczą.

I tutaj pojawia się pytanie, jak powinny być prowadzone prawidłowo akta pracownicze, aby nie narażać się na kary. Zgodnie z paragrafem 6 pkt. 1 wyżej wymienionego rozporządzenia pracodawca zobowiązany jest założyć i prowadzić akta osobowego oddzielnie dla każdego pracownika. Natomiast w każdej teczce muszą znajdować się trzy oddzielne części: A, B, C.

Teczka kierowcy

W części oznaczonej literą A przechowuje się dokumenty zgromadzone w toku ubiegania się pracownika o zatrudnienie. Są to:
  • wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie wraz z niezbędną liczbą fotografii,
  • świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
  • dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
  • orzeczenia lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
  • dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Powyższy wykaz dokumentów, które powinny zajmować się w części A jest wyczerpujący. Oznacza to, że pracodawca nie ma prawa domagać się od osoby ubiegającej się o zatrudnienie innych dokumentów i informacji. Przyszły pracownik z własnej woli może natomiast przedłożyć inne niż wymienione wyżej dokumenty, które potwierdzą jego umiejętności i osiągnięcia zawodowe.

Część B przeznaczona jest na gromadzenie dokumentów związanych z nawiązaniem stosunku pracy, a także przebiegiem zatrudnienia. W części B gromadzone są m.in.: umowa o pracę, zaświadczenie o ukończeniu obowiązującego szkolenia w zakresie BHP, dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia (o ile takie powierzono), dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, orzeczenia lekarskie po badaniach okresowych i kontrolnych.

fot. contrastwerkstatt - Fotolia.com

Akta osobowe pracowników a kontrola PIP

Akta osobowe pracowników to dokumenty, których żąda w pierwszej kolejności Inspektor Pracy w czasie kontroli. Obowiązek prowadzenia akt osobowych pracownika nakłada na pracodawcę art. 94 pkt. 9 Kodeksu pracy.


Teczka kierowcy jest specyficzną dokumentacją pracowniczą. Oprócz wymienionych powyżej elementów warto aby zawierała poniższe oświadczenia: oświadczenie kierowcy o zapoznaniu się z ustawą o czasie pracy kierowcy i Rozporządzeniem 561/2006 WE, oświadczenie o niekaralności, oświadczenie o nie pozostawaniu/pozostawaniu w zatrudnieniu u innego pracodawcy, oświadczenie pracownika o poinformowaniu pracodawcy o utracie ważności prawa jazdy lub całkowitej utraty uprawnienia do kierowania pojazdem, oświadczenie - odpowiedzialność za zniszczenie, uszkodzenie lub ukrycie wykresówek/ plików cyfrowych, a także oświadczenie dotyczące sprawdzenia pojazdu i urządzenia rejestrującego czas pracy kierowcy.

W części C należy zaś gromadzić dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym: oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę i kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy, a także inne dokumenty. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane, a każda część powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. W aktach osobowych pracownika należy przechowywać wyłącznie kopie lub odpisy dostarczonych przez pracownika dokumentów nigdy oryginały.

Kwestionariusz i dane

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika nakłada na pracodawcę także obowiązek prowadzenia: dokumentacji, która dotyczy choroby zawodowej, kartę ewidencji czasu pracy, a także imienne karty wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą.

Samo prowadzenie akt osobowych, chronologiczne ułożenie dokumentów w poszczególnych częściach czy też przechowywanie w odpowiedniej szafie nie gwarantuje całkowitej ochrony przed karą za błędne prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Pełną ochronę przed karą gwarantują w teczkach dokumenty wystawione i sporządzone zgodnie z przepisami prawnymi dotyczącymi poszczególnych z nich. Poniżej omówiona zostanie krótka charakterystyka najczęściej popełnianych błędów przez pracodawców lub osoby wykonujące w jego imieniu czynności związane z prowadzeniem akt osobowych.

 

1 2 3

następna

Oceń

0 1

Podziel się

Poleć na Wykopie Poleć w Google+

Poleć artykuł znajomemu Wydrukuj

Skomentuj artykuł Opcja dostępna dla zalogowanych użytkowników - ZALOGUJ SIĘ / ZAREJESTRUJ SIĘ

Komentarze (0)

DODAJ SWÓJ KOMENTARZ

Eksperci egospodarka.pl

1 1 1

Wpisz nazwę miasta, dla którego chcesz znaleźć jednostkę ZUS.

Wzory dokumentów

Bezpłatne wzory dokumentów i formularzy.
Wyszukaj i pobierz za darmo: