Sprawniejsza e-administracja i więcej e-usług dla obywateli

Przeczytaj także: E-administracja: ePUAP czy e-podpis?

Zmiany

Nowe przepisy mają na celu usprawnienie funkcjonowania e-administracji. Zmieniają nie tylko ustawę o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, ale też Kodeks postępowania administracyjnego, Ordynację podatkową i ustawę o postępowaniu przed sądami administracyjnymi.

Nowelizacja weszła w życie 11 maja br., z wyjątkiem:

• przepisów ustawy o informatyzacji dotyczących udostępniania elektronicznych skrzynek podawczych spełniających kryteria określone przez ministra właściwego do spraw informatyzacji (MAC) opublikowane na ePUAP, które zaczną obowiązywać od 11 sierpnia 2014 r.,
• zmian w Ordynacji podatkowej w zakresie możliwości wydawania i doręczania zaświadczeń w formie dokumentu elektronicznego, które mają wejść w życie z dniem 1 stycznia 2016 r.,
• zmian w ustawie Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, które mają wejść w życie dopiero 11 lutego 2017 r. (chodzi m.in. o wprowadzenie możliwości składania pism procesowych w formie dokumentu elektronicznego w postępowaniu przed sądami administracyjnymi oraz uregulowanie kwestii doręczania e-pism przez sądy administracyjne).

Więcej e-usług dla obywateli

Nowe przepisy mają przede wszystkim usprawnić funkcjonowanie Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP: epuap.gov.pl). Na ePUAP utworzona zostanie baza adresów ESP wykorzystywanych przez podmioty publiczne. Urzędy będą musiały przekazywać ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji wzory dokumentów elektronicznych, które mają zostać umieszczone w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych, oraz opisy usług realizowanych przy ich wykorzystaniu w celu zamieszczenia ich w katalogu usług na ePUAP. Urzędy będą także zobowiązane do udostępniania formularzy elektronicznych. Usługi, które można załatwić drogą elektroniczną, mają być zatem udostępniane przez urzędy na ePUAP. Dla administracji oznacza to, że trzeba będzie przygotować nie tylko wzór dokumentu elektronicznego, ale także działający formularz i opis usługi.
Ustawa wprowadza też możliwość oferowania na ePUAP usług przez podmioty inne niż publiczne.

Elektroniczna korespondencja

Ustawa m.in. wprowadza obowiązek korzystania przez podmioty publiczne z elektronicznej skrzynki podawczej (ESP), spełniającej standardy określone i opublikowane na elektronicznej platformie usług administracji publicznej (ePUAP) przez właściwego ministra. Obywatelowi łatwiej więc będzie złożyć e-pismo - urzędy mają udostępnić elektroniczne skrzynki podawcze – ESP (miejsca do przyjmowania e-korespondencji), jeśli jeszcze tego nie zrobiły. Skrzynki te mają działać według tego samego standardu – tak, by obywatelom łatwiej było z nich korzystać.

Dzięki temu elektroniczna wymiana dokumentów z urzędami zostanie zrównana z formą „papierową”. Droga elektroniczna w załatwianiu spraw nie oznacza (w większości przypadków) komunikowania się emailem - chodzi o korespondencję przekazywaną drogą elektroniczną podpisaną profilem zaufanym albo podpisem kwalifikowanym, nie zaś zwykły email. Korespondencja do urzędu powinna być więc uwierzytelniona (tożsamość piszącego musi być potwierdzona, aby np. nikt się pod nikogo nie podszywał – do tego służy podpis potwierdzony profilem zaufanym albo bezpiecznym podpisem elektronicznym kwalifikowanym certyfikatem), a składający pismo musi otrzymać dowód, że dokument dotarł do urzędu. Jeśli więc mówimy o elektronicznej drodze w korespondencji urzędowej, to chodzi tu o składanie pism za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej urzędu – ESP (a nie przez wysyłanie emaila).

Wpierw zatem trzeba na Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej założyć sobie konto, a następnie profil zaufany ePUAP, który działa jak login i hasło w banku. Profil należy oczywiście potwierdzić w urzędzie – upoważniony urzędnik musi jeden raz potwierdzić, że podane przez nas dane są zgodne z rzeczywistością. Od tego momentu można załatwiać e-korespondencję z administracją, posługując się profilem zaufanym ePUAP.

Aby ułatwić potwierdzanie profili, nowelizacja rozszerza sieć punktów potwierdzania profilu zaufanego ePUAP. Po podpisaniu odpowiednich porozumień z Ministrem Administracji i Cyfryzacji usługę tę udostępniać będą także m.in. operatorzy pocztowi (np. placówki Poczty Polskiej) i banki krajowe.

Doręczenie pism przez Internet ma inicjować obywatel poprzez złożenie podania w formie dokumentu elektronicznego przez ESP, wystąpienie do danej instytucji o takie doręczenie lub wyrażenie zgody na tę formę korespondencji i wskazanie adresu elektronicznego.

Z drogi elektronicznej nie zawrócimy na papier. Nowe przepisy stanowią, że jeśli obywatel wybierze drogę komunikacji elektronicznej z urzędem, to korespondencja odbywać się będzie już bez użycia papieru.

Co istotne, wprowadzono tzw. fikcję e-doręczeń dokumentów (w przypadku nieodebrania pisma w formie dokumentu elektronicznego w terminie 14 dni od dnia pierwszego zawiadomienia dokument będzie uważało się za doręczony). Dotychczas było tak, że jeżeli obywatel nie odebrał e-pisma w terminie 7 dni od otrzymania e-zawiadomienia, trzeba mu było to pismo wysłać zwykłą pocztą. Natomiast od 11 maja br. obywatel otrzyma po prostu powtórne elektroniczne zawiadomienie, że ma do odebrania e-przesyłkę. Po upływie 14 dni od wysłania pierwszego elektronicznego zawiadomienia przesyłka będzie uznawana za doręczoną, a obywatel będzie mógł się z nią zapoznać nawet po tym terminie.