Rządowy projekt ustawy o ochronie informacji niejawnych oraz o zmianie niektórych ustaw

− liczbę wykonanych egzemplarzy;
− adresatów poszczególnych egzemplarzy pisma lub adnotację
„adresaci według rozdzielnika”;
− nazwisko lub inne dane identyfikujące wykonawcę.
2. W przypadku pisma, któremu nadano bieg korespondencyjny, na pierwszej stronie w
prawym górnym rogu pod numerem egzemplarza można zamieścić dyspozycję dla
adresata o treści:
1) „udzielanie informacji tylko za pisemną zgodą nadawcy”;
2) „kopiowanie tylko za pisemną zgodą nadawcy”;
3) „odpis tylko za pisemną zgodą nadawcy”;
4) „kopiowanie stron od ...do… tylko za pisemną zgodą nadawcy”;
5) „odpis od ... do ... tylko za pisemną zgodą nadawcy”;
6) „wypis (wyciąg) od ... do ... tylko za pisemną zgodą nadawcy”.

§ 4
1. Na pismach stanowiących załączniki, na pierwszej stronie w prawym górnym rogu
umieszcza się dodatkowo napis: „Załącznik nr ... do pisma nr ... z dnia ...”.
2. Napis, o którym mowa w ust. 1, zamieszcza się także - w miarę możliwości - na
innych niż pismo materiałach.
3. Jeżeli przy piśmie przewodnim przesyła się załączniki oznaczone różnymi
klauzulami tajności, to:
1) klauzula pisma przewodniego uwzględnia klauzulę załącznika o najwyższym
stopniu tajności;
2) na piśmie przewodnim zamieszcza się dyspozycję co do klauzuli tajności
pisma po trwałym odłączeniu załączników; na każdej stronie pod numerem
egzemplarza zamieszcza się napis: „... (nazwa klauzuli tajności) po odłączeniu
załączników” lub „jawne po odłączeniu załączników”.
4. Przy rejestracji pisma przewodniego w odpowiedniej ewidencji w rubryce
„Informacje uzupełniające/Uwagi” należy wpisać adnotacje, o których mowa w ust. 3
pkt 2.

§ 5
1. Dokumenty elektroniczne przetwarzane wyłącznie w systemie teleinformatycznym, o
którym mowa w art. 2 pkt 6 ustawy, podlegające ewidencji w elektronicznym
systemie ewidencji dokumentów, oznacza się w sposób określony w § 3.
2. W przypadku dokumentów, o których mowa w ust. 1, na każdej stronie w prawym
górnym rogu pod klauzulą tajności umieszcza się napis „Egz. elektroniczny”.

§ 6
1. Na piśmie wysyłanym za pośrednictwem narzędzia lub urządzenia
kryptograficznego, na pierwszej stronie wymienia się:
1) rodzaj dokumentu w zależności od narzędzia lub urządzenia za
pośrednictwem, którego dokument ma zostać wysłany;
2) numer, pod którym dokument został zarejestrowany we właściwej ewidencji,
liczbę stron, datę i godzinę nadania;
3) nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej będącej adresatem pisma.
2. Informację potwierdzającą fakt nadania dokumentu za pośrednictwem narzędzia lub
urządzenia, o którym mowa w ust. 1, jednostka lub komórka organizacyjna

3
posiadająca takie narzędzie lub urządzenie umieszcza na pierwszej stronie
przekazanego do wysłania dokumentu.
3. Odbiór dokumentu, o którym mowa w ust. 1, adresat potwierdza we właściwej
ewidencji nazwą stanowiska oraz czytelnym imieniem i nazwiskiem.
4. Na dokumencie otrzymanym za pośrednictwem narzędzia lub urządzenia, o którym
mowa w ust. 1, na pierwszej stronie wymienia się:
1) rodzaj dokumentu w zależności od narzędzia lub urządzenia, za
pośrednictwem którego dokument został otrzymany;
2) numer, pod jakim dokument został zarejestrowany we właściwej ewidencji,
liczbę stron dokumentu, datę i godzinę otrzymania.

