Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

4. Po dokonaniu przez dyrektora archiwum państwowego oceny, o której mowa w ust. 3,
zarządzający porządkuje, ewidencjonuje i technicznie zabezpiecza materiały archiwalne
niebędące dokumentami elektronicznymi, zwane dalej „tradycyjnymi materiałami
archiwalnymi”, w sposób uzgodniony między zarządzającym i dyrektorem archiwum
państwowego, przy czym czynności te są dokonywane przy uwzględnieniu standardów
porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania tradycyjnych materiałów
archiwalnych przed ich przekazaniem do archiwów państwowych, określonych w przepisach
wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy.
5. W razie zagrożenia materiałów archiwalnych uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą,
zarządzający i dyrektor archiwum państwowego mogą uzgodnić odstąpienie częściowo lub
całkowicie od stosowania standardów, o których mowa w ust. 4.
6. W razie stwierdzenia nieprawidłowości w trakcie trwania czynności porządkowania,
ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania tradycyjnych materiałów archiwalnych,
dyrektor archiwum państwowego wskazuje zakres niezbędnych czynności koniecznych do
prawidłowego przekazania tradycyjnych materiałów archiwalnych.
7. Zarządzający zawiadamia dyrektora archiwum państwowego o zakończeniu
czynności porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczenia tradycyjnych
materiałów archiwalnych i przedstawia ewidencję tych materiałów.
8. Dyrektor archiwum państwowego po otrzymaniu zawiadomienia, o którym mowa
w ust. 7, sprawdza prawidłowość uporządkowania, zewidencjonowania i technicznego
zabezpieczenia tradycyjnych materiałów archiwalnych.
9. Zarządzający dostarcza przekazywane tradycyjne materiały archiwalne do miejsca
określonego przez dyrektora archiwum państwowego, w terminie uzgodnionym przez
dyrektora z zarządzającym.
10. Po dokonaniu przez dyrektora archiwum państwowego oceny, o której mowa w ust.
3, zarządzający porządkuje, ewidencjonuje i przekazuje w sposób uzgodniony z dyrektorem
archiwum państwowego materiały archiwalne w postaci elektronicznej, stanowiące
dokumenty elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r.
o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2013 r.
poz. 235 oraz z 2014 r. poz. 183), uwzględniając przy tym, że:
1)
przedmiotem porządkowania, ewidencjonowania i przekazania są dokumenty
elektroniczne, a nie nośniki, na których są one zapisane w podmiocie przekazującym;
2

2)
przekazaniu podlegają także metadane odnoszące się do przekazywanych dokumentów
elektronicznych, w szczególności metadane określone w przepisach wydanych na
podstawie art. 5 ust. 2a ustawy, jeżeli takie metadane zostały przypisane do
dokumentów elektronicznych w procesie ich tworzenia, przetwarzania lub
przechowywania.
11. W przypadku gdy materiały archiwalne w postaci elektronicznej uporządkowane są
w akta spraw w taki sposób, że możliwe jest ich przekazanie zgodnie z wymaganiami
technicznymi i formatami zapisu określonymi w przepisach wydanych na podstawie art. 5
ust. 2c ustawy, stosuje się odpowiednio oraz w zakresie przekazywania dokumentów
elektronicznych do archiwów państwowych, stosuje się odpowiednio przepisy wydane na
podstawie art. 5 ust. 2b ustawy.
§ 3. 1. W przypadku podjęcia przez właściwe organy jednostek organizacyjnych,
o których mowa w art. 42 ustawy, decyzji o przekazaniu materiałów archiwalnych do
archiwum państwowego, organy te powiadamiają o zamiarze przekazania materiałów
archiwalnych Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, a ten wskazuje organom
archiwum państwowe, do którego należy przekazać materiały archiwalne, informując
jednocześnie dyrektora tego archiwum państwowego.
2. Przekazanie następuje na podstawie porozumienia zawartego między przekazującą
materiały archiwalne jednostką organizacyjną a dyrektorem archiwum państwowego
wskazanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
3. Porozumienie, o którym mowa w ust. 2, określa w szczególności rodzaj i ilość
przekazywanych materiałów archiwalnych wraz z ich szczegółowym spisem, a także warunki
techniczne i termin ich przekazania.
§ 4. 1. W przypadku podjęcia przez właściwe organy jednostek organizacyjnych,
o których mowa w art. 42 ustawy, decyzji o przekazaniu materiałów archiwalnych w depozyt
archiwum państwowemu, organy te powiadamiają o zamiarze przekazania materiałów
archiwalnych Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, a ten wskazuje organom
archiwum państwowe, do którego należy przekazać materiały archiwalne, informując
jednocześnie dyrektora tego archiwum państwowego.
2. Przekazanie następuje na podstawie porozumienia zawartego między przekazującą
materiały archiwalne jednostką organizacyjną a dyrektorem archiwum państwowego
wskazanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
3

3. Porozumienie, o którym mowa w ust. 2, określa w szczególności rodzaj i ilość
przekazywanych materiałów archiwalnych wraz z ich szczegółowym spisem, okres, na który
materiały są przekazywane, warunki ponoszenia kosztów przechowywania, zabezpieczenia
i udostępniania materiałów archiwalnych, a także warunki techniczne i termin ich
przekazania.
§ 5. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem …
MINISTER KULTURY
I DZIEDZICTWA NARODOWEGO




