Monitoring pracowników: co wolno?

Przeczytaj także: Kontrola e-maili: czy pracodawca musi mieć zgodę?

Przeszukiwanie pracowników

Przeszukiwanie toreb czy szafek pracowniczych jest możliwe. Jego dopuszczalność została potwierdzona orzeczeniem Sądu Najwyższego z 13 kwietnia 1972 r. (sygn. akt IPR 153/72, OSNC 1972/10/184), w którym stwierdzono, że stosowane szeroko w ramach przepisów regulaminów prawa pracy lub ustalonych zwyczajów przeszukiwanie członków załogi w celu zapobiegania wynoszenia należącego do pracodawcy mienia jest zgodne z prawem i nie narusza dóbr osobistych pracowników (art. 23 i 24 Kodeksu cywilnego) wówczas, gdy pracownicy zostali uprzedzeni o możliwości zastosowania tego rodzaju kontroli.

Pracodawca, który podejmie decyzję o przeszukiwaniu pracowników, musi:

• zawiadomić podwładnych o możliwości przeszukania w regulaminie pracy, układzie zbiorowym, aneksie do umowy bądź w inny sposób, jaki przyjęty jest w danym zakładzie pracy,
• dokonywać przeszukania w oparciu o konsultację z przedstawicielami pracowników, a więc np. związkami zawodowymi,
• dokonywać przeszukania jedynie w celu ochrony swojego ważnego interesu,
• pamiętać, że przeszukanie jest zgodne z prawem, o ile interes prawny pracodawcy jest na tyle ważny, że warto ryzykować naruszenie dóbr osobistych pracownika,
• przeprowadzić kontrolę w zakresie wyznaczonym przez zasady współżycia społecznego.

Kontrola poczty elektronicznej

Wraz z postępującą informatyzacją korespondencja elektroniczna stała się jednym z podstawowych sposobów komunikacji. Pracodawca ma prawo wglądu w korespondencję służbową kontrolując np. treść uzgodnień, jakie poczynił jego podwładny z kontrahentem,. Tak jak w przypadku wyżej opisanych form monitorowania, powinien uprzedzić o tym zainteresowanych. Świadczy o tym pkt 10 lit. e załącznika do rozporządzenia z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe , zgodnie z którym przy projektowaniu, doborze i modernizacji oprogramowania, a także przy planowaniu wykonywania zadań z użyciem ekranu monitora pracodawca nie może dokonywać kontroli ilościowej i jakościowej pracy bez wiedzy pracownika. Przepis ten nie precyzuje jednak, czym jest w istocie kontrola ilościowa i jakościowa. Należy więc przyjąć, że regulacja ta znajdzie zastosowanie w odniesieniu do wszelkich przypadków monitorowania pracy wykonywanej przy użyciu komputera.

Co jednak w sytuacji, gdy pracownik używa firmowej skrzynki pocztowej dla celów osobistych?

Zasadniczo do prywatnych listów pracownika nie powinny mieć dostępu osoby postronne, w tym i pracodawca. Należy jednak pamiętać, że wszystkie przesyłane wiadomości mogą być archiwizowane na serwerach firmowych, do których dostęp ma nie tylko przełożony, ale i np. informatycy. Pracodawca, który przy okazji kontroli natknie się na prywatną korespondencję, bezwzględnie nie powinien się z nią zapoznawać, ani też udostępniać jej osobom trzecim.

Sytuacji takich można jednak uniknąć. Nic nie stoi bowiem na przeszkodzie, aby przełożony całkowicie zakazał wykorzystywania poczty służbowej do celów prywatnych. W przypadku złamania tego zakazu, pracodawca będzie mógł nałożyć na podwładnego karę porządkową lub, w skrajnych przypadkach, rozwiązać z nim stosunek pracy. Nadal jednak nie będzie miał prawa wglądu do prywatnej korespondencji przełożonego.