eGospodarka.pl

eGospodarka.plPrawoPrawo dla biznesu › Dyrektywa o sygnalistach - rodzaje kanałów zgłoszeniowych

Dyrektywa o sygnalistach - rodzaje kanałów zgłoszeniowych

2021-10-13 11:50

Dyrektywa o sygnalistach - rodzaje kanałów zgłoszeniowych

Jakimi kanałami sygnalista dokonuje zgłoszenia? © pixabay.com

Zbliża się termin 17.12.2021 r., który jest ostateczny na wdrożenie wymagań zawartych w Dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Dyrektywa o sygnalistach nakłada obowiązek wprowadzenia odpowiednich rozwiązań przez tysiące podmiotów publicznych oraz podmiotów prywatnych, szczególnie tych zatrudniających ponad 250 pracowników.

Przeczytaj także: Dyrektywa o sygnalistach ma być wdrożona do 17 grudnia 2021

Co jest najważniejsze w cały akcie prawnym?
  1. Posiadanie stosowanych procedur chroniących sygnalistę wewnątrz organizacji.
  2. Zapewnienie korespondencji z sygnalistą we wskazanych terminach w sposób bezpieczny, anonimowy i szyfrowany w celu umożliwienia zgłoszenia naruszenia przez kanał zgłoszeniowy.

Dziś swoją uwagę skupimy na kanale zgłoszeniowym.

Dotychczas dużo powiedziano o tym, kto jest sygnalistą, jakie ma prawa oraz jakie ma obowiązki podmiot, który musi wdrożyć Dyrektywę o sygnalistach.

Jak ważny jest wybór odpowiedniego kanału zgłoszeniowego i jakie są wobec niego wymagania świadczy chociażby to, że aż 73 razy pojęcie to pojawia się w oficjalnym tłumaczeniu na język polski Dyrektywy o sygnalistach. Poświęcony temu tematowi jest rozdział II „ZGŁOSZENIA WEWNĘTRZNE I DZIAŁANIA NASTĘPCZE”, a w szczególności artykuły 7 i 8. Mowa w nich jest o konieczności zapewnienia odpowiednich narzędzi do zgłaszania naruszeń wewnątrz organizacji.

fot. pixabay.com

Jakimi kanałami sygnalista dokonuje zgłoszenia?

Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie.


Co Dyrektywa przewiduje?


W przypadku, kiedy zachodzi ryzyko działań odwetowych sygnalista może z pominięciem kanału wewnętrznego zgłosić nieprawidłowość bezpośrednio przez kanał zewnętrzny lub ujawnić publicznie posiadane informacje. Jednakże, zgodnie z przepisami, stworzenie odpowiednich warunków dla sygnalisty powinno przyczynić się do promowania w organizacjach dobrej komunikacji i społecznej odpowiedzialności przedsiębiorstw, gdzie osoby dokonujące zgłoszenia postrzega się jako osoby istotnie przyczyniające się do samodzielnej naprawy i doskonałości w ramach organizacji. Zgłoszenia na temat naruszeń powinny docierać do wyznaczonych osób, które dysponują największymi możliwościami zbadania danego problemu oraz uprawnieniami do jego rozwiązania. Osoby takie powinny być odpowiednio umocowane w organizacji, powinny również cechować się wysoką etyką zawodową oraz dużym doświadczeniem życiowym i zawodowym. Ponadto jest również istotne to, by w celu skutecznego wykrywania naruszeń prawa Unii i zapobiegania im, informacje docierały do odpowiedzialnych osób szybko i skutecznie.

Wewnętrzne kanały zgłoszeniowe


Wewnętrzny kanał zgłoszeniowy powinien zatem zostać tak zaprojektowany, ustanowiony i obsługiwany, aby zapewniał anonimowość osobie dokonującej zgłoszenia i osobie trzeciej wymienionej w zgłoszeniu. Dostęp do informacji uzyskanych od sygnalisty powinny mieć tylko osoby upoważnione. Ustanowione kanały zgłoszeniowe muszą umożliwiać dokonywanie zgłoszeń na piśmie lub ustnie.

Zgłoszenie ustne może być dokonane:
  • telefonicznie,
  • za pomocą innych systemów komunikacji głosowej lub
  • za pomocą bezpośredniego spotkania.

Zgłoszenie pisemne może być dokonane:
  • listownie,
  • z wykorzystaniem skrzynki-wrzutki znajdującej się na terenie organizacji,
  • za pomocą dedykowanego konta e-mail,
  • za pośrednictwem platformy online,
  • za pośrednictwem platformy typu intranet.

Przy wyborze kanału zgłoszeniowego ważnym aspektem jest:
  1. zapewnienie ochrony przed potencjalnymi działaniami odwetowymi,
  2. anonimowość i bezpieczeństwo,
  3. komunikacja z sygnalistą, w tym odpowiedź na zgłoszenie i przekazanie informacji dotyczących działań podjętych w wyniku zgłoszenia.

Ze wszystkich dostępnych kanałów, najbardziej odpowiednie są te, które umożliwią sprawną komunikację z sygnalistą (tzn. utrzymanie relacji aż do zakończenia sprawy), w dostępnej platformie przez 24 godziny i przez 7 dni w tygodniu. Wewnętrzny kanał umożliwia korespondencję z osobą dokonującą zgłoszenia bez wykorzystywania jego danych osobowych potrzebnych do komunikacji. Jednocześnie daje to dodatkowe zabezpieczenie przed ujawnieniem tożsamości sygnalisty większej grupie osób. Ułatwi to stosowanie procedur dotyczących ochrony sygnalisty i ograniczy stosowanie możliwego odwetu na nim.

Oczywiście, będą za tym szły również nadużycia. Ale o tym, jak przed tym się zabezpieczyć, będzie mowa w kolejnym artykule.

Marek Doering

oprac. : eGospodarka.pl eGospodarka.pl

Przeczytaj także


Skomentuj artykuł Opcja dostępna dla zalogowanych użytkowników - ZALOGUJ SIĘ / ZAREJESTRUJ SIĘ

Komentarze (0)

DODAJ SWÓJ KOMENTARZ

Eksperci egospodarka.pl

1 1 1

Wpisz nazwę miasta, dla którego chcesz znaleźć jednostkę ZUS.

Wzory dokumentów

Bezpłatne wzory dokumentów i formularzy.
Wyszukaj i pobierz za darmo: