Najczęstsze błędy w umowach i fakturach, które powodują opóźnienie płatności

Przeczytaj także: Opóźnione płatności pogrążają transport - czy nowe prawo to zmieni?

Do Pactus.eu bardzo często trafiają sprawy, w których usługa została wykonana prawidłowo, ale przez błędy formalne lub źle skonstruowaną dokumentację pojawiają się poważne trudności z wyegzekwowaniem zapłaty. To sytuacje, w których nie można jednoznacznie powiedzieć, że roszczenie jest bezpodstawne, ale jego uzyskanie może być znacznie bardziej czasochłonne lub kosztowne.

Umowa zawarta z jednym podmiotem, faktura wystawiona na inny

Częsty błąd spotykany w praktyce to rozdzielenie podmiotów: zlecenie pochodzi od firmy A, ale faktura wystawiana jest na firmę B – np. klienta końcowego lub podmiot powiązany kapitałowo. Co do zasady, taka konstrukcja umowy nie jest sprzeczna z prawem - musimy jednak być bardzo czujni i sprawdzić, czy płatnikiem naszej usługi nie jest firma o wątpliwej moralności płatniczej.

Jeśli płatnikiem faktury za wykonaną usługę jest podmiot, który jest powszechnie uznawany za dłużnika, możemy się spodziewać, że taka konstrukcja umowy może mieć na celu tak naprawdę wyłudzenie wykonania usługi – wyjaśnia Jacek Dżumak, specjalista do spraw windykacji z Pactus.eu.

To szczególnie dotkliwy problem, gdy wierzyciel decyduje się na skierowanie sprawy do sądu – nawet uzyskanie prawomocnego nakazu zapłaty wobec firmy pogrążonej w długach nie daje gwarancji odzyskania należności za wykonany przewóz, a brak środków po stronie dłużnika może skutecznie uniemożliwić wypłatę przewoźnego.

Błędy w fakturach nie unieważniają roszczenia – ale mogą opóźnić płatność

Faktura z formalnym błędem nie przekreśla prawa do zapłaty, ale może dać płatnikowi pretekst do wstrzymania przelewu. Najczęstsze uchybienia w tym zakresie to:

• błędne dane odbiorcy lub brak wskazania zleceniodawcy,
• brak numeru zlecenia lub powiązania z konkretnym transportem,
• niepełne opisy usług,
• pomyłki w stawce VAT lub błędna waluta,
• błędny kurs przeliczenia przewoźnego, np. zastosowanie kursu z niewłaściwego dnia lub z innego źródła niż przewidziane w zleceniu.

Takie drobne błędy są często wykorzystywane jako sposób na „kupienie czasu”. Dłużnik odmawia płatności, żąda korekty, przesuwa termin – a wszystko to w granicach formalnie uzasadnionych wątpliwości. W efekcie firma czeka na płatność tygodniami lub miesiącami – mówi Jacek Dżumak z Pactus.eu.

Karne terminy i formalne pułapki w zleceniach

W zleceniach przewozu pojawiają się często dodatkowe wymogi formalne, np. konieczność doręczenia kompletu dokumentów (faktury, CMR, listu przewozowego) w bardzo krótkim czasie po wykonaniu usługi – np. w ciągu 3 dni roboczych. Brak ich dotrzymania może skutkować automatycznym przesunięciem terminu płatności.

W takich przypadkach wystarczy jeden dzień opóźnienia w dosłaniu dokumentów, by termin zapłaty został formalnie odsunięty o kolejne tygodnie. To realne ryzyko utraty płynności finansowej dla przewoźnika, który przecież już poniósł koszty realizacji usługi – zaznacza ekspert z Pactus.eu.

