Zmiany w stażu pracy a dane osobowe pracownika. Jakich informacji może żądać pracodawca?

Przeczytaj także: Na co w praktyce przełożą się zmiany w stażu pracy od 2026 roku?

Planowane zmiany w zasadach ustalania stażu pracy budzą duże zainteresowanie zarówno wśród pracowników, jak i pracodawców. Nowe regulacje mają uwzględniać nie tylko okresy zatrudnienia na umowie o pracę, ale także inne formy aktywności zawodowej – m.in. umowy zlecenia, działalność gospodarczą czy współpracę B2B. Choć zmiany te mają poprawić sytuację wielu osób na rynku pracy, pojawia się przy nich istotny, często pomijany wątek – ochrona danych osobowych.

Zmiany w liczeniu stażu pracy oznaczają, że pracodawcy będą częściej sięgać po informacje o wcześniejszej aktywności zawodowej pracownika. I tu pojawia się pytanie: jakie dane rzeczywiście są niezbędne, a które wykraczają poza prawo – tłumaczy Karolina Praszek-Gołębiewska, prawniczka i specjalistka ds. bezpieczeństwa informacji.

Staż pracy a zakres danych – nie wszystko wolno

Nowe przepisy mogą wymagać od pracowników potwierdzenia okresów zatrudnienia także poza klasyczną umową o pracę. Nie oznacza to jednak, że pracodawca ma prawo do pełnej historii zawodowej pracownika ani wglądu w szczegóły umów cywilnoprawnych czy rozliczeń finansowych.

Pracownik ma obowiązek udokumentować okresy, które chce zaliczyć do stażu pracy, ale nie oznacza to automatycznie zgody na ujawnianie wszystkich warunków współpracy z poprzednimi podmiotami. Wystarczające powinno być potwierdzenie okresu wykonywania pracy lub działalności – podkreśla Karolina Praszek-Gołębiewska.

Z punktu widzenia RODO kluczowa pozostaje zasada minimalizacji danych – pracodawca może przetwarzać wyłącznie te informacje, które są niezbędne do realizacji konkretnego celu, w tym przypadku ustalenia uprawnień pracowniczych wynikających ze stażu pracy.

Umowa o pracę, zlecenie, B2B – różne podstawy, te same zasady ochrony danych

Zmiany w stażu pracy mogą sprawić, że do działów kadr trafią dokumenty dotyczące umów zlecenia, kontraktów menedżerskich czy jednoosobowej działalności gospodarczej. To obszar szczególnie wrażliwy z perspektywy ochrony danych.

Pracodawca nie ma prawa żądać kopii umów zlecenia, kontraktów B2B ani informacji o wynagrodzeniu osiąganym u innych podmiotów. Takie dane są nadmiarowe i nieproporcjonalne do celu, jakim jest ustalenie stażu pracy – wyjaśnia ekspertka ds. bezpieczeństwa informacji.

W praktyce oznacza to, że pracownik może przedstawić zaświadczenie, oświadczenie lub inny dokument potwierdzający okres aktywności zawodowej, bez ujawniania szczegółów handlowych czy finansowych.

Kadry pod presją – rośnie ryzyko naruszeń danych

Rozszerzenie zasad liczenia stażu pracy to także większe wyzwanie organizacyjne dla pracodawców. Do firm trafi więcej dokumentów, często zawierających dane wrażliwe, które muszą być odpowiednio zabezpieczone.

Każdy nowy proces kadrowy to potencjalne ryzyko naruszenia danych. Jeżeli dokumenty są przechowywane w formie papierowej, przesyłane e-mailem bez zabezpieczeń lub gromadzone „na zapas”, ryzyko wycieku znacząco rośnie – ostrzega Karolina Praszek-Gołębiewska.

W przypadku umów cywilnoprawnych czy działalności gospodarczej łatwo o nadmiar informacji, które nie tylko nie są potrzebne, ale wręcz mogą narazić pracodawcę na odpowiedzialność prawną.

Rola Inspektora Ochrony Danych – kluczowy element bezpieczeństwa informacji

W tym kontekście szczególnego znaczenia nabiera rola Inspektora Ochrony Danych (IOD). To właśnie IOD w organizacji odpowiada za doradztwo w zakresie prawidłowego przetwarzania danych osobowych, ocenę ryzyk oraz nadzór nad zgodnością procesów kadrowych z przepisami RODO.

Kwestie związane z pozyskiwaniem i weryfikacją danych na potrzeby ustalania stażu pracy powinny być konsultowane z inspektorem ochrony danych. Jego udział nie jest formalnością, lecz realnym wsparciem dla pracodawcy i istotnym elementem systemu bezpieczeństwa informacji w firmie – podkreśla Karolina Praszek-Gołębiewska.

Zaangażowanie IOD pozwala nie tylko ograniczyć ryzyko naruszeń i kar finansowych, ale także uporządkować procedury, określić minimalny zakres wymaganych danych oraz zapewnić pracownikom transparentność procesu.

Obowiązek informacyjny i odpowiedzialność pracodawcy

Pracodawca, który zbiera dane w celu ustalenia stażu pracy, musi spełnić obowiązek informacyjny wynikający z RODO – jasno wskazać cel przetwarzania danych, zakres, podstawę prawną oraz okres ich przechowywania.

Dane dotyczące wcześniejszego zatrudnienia nie mogą być przetwarzane w nieskończoność. Po ustaleniu uprawnień pracowniczych powinny zostać ograniczone lub usunięte zgodnie z zasadą ograniczenia przechowywania – podkreśla ekspertka.

Brak procedur i jasnych zasad w tym zakresie może skutkować nie tylko skargami pracowników, ale także karami finansowymi.

Zdaniem Karoliny Praszek-Gołębiewskiej kluczowa jest świadomość obu stron. – Pracownicy powinni wiedzieć, że mają prawo pytać, dlaczego dane są zbierane i w jakim zakresie. Pracodawcy z kolei muszą pamiętać, że nowe przepisy o stażu pracy nie znoszą obowiązków wynikających z RODO. Prawo pracy i ochrona danych muszą iść w parze – podsumowuje.

Zmiany w stażu pracy mają poprawić sytuację pracowników, ale tylko wtedy, gdy będą wdrażane z poszanowaniem prywatności i bezpieczeństwa informacji. W przeciwnym razie dobre intencje mogą przerodzić się w kosztowne problemy prawne.