Zagubione dokumenty a odpowiedzialność pracodawcy

Przeczytaj także: Akta osobowe: dostęp a ochrona danych pracownika

Zgodnie z rozporządzeniem MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, szef ma prawo wymagać od kandydata ubiegającego się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów:

• wypełnionego kwestionariusza osobowego wraz z niezbędną liczbą fotografii,
• świadectwa pracy z poprzedniego miejsca pracy,
• dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
• świadectwa ukończenia szkoły podstawowej - w przypadku osoby niepełnoletniej, ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
• orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
• innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Ponadto osoba, która ubiega się o zatrudnienie może przedłożyć jeszcze dodatkowe dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy od poprzednich pracodawców oraz dokumenty, w których znajdują się informacje niezbędne do uzyskania szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

Jednocześnie, w myśl § 1 ust. 3 rozporządzenia szef ma prawo przechowywać w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Oryginałów tych dokumentów może żądać tylko i wyłącznie do wglądu lub w celu sporządzenia ich odpisów albo kopii.

Trzeba przyznać, że sytuacja, w której dochodzi do zaginięcia np. świadectwa ukończenia studiów podyplomowych jest dość skomplikowana. Żaden przepis nie stanowi bowiem, że na pracodawcy bądź osobie odpowiedzialnej za dokumenty (np. kadrowej) spoczywa jakakolwiek odpowiedzialność z tego tytułu.

Per analogiam zastosowanie w takim przypadku może znaleźć art. 99 § 1-2 K.p., w myśl którego pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Jeżeli więc zatrudnionemu nie uda się odzyskać dyplomu studiów i dowiedzie on, że na skutek tego poniósł szkodę w postaci niemożności podjęcia nowego zatrudnienia, pracodawca powinien wypłacić mu odszkodowanie.

W opinii SN, roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez zakład pracy wskutek niezwrócenia pracownikowi dokumentów złożonych przez niego w związku ze stosunkiem pracy nie powinno być wyższe niż takie samo roszczenie związane z niewydaniem świadectwa pracy. A zatem, powinno wynieść wysokość wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z powodu niedostarczenia stosownego dokumentu przyszłemu pracodawcy, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni.

Warto dodać, że ciężar dowodu spoczywa tu na pracowniku. Innymi słowy, musi on udowodnić, że przyszły pracodawca uzależniał jego zatrudnienie od przedstawienia dyplomu. W przeciwnym razie odszkodowanie nie będzie przysługiwać.

Omawianemu tu zagadnieniu warto przyjrzeć się również z perspektywy ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Stosownie do art. 7 w/w ustawy, pracodawca, który przetwarza dane pracownika zawarte w jego aktach osobowych, staje się ich administratorem. Na administratorze spoczywa zaś obowiązek stosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych. W szczególności chodzi tu o zabezpieczenie ich przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem (por. art. 36 ust. 1 ustawy).

Nieodpowiednie zabezpieczenie danych godzi jednak nie tylko w przepisy ustawy o danych osobowych. Może zostać również uznane za naruszenie dóbr osobistych pracownika (art. 11¹K.p.). W tym aspekcie warto jednak zaznaczyć, że sąd nie ma obowiązku zasądzić zadośćuczynienia w każdym przypadku naruszenia dóbr osobistych. Bierze tu bowiem pod uwagę całokształt zaistniałych okoliczności, w tym winę sprawcy, jej stopień oraz rodzaj naruszonego dobra (por. wyrok SN z 19 kwietnia 2006 r., II PK 245/05, OSNP 2007, Nr 7-8, poz. 101).