Dyrektywa o sygnalistach - rodzaje kanałów zgłoszeniowych

Przeczytaj także: Dyrektywa o sygnalistach ma być wdrożona do 17 grudnia 2021

Co jest najważniejsze w cały akcie prawnym?

1. Posiadanie stosowanych procedur chroniących sygnalistę wewnątrz organizacji.
2. Zapewnienie korespondencji z sygnalistą we wskazanych terminach w sposób bezpieczny, anonimowy i szyfrowany w celu umożliwienia zgłoszenia naruszenia przez kanał zgłoszeniowy.

Dziś swoją uwagę skupimy na kanale zgłoszeniowym.

Dotychczas dużo powiedziano o tym, kto jest sygnalistą, jakie ma prawa oraz jakie ma obowiązki podmiot, który musi wdrożyć Dyrektywę o sygnalistach.

Jak ważny jest wybór odpowiedniego kanału zgłoszeniowego i jakie są wobec niego wymagania świadczy chociażby to, że aż 73 razy pojęcie to pojawia się w oficjalnym tłumaczeniