W dniu 2012-01-24 16:31, Robert Tomasik pisze:
'
> Art. 26 pkt. 3 ust. 2

Przy czym kiedyś istniało pojęcie 'akceptu milczącego' , które działało
tak jak opisuje autor wątku. Teraz już nie. :)

Zapisy ustawy o rachunkowości nakładają na podmioty gospodarcze
obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów (w tym należności) co
najmniej na ostatni dzień każdego roku obrotowego (art. 26 ust. 1 pkt
2). Należności trzeba inwentaryzować w drodze uzyskania od kontrahentów
potwierdzeń stanu tych należności. Potwierdzenie jest dokumentem
sporządzanym na piśmie.
Aby dokonać inwentaryzacji należności, podmiot gospodarczy powinien
wysłać do kontrahentów potwierdzenie salda należności. Kontrahent
potwierdza to saldo na piśmie. W przypadku gdy nie zgadza się z danymi
zawartymi w otrzymanym piśmie, zgłasza zastrzeżenia.
Różnice powstają najczęściej w wyniku błędów w zaksięgowaniu faktury
albo jej spłaty w księgach tylko jednej ze stron. W przypadku
wystąpienia różnic należy je wyjaśnić, a następnie wprowadzić w księgach
korekty doprowadzając do zgodności sald u obu stron.
UWAGA!
Potwierdzenie powinno być wysłane w dwóch egzemplarzach. Oryginał
zatrzymuje u siebie adresat (odbiorca), natomiast kopia powinna być
odesłana wystawcy z potwierdzeniem stanu należności lub z informacją o
ewentualnych rozbieżnościach.
W ten sposób zostanie zinwentaryzowana zarówno należność u wierzyciela,
jak i zobowiązanie u dłużnika.
Dokument ,,Potwierdzenie salda" powinien zawierać następujące elementy:
o nazwę i adres firmy, do której kierowane jest potwierdzenie (adresata)
o dane wystawcy (nadawcy)
o datę wystawienia
o numer faktury (faktur) oraz datę jej wystawienia
o kwotę transakcji
o dzień, na który należy potwierdzić saldo
o pieczęć i podpis wystawcy
o miejsce na pieczęć i podpis potwierdzającego saldo
o miejsce na ewentualną adnotację o niezgodności salda
Należy pamiętać, że obowiązek wystąpienia z inicjatywą uzgodnienia stanu
rozrachunków ciąży na wierzycielu. Jeżeli wierzyciel nie wezwie do
uzgodnienia salda, to dłużnik nie musi występować z taką inicjatywą i
nie ma obowiązku wysyłania potwierdzenia sald swoich zobowiązań.
Powinien on jednak wziąć czynny udział w uzgadnianiu sald. Ponadto
należy zauważyć, że ustawa o rachunkowości nie zabrania dłużnikowi
wystąpić o potwierdzenie wysokości zobowiązania, jakie na nim ciąży -
jeżeli z jakichś względów uzna to za stosowne.
Ustawa o rachunkowości nie przewiduje tzw. milczącego akceptu. Jednak
często się zdarza, że inwentaryzacja należności w drodze potwierdzenia
sald jest trudna lub wręcz niemożliwa.
Dotyczy to m.in. rozrachunków z kontrahentami nieprowadzącymi
działalności gospodarczej lub prowadzącymi działalność gospodarczą w
formach uproszczonych (karta podatkowa, ryczałt ewidencjonowany,
podatkowa księga przychodów i rozchodów). Podmioty te nie są obowiązane
do stosowania przepisów ustawy o rachunkowości i często nie odsyłają
potwierdzenia salda.
Podobna sytuacja ma miejsce również w odniesieniu do należności spornych
i wątpliwych. Są to bowiem należności, których wysokość jest
kwestionowana przez dłużników lub których spłata - ze względu na
sytuację dłużnika - jest wątpliwa.
Brak odpowiedzi kontrahenta na wysłane przez jednostkę potwierdzenie
salda lub zakwestionowanie salda powinno zostać potraktowane jako saldo
niepotwierdzone. W tej sytuacji salda należności kontrahentów, które
mimo podjętych prób nie zostały uzgodnione, należy zweryfikować.
Weryfikacja polega na sprawdzeniu poprawności sald poszczególnych
należności uznanych za sporne lub wątpliwe, wykazanych w księgach
rachunkowych, z odpowiednimi dokumentami, takimi jak pozwy sądowe,
wyroki sądowe itp. Weryfikując dokumenty oraz porównując je z danymi
ewidencji, należy poddać ocenie zasadność, realność i poprawność wyceny
tych operacji oraz dokonać ich ewentualnej korekty. Przeprowadzona
weryfikacja powinna być udokumentowana protokołem weryfikacji.
Wartość wykazanych w księgach rachunkowych należności, w stosunku do
których występują okoliczności powodujące zagrożenie ich wyegzekwowania,
powinna zostać zaktualizowana poprzez dokonanie odpisu aktualizującego.
Na dzień bilansowy dokonanie tego odpisu jest obowiązkowe. Przepisy
ustawy o rachunkowości pozostawiają jednostce możliwość oceny realnego
zagrożenia spłaty lub ściągalności należności. Kierownik jednostki we
własnym zakresie ocenia, czy dana należność spełnia (zgodnie z art. 3
ust. 1 pkt 12 ustawy o rachunkowości) warunek wpływu do jednostki
korzyści ekonomicznych. Jeśli istnieje uzasadnione podejrzenie, że cała
kwota należności stała się nieściągalna lub koszty związane z jej
dochodzeniem lub wyegzekwowaniem byłyby zbyt wysokie, można podjąć
decyzję o odpisaniu należności jako nieściągalnej, zarachowując ją do
pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych...

--
spp