§ 7
1. Na materiałach innych niż pismo, klauzulę tajności i sygnaturę literowo-cyfrową
umieszcza się przez ostemplowanie, nadrukowanie, wpisanie odręczne, trwałe
dołączenie metek, nalepek, kalkomanii lub w inny widoczny sposób, bezpośrednio,
a jeżeli to nie jest możliwe - na ich obudowie lub opakowaniu.
2. Zawarte w materiałach, o których mowa w ust. 1, informacje niejawne utrwalone w
formie dźwięku albo obrazu powinny - o ile to możliwe - być poprzedzone i kończyć
się wskazaniem klauzuli tajności tych informacji.

§ 8
Na trwale oprawionych zbiorach dokumentów, rejestrach, książkach, broszurach

i reprodukcjach klauzule tajności umieszcza się po prawej stronie w górnym i w dolnym rogu
zewnętrznych ścianek okładki oraz - jeżeli jest to możliwe - na stronie tytułowej.

§ 9
Materiały w postaci prezentacji multimedialnych oznacza się w następujący sposób:
1) na każdym slajdzie lub stronie umieszcza się:
a) w prawym górnym rogu klauzulę tajności;
b) w prawym dolnym rogu klauzulę tajności, numer slajdu lub strony,
łamany przez liczbę slajdów lub stron;
2) na pierwszym slajdzie lub stronie umieszcza się dodatkowo:
a) w lewym górnym rogu nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej oraz
sygnaturę literowo-cyfrową, o której mowa w § 3 ust. 1 pkt 1 lit. a;
b) w prawym górnym rogu określenie daty lub wydarzenia, o których mowa
w art. 6 ust. 2 ustawy.

§ 10
1. Informacje niejawne w postaci poczty elektronicznej przetwarzane są wyłącznie
w systemie teleinformatycznym, o którym mowa w art. 2 pkt 6 ustawy.
2. W przypadku informacji, o których mowa w ust. 1, nie wymaga się stosowania
dodatkowych oznaczeń, poza wskazaniem na jej początku i po jej zakończeniu
klauzuli tajności tych informacji.


§ 11
W pismach zawierających informacje niejawne przekazanych przez organizacje
międzynarodowe lub inne państwa na podstawie umów międzynarodowych, krajowy

4
odpowiednik klauzuli tajności umieszcza się w prawym górnym i dolnym rogu pierwszej i
ostatniej strony pisma.

§ 12
1. Na pismach zawierających informacje niejawne, wobec których zniesiono przyznaną
klauzulę tajności:
1) skreśla się wszystkie dotychczasowe oznaczenia znoszonej klauzuli tajności;
2) nad pierwszą w kolejności skreśloną klauzulą tajności umieszcza się napis
„Jawne” oraz datę, imię, nazwisko i podpis osoby dokonującej tych adnotacji.
2. Na pismach zawierających informacje niejawne, wobec których zmieniono przyznaną
klauzulę tajności:
1) skreśla się wszystkie dotychczasowe oznaczenia klauzuli tajności;
2) nad skreślonymi klauzulami tajności umieszcza się nowe klauzule tajności;
3) nad pierwszą w kolejności skreśloną klauzulą tajności umieszcza się datę,
imię, nazwisko i podpis osoby dokonującej tych adnotacji.
3. Skreśleń i adnotacji, o których mowa w ust. 1-2, dokonuje odpowiednio kierownik
kancelarii lub kierownik archiwum lub inne upoważnione przez nich albo przez
kierownika jednostki organizacyjnej osoby.
4. Skreśleń i adnotacji, o których mowa w ust. 1-2, dokonuje się kolorem czerwonym,
w sposób czytelny. Wycieranie, wywabianie lub zamazywanie klauzuli tajności
i dokonanych zmian jest niedozwolone.
5. W stosunku do materiałów, o których mowa w § 6-9, przepisy ust. 1-4 stosuje się
odpowiednio, uwzględniając sposób oznakowania tych materiałów.
6. W
materiałach, o których mowa w § 5, informacje o zmianach umieszcza się jedynie
w odpowiednich ewidencjach lub w metadanych systemów teleinformatycznych
elektronicznej ewidencji dokumentów.

§ 13
1. Na kopiach, odpisach, wypisach, wyciągach lub tłumaczeniach materiałów
zawierających informacje niejawne o klauzuli „poufne” lub wyższej umieszcza się:
1) na wszystkich stronach w prawym górnym rogu odpowiednio napis: „Kopia”,
„Odpis”, „Wypis”, „Wyciąg” lub „Tłumaczenie z języka - (nazwa języka) -
(nazwisko tłumacza)”;
2) na pierwszej stronie dodatkowo numer, pod jakim zostały zarejestrowane
w odpowiedniej ewidencji, numer egzemplarza wykonanej kopii, odpisu,
wypisu, wyciągu lub tłumaczenia;
3) na ostatniej stronie dodatkowo napis „Za zgodność z oryginałem” i odcisk
tuszowej pieczęci z nazwą jednostki lub komórki organizacyjnej, w której
sporządzono kopię, odpis, wypis, wyciąg lub tłumaczenie.
2. Zgodność z oryginałem kopii, odpisu, wypisu lub wyciągu, o których mowa w ust. 1,
potwierdza czytelnie imieniem i nazwiskiem kierownik jednostki lub komórki
organizacyjnej albo inna osoba przez niego upoważniona, a tłumaczenia - osoba
dokonująca tłumaczenia.
3. Fakt sporządzenia kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia, o których mowa
w ust. 1, odnotowuje się, z zastrzeżeniem ust. 5, na ostatniej stronie dokumentu, z
którego sporządzono kopię, odpis, wypis, wyciąg lub tłumaczenie, przez
umieszczenie adnotacji informującej o:

5
1) nazwie jednostki lub komórki organizacyjnej, w której sporządzono kopię,
odpis, wypis, wyciąg lub tłumaczenie;
2) liczbie egzemplarzy sporządzonych kopii, odpisów, wypisów, wyciągów lub
tłumaczeń;
3) dacie sporządzenia kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia;
4) numerze, pod jakim kopia, odpis, wypis, wyciąg lub tłumaczenie zostały
zarejestrowane w odpowiedniej ewidencji.
4. Adnotacje, o których mowa w ust. 3 pkt 1-3, wpisuje się przed wykonaniem kopii,
odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia, natomiast numer, pod jakim zostały
zarejestrowane w odpowiedniej ewidencji, nanosi się po wykonaniu kopii, odpisu,
wypisu, wyciągu lub tłumaczenia.
5. Na kopiach, odpisach, wypisach, wyciągach i tłumaczeniach materiałów, o których
mowa w § 5 oraz § 9-10, zawierających informacje niejawne o klauzuli „poufne” lub
wyższej dokonuje się adnotacji określonych w ust. 3.
6. W przypadku wykonania kopii, odpisu, wypisu, wyciągu i tłumaczenia z materiałów,
o których mowa w ust. 5 dokonujący tej czynności informuje o tym ich nadawcę lub
wykonawcę.
7. W przypadku wykonywania kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia
materiałów archiwalnych zgromadzonych w archiwach państwowych oraz archiwach
państwowych wyodrębnionych, nie dokonuje się czynności, o których mowa w ust. 3,
z tym że do materiałów dołącza się kartę informacyjną, na której każdorazowo
umieszcza się informację o wykonaniu kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub
tłumaczenia. W karcie powinno zamieszczać się adnotacje, o których mowa w ust. 3.

§ 14
Traci moc rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 5 października 2005 r. w sprawie
sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzuli tajności, a także zmiany
nadanej klauzuli tajności (Dz.U. Nr 205, poz. 1696).

§ 15
Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem ………………..


