Jak prawidłowo wskazać nazwę przedsiębiorcy?

Przeczytaj także: Sprzedaż samochodu nie zawsze musi być udokumentowana fakturą VAT

Literalnie odczytując przepisy jest to niedopuszczalne. Wynika to z faktu, iż jedynym aktem przewidującym sposób tworzenia skrótów jest KSH, a skróty wskazane powyżej nie odpowiadają regule wskazanej w KSH. Należy jednak pamiętać, iż praktyka codziennego obrotu gospodarczego dostarcza dowodów, iż tworzenie skróconych nazw przedsiębiorców, w sposób w jaki nie jest przewidziany w przepisach, jest akceptowalny zarówno przez uczestników obrotu gospodarczego jak i organy administracji w tym podatkowej.

Użycie skróconej nazwy w umowie nie jest prawidłowe, ale też nie powoduje nieważności umowy. Konsekwencją wpisania skróconej nazwy może być trudność z jednoznacznym zidentyfikowaniem strony. Przy czym należy pamiętać, iż stronę można dodatkowo identyfikować np. poprzez wskazanie nr NIP lub PESEL oraz adresu itd. Zatem istnieją możliwości zindywidualizowania strony podając dodatkowe informacje oprócz nazwy. Problem może pojawić się jeżeli takich dodatkowych informacji kontrakt nie będzie zawierał.

Poważniejsze konsekwencje używania skróconych nazw wyniknąć mogą w postępowaniu sądowym. Do obowiązków powoda należy zarówno prawidłowe określenie strony pozwanej jak również ciężar udowodnienia faktów na które się powołuje. W przypadku jeżeli sprzedaż zostało udokumentowana fakturami na których nabywca został określony skrótowo „Trzmiel” sp. z o.o. to w postępowaniu sądowym dodatkowo koniecznym będzie udowodnienie, iż w istocie stroną nie jest firma „Trzmiel” sp. z o.o. lecz Firm Handlowa Trzmiel sp. z o.o.

Jeżeli jednak, w wyniku błędu, określimy pozwanego używając skróconej nazwy to potencjalnie takie samo oznaczenie strony może znaleźć się w orzeczeniu sądu. Nie będzie z tym problemu jeżeli sąd, na nasz wniosek, sprostuje taką pomyłkę jako oczywisty błąd. Jeżeli jednak sąd nie sprostuje orzeczenia, bo np. w orzeczeniu wskazano takie same określenie podmiotu jak w pozwie i w fakturach, to kolejnym problemem może okazać się egzekucja. W przypadku rozbieżności pomiędzy określeniem strony w orzeczeniu sądowym i oficjalnych rejestrach Komornik odmówi wykonania wyroku bowiem nie będzie zachodziła tożsamość stron. Konsekwencją użycia skróconej nazwy w postępowaniu sądowym może być uzyskanie korzystnego orzeczenia sądu, ale niewykonalnego.

Jak wynika powyższego przedstawionych powyżej rozważań użycie prawidłowego oznaczenia strony może mieć istotne znaczenie dla dochodzenia swoich praw. Dlatego należy pamiętać o kilku podstawowych zasadach.

1. Przedsiębiorca będący osobą fizyczną prowadzi działalność pod firmą składającą się co najmniej z jej imienia i nazwiska.
2. Spółka cywilna jako spółka przedsiębiorców będących osobami fizycznymi prowadzi działalność pod firmą składającą się co firm przedsiębiorców będących wspólnikami spółki.
3. Spółki handlowe prowadzą działalność pod firmą ustaloną zgodnie z normami określonymi w przepisach kodeksu spółek handlowych.
4. Ewidencja Działalności Gospodarczej oraz Krajowy Rejestr Sądowy zawierają wpisy firm przedsiębiorców.
5. Używanie skrótów nazw przedsiębiorców jest dozwolone w fakturach VAT, w innych przypadkach może wiązać się z różnego rodzaju negatywnymi konsekwencjami.

Autor jest adwokatem w kancelarii Gorazda, Świstuń, Wątroba adwokaci i radcowie prawni sp.k.