Reguły korzystania ze służbowego telefonu i komputera

Przeczytaj także: Odpowiedzialność materialna pracownika a wysokość szkody

Warto podpisać umowę

Ponieważ o zasadach wykorzystania powierzonego mienia decyduje wyłącznie pracodawca, może je określić w dowolnej formie. Nie tylko w drodze umowy zawartej z pracownikiem, ale także w regulaminie pracy, zarządzeniu czy choćby poprzez ustne polecenie.

Obowiązki pracownika

Z Kodeksu pracy wynika obowiązek sprawowania szczególnej pieczy nad powierzonym mieniem, czego wyrazem jest obciążenie pracownika pełną odpowiedzialnością za jego utratę. Istnienie tego obowiązku nie zależy od potwierdzenia w jakimkolwiek dokumencie. Jednak jeśli strony podpisują umowę, mogą określić, na czym konkretnie ma polegać zachowanie dbałości o powierzony sprzęt. Przykładowe postanowienia umowy w tym zakresie mogą wyglądać następująco:

• Pracownik zobowiązuje się podejmować wszelkie niezbędne czynności w celu ochrony sprzętu przed kradzieżą.
• Pracownik zobowiązuje się nie udostępniać powierzonego sprzętu osobom trzecim.
• Pracownik zobowiązuje się korzystać z powierzonego komputera przenośnego jedynie w zakładzie pracy lub w domu pracownika, w innych zaś miejscach - tylko po uzyskaniu pisemnej zgody pracodawcy.

Wyłącznie do celów służbowych

W umowie lub regulaminie pracy można wyraźnie określić cel, dla którego pracodawca powierza pracownikowi sprzęt telefoniczny lub komputerowy. Cel taki może zostać określony ogólnie - jako wykonywanie obowiązków wynikających z umowy o pracę, bądź szczegółowo - poprzez wskazanie, jakie dokładnie czynności, w jakim czasie i dla wykonania jakiego zadania mogą być dokonywane przy użyciu powierzonego sprzętu.

Pracodawcy wolno:

• zakazać korzystania z powierzonego telefonu lub komputera służbowego w celach prywatnych;
• nakazać używanie do celów służbowych wyłącznie telefonu lub komputera służbowego.

W tym drugim przypadku pracodawca zobowiązuje pracownika przykładowo do tego, aby do rozmów ze współpracownikami i klientami używał wyłącznie służbowego (numeru) telefonu, a wszelkie firmowe dokumenty elektroniczne zapisywał wyłącznie w pamięci służbowego komputera.

3 zasady kontrolowania pracownika

Pracodawca może kontrolować sposób, w jaki pracownik korzysta z powierzonych urządzeń - np. sprawdzać historię przeglądanych stron internetowych. Choć nie wynika to wprost z przepisów prawa, przyjmuje się, że pracodawcę obowiązują w tym zakresie trzy zasady:

1. pracownika należy z góry uprzedzić o możliwości przeprowadzania kontroli,
2. kontrola nie może być prowadzona permanentnie,
3. przeprowadzanie kontroli musi być uzasadnione obiektywnymi przyczynami.

Kontakt poza godzinami pracy - ostrożnie

W praktyce często pojawia się pytanie, czy pracodawca ma prawo zobowiązać pracownika do tego, by kontakt z nim za pośrednictwem telefonu komórkowego lub komunikatora internetowego był możliwy o każdej porze - po to, żeby w razie konieczności zawsze móc polecić pracownikowi wykonanie dodatkowej pracy. Ponieważ w takiej sytuacji pracownik pełniłby dyżur "pod telefonem", możliwość wydania takiego polecenia podlega ograniczeniom wynikającym z przepisów dotyczących dyżuru pracowniczego.


www.KadryOnline.pl - Serwis specjalistów ds. personalnych. Praktyczne wskazówki dotyczące prawa pracy, najświeższe interpretacje przepisów, informacje o zmianach prawnych, bezpłatne biuletyny e-mailowe.