Rozliczenie delegacji krajowych

Przeczytaj także: Rozliczenie delegacji zagranicznych

Dojazdy komunikacją miejscową

Kolejną sprawą należącą do pracodawcy jest pokrycie poniesionych przez podwładnego kosztów dojazdów. Jeżeli więc pracownik płaci za dojazdy środkami komunikacji miejscowej, za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży przysługuje mu ryczałt na ich pokrycie w wysokości 20 proc. diety (§ 6 ust. 1 rozporządzenia).

Co istotne, przepis ten nie znajduje zastosowania w razie, gdy pracodawca (na wniosek pracownika) wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów tych dojazdów.

Noclegi

Dłuższe podróże służbowe wiążą się również z koniecznością pokrycia kosztów noclegów w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie. Ich zwrotu dokonuje się w wysokości stwierdzonej rachunkiem przedstawionym przez pracownika (§ 7 ust. 1 rozporządzenia).

Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył stosownego rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg (trwający co najmniej 6 godzin pomiędzy 21.00 a 7.00) w wysokości 150 proc. diety (§ 7 ust. 2-3 rozporządzenia).

Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik dysponuje możliwością codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

WAŻNE!

Pracownik, który przebywa w podróży służbowej trwającej co najmniej 10 dni, ma prawo na koszt firmy wrócić w dniu wolnym do domu. Zgodnie bowiem z § 8 rozporządzenia, przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

Kwestie rozliczeniowe

Pracodawca nie może zwlekać z rozliczeniem kosztów podróży służbowej- musi to zrobić w ciągu 14 dni od dnia jej zakończenia. Wszelkie obliczenia powinny być dokonywane w oparciu o przedłożone przez delegowanego pracownika dokumenty (rachunki), w których znajdują potwierdzenie poszczególne wydatki. Co ważne, powyższa zasada nie dotyczy ani diet, ani też wydatków ryczałtowanych. Jeżeli uzyskanie rachunku nie było możliwe, pracownik jest zobowiązany złożyć pisemne oświadczenie o wydatku, który poczynił oraz przyczynach braku jego udokumentowania (§ 8a ust. 1 i 3 rozporządzenia).

Warto podkreślić, że pracownik nie musi ponosić z góry kosztów związanych z podróżą służbową z własnej kieszeni- ma bowiem prawo złożyć na ręce pracodawcy wniosek o przyznanie zaliczki na niezbędne koszty podróży (§ 8a ust. 2 rozporządzenia).

WAŻNE!

Nie można wykluczyć, że w trakcie podróży służbowej pracownik poniesie większe koszty niż wynika to z rozporządzenia, układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania, czy też umowy o pracę. Jeśli okaże się, że były one niezbędne do należytego wykonania zadania służbowego, pracodawca musi je zwrócić.