Prezes Rady Ministrów
6
UZASADNIENIE
Rozporządzenie stanowi wykonanie delegacji ustawowej wyrażonej w art. 6 ust. 9
ustawy z dnia ……………………….. o ochronie informacji niejawnych oraz o zmianie
niektórych ustaw (Dz. U. …………..), zwanej dalej „ustawą”.
Konieczność wydania nowego rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów

w sprawie sposobu oznaczania materiałów zawierających informacje niejawne, umieszczania
na nich klauzul tajności, a także zmiany lub znoszenia nadanej klauzuli tajności wynika z
niezbędności dostosowania przepisów aktu wykonawczego do fundamentalnych zmian
wprowadzonych do systemu ochrony informacji niejawnych wraz z ustawą.
Podstawą przygotowania projektu stała się potrzeba kompleksowego unormowania
oznaczania informacji niejawnych niezależnie od sposobu ich utrwalania.
W § 1 zawarto ogólne informacje na temat sposobu i rodzaju oznaczeń klauzul
tajności wprowadzonych w ustawie, korzystając z dotychczasowego dorobku i wprowadzając
jednocześnie możliwość nadawania poszczególnym częściom materiału różnych klauzul
tajności.
W § 2 wprowadzono „słowniczek” zawierający wyjaśnienie występujących w
rozporządzeniu terminów teleinformatycznych.
W § 3 określono sposób oznaczania materiałów zawierających informacje niejawne,
utrwalone w formie pisemnej, zatem najczęściej występującej i nazywanej generalnie
„pismem”. W § 4 uregulowano sposób oznaczania pism stanowiących załączniki.
W stosunku do dotychczasowych regulacji w tym zakresie zaproponowane zmiany
obejmują likwidację podawania numeru dokumentu z Dziennika Ewidencji Wykonanych
Dokumentów, zwanego dalej „DEWD”, bowiem dążąc do uproszczenia sposobu
rejestrowania postanowiono o likwidacji tej ewidencji. Wartym wskazania jest, iż odstąpienie
od prowadzenia tej dodatkowej ewidencji było m.in. powodowane rozszerzającym się
zastosowaniem systemów teleinformatycznych, co w coraz większym stopniu skutkować
będzie ograniczeniem, a docelowo nawet wyeliminowaniem papierowego obiegu
dokumentacji.
Co ważne, przy identyfikowaniu osoby przygotowującej pismo ograniczono się tylko
do pojęcia „wykonawcy”, zamiast stosowanego wcześniej rozróżnienia występującego w
DEWD – „wykonujący” oraz „sporządzający”. Zasadnym jest wyjaśnienie, iż o zastąpieniu
pojęcia „sporządzający” i „wykonawca”, jednym określeniem „wykonawca” zadecydowało
dążenie do jak największego uproszczenia dotychczasowo obowiązujących przepisów, przy
jednoczesnym wprowadzeniu pojęcia generalno-abstrakcyjnego zawierającego większy
zakres semantyczny, a zarazem umożliwiającego ewentualne zastosowanie wewnętrznych
uregulowań uszczegóławiających stosowanie przepisów niniejszego rozporządzenia.
Porządkowo zastosowano również jednolitą terminologię, co do wskazania osoby
przygotowującej dokument lub materiał jako „wykonawcy” i co do podejmowanych przez
nią czynności, czyli przygotowania dokumentacji jako „wykonania”.
Co ważne, zmiana przepisów wymagała odstąpienia od dotychczasowych rozwiązań
dotyczących „przedłużania” lub „skracania” okresów ochrony. Wskutek takich działań
zlikwidowano obowiązek przeglądu dokumentów - co niewątpliwie mogłoby się wiązać ze
zmianą obowiązujących oznaczeń - przed ewentualnym udostępnieniem lub przekazaniem
dokumentu osobom spoza jednostki lub komórki organizacyjnej. Co istotne, określenie,
w jakim terminie lub po wystąpieniu, jakiego wydarzenia, dokument stanie się jawny stało
się suwerenną decyzją osoby uprawnionej do jego podpisania lub oznaczania innego niż
dokument materiału – art. 6 ust. 2 ustawy.

7