Powszechną i dopuszczalną praktyką zleceniodawców jest wplatanie w warunki zlecenia zapisów mówiących o konieczności doręczenia faktury i dokumentów przewozowych na adres korespondencyjny, który jest odmienny od adresu prowadzonej działalności. W przypadku niespełnienia tego wymogu narażamy się na możliwość podważenia momentu rozpoczęcia naliczania terminu płatności faktury, który najczęściej jest momentem doręczenia kompletu dokumentów na zgodny ze zleceniem adres. Stąd - jak radzą eksperci z Pactus.eu - warto te warunki zawsze dokładnie przeanalizować – a jeśli są niekorzystne, negocjować przed przyjęciem zlecenia.

Nieprecyzyjne lub niezgodne z prawem kary umowne

Kary umowne w transporcie stały się powszechnym elementem zleceń, jednak wiele z nich jest skonstruowanych w sposób nieprawidłowy. Przykładem są postanowienia, które określają karę jedynie w przybliżony sposób – np. „do wysokości przewoźnego”. Taki zapis nie spełnia wymogu precyzyjnego określenia wysokości kary umownej lub sposobu jej wyliczenia, co może czynić go niewiążącym i łatwym do zakwestionowania w razie sporu.

Takie zapisy są problematyczne ponieważ nie pozwalają jednoznacznie określić wysokości kary już w momencie zawierania umowy. A to jest warunek, który musi być spełniony, by kara umowna była skuteczna. W przeciwnym razie może być uznana za nieważną – tłumaczy Jacek Dżumak.

Szczególną ostrożność należy zachować w przypadku kar za opóźnienie na rozładunek w transporcie międzynarodowym. Choć często pojawiają się w umowach, ich egzekucja jest mocno ograniczona.

Konwencja CMR dopuszcza możliwość dochodzenia roszczenia odszkodowawczego – a nie tytułem kary umownej – za opóźnienie, ale jedynie przez faktycznego nadawcę bądź odbiorcę przesyłki. Zleceniodawca, który próbuje egzekwować karę umowną w transporcie międzynarodowym za opóźnienie w rozładunku, działa bez podstawy prawnej – przypomina specjalista ds. windykacji z Pactus.eu.

Dokumentacja - wszystko musi się zgadzać

Brak podpisanego dokumentu przewozowego (np. listu CMR) lub brak jego jednoznacznego powiązania z wystawioną fakturą to jedna z częstszych przyczyn odmowy zapłaty. Zdarza się również, że przewoźnicy przesyłają skany lub zdjęcia dokumentów, które są nieczytelne lub nie zawierają podpisu odbiorcy – co w praktyce może zostać potraktowane jako brak dowodu wykonania usługi.

Warto jednak stanowczo podkreślić: takie uchybienia w dokumentacji nie pozbawiają przewoźnika prawa do wynagrodzenia za należycie wykonaną usługę. Mogą jednak zostać wykorzystane przez kontrahenta jako podstawa do zakwestionowania zasadności płatności – zwłaszcza jeśli warunki współpracy określały precyzyjne wymogi co do formy i kompletności dokumentów. W przypadku sporu dotyczącego formalnych braków, wiele firm windykacyjnych odmawia prowadzenia sprawy, uznając ją za wierzytelność sporną – mówi Jacek Dżumak z Pactus.eu.

W takich sytuacjach jedyną drogą do odzyskania należności może być postępowanie przed niezawisłym sądem.

Formalności to tarcza, nie biurokracja

W codziennej praktyce transportowej łatwo uznać dokumentację za zbędny ciężar. Ale to właśnie dobrze skonstruowana umowa, prawidłowo wystawiona faktura, klarowny przepływ dokumentów i realistyczne terminy chronią interesy przewoźnika.

W windykacji nie wygrywa ten, kto wykonał usługę najlepiej, ale ten, kto może to udowodnić w sposób niebudzący wątpliwości. Naszym zadaniem, jako partnera windykacyjnego jest nie tylko odzyskiwanie pieniędzy, ale również uświadamianie firm, jak mogą zabezpieczyć się na etapie zawierania umowy i fakturowania – podkreśla Jacek Dżumak.