4

UZASADNIENIE
Projektowane rozporządzenie stanowi wykonanie upoważnienia ustawowego określonego
w art. 44 ust. 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
(Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016 oraz z 2014 r. poz. 822 ...).
Konieczność przygotowania przedmiotowego rozporządzenia wynika z faktu, iż w drodze
nowelizacji ustawy mającej charakter dostosowawczy, w szczególności przeniesiono do
ustawy część regulacji z aktu wykonawczego, wydanego na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy,
czyli rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania
z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania
materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Źz. U. Nr 167, poz. 1375). Znajdujący
się w tym rozporządzeniu § 18 nakładał bowiem obowiązek stosowania przepisów § 13–17
rozporządzenia do przejmowania materiałów archiwalnych, o których jest mowa w art. 44
ustawy, tj. materiałów archiwalnych jednostek organizacyjnych, wymienionych w art. 42
ustawy (niepaństwowych jednostek organizacyjnych).
W związku z tym, że takie rozwiązanie nie mogło być przewidziane w akcie wykonawczym
wydanym na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy (ze względu na zakres podmiotowy tego aktu),
niezbędnym stało się wprowadzenie nowego upoważnienia w art. 44 ust. 4 ustawy,
dotyczącego materiałów archiwalnych przejmowanych przez archiwa państwowe od
niepaństwowych jednostek organizacyjnych. Co do zasady projekt utrzymuje dotychczasowe
rozwiązania.
Warunki i tryb przekazywania do archiwów państwowych materiałów archiwalnych
w przypadku ustania działalności jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 42
ustawy, określono w § 2 projektu rozporządzenia, mając na uwadze, że przekazywanie
dokumentów elektronicznych stanowiących materiały archiwalne uporządkowanych
w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy może nie być
możliwe ze względu na to, że jednostki przekazujące nie musiały tworzyć metadanych
w układzie umożliwiającym takie uporządkowanie.
W takim przypadku porządkowanie, ewidencjonowanie i przekazywanie następuje w sposób
uzgodniony z dyrektorem archiwum państwowego, z uwzględnieniem znaczenia metadanych
oraz kluczowej zasady wynikającej z art. 1 ustawy, że przedmiotem przekazania są
dokumenty elektroniczne zdefiniowane w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji
działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Źz. U. z 2013 r. poz. 235,
5

z pó n. zm.), czyli stanowiące odrębną całość znaczeniową zbiory danych uporządkowanych
w określonej strukturze wewnętrznej i zapisane na informatycznym nośniku danych, a nie
nośniki zapisane danymi.
W stosunku do dotychczasowych przepisów § 13–17 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia
16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania
i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów
państwowych, które stosowano do przekazywania materiałów archiwalnych jednostek
organizacyjnych wymienionych w art. 42 ustawy, nowym rozwiązaniem jest przekazywanie
przez te jednostki materiałów archiwalnych do archiwum państwowego lub przekazanie ich
archiwum państwowemu w depozyt na podstawie porozumienia (odpowiednio § 3 i 4).
W porozumieniu takim, zawieranym między przekazującą materiały archiwalne jednostką
organizacyjną a dyrektorem archiwum państwowego wskazanego przez Naczelnego
Źyrektora Archiwów Państwowych, określa się w szczególności rodzaj i ilość
przekazywanych materiałów archiwalnych z podaniem ich szczegółowego spisu, a także
warunki techniczne i termin ich przekazania.
W projekcie zaproponowano różny tryb i różne warunki przekazywania materiałów
archiwalnych w zależności od tego, czy z woli ustawodawcy przekazanie jest obligatoryjne
(art. 44 ust. 1 ustawy), czy też odbywa się na podstawie decyzji o przekazaniu podjętej przez
właściwe organy jednostek organizacyjnych (art. 44 ust. 2 i 3 ustawy). W przypadku
przekazywania dobrowolnego celowo unikano tworzenia nadmiernych rygorów dla jednostek
organizacyjnych, które nie są obowiązane przekazywać materiałów archiwalnych do zasobu
archiwalnego archiwów państwowych. Ma to stanowić zachętę, aby na wieczyste
przechowanie trafiały z ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego możliwie
liczne materiały archiwalne, cenne w kategoriach dokumentowania różnych sfer naszego
dziedzictwa powstającego poza sektorem publicznym.
Projektowane rozporządzenie nie zawiera przepisów technicznych w rozumieniu § 2 pkt 5
rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2002 r. w sprawie sposobu
funkcjonowania krajowego systemu notyfikacji norm i aktów prawnych (Dz. U. Nr 239,
poz. 2039, z pó n. zm.), w związku z tym nie podlega notyfikacji.
Projekt nie podlega notyfikacji ani zgłoszeniu Prezesowi Urzędu Ochrony Konkurencji
i Konsumentów na podstawie art. 7 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu
w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Źz. U. z 2007 r. Nr 59, poz. 404, z pó n. zm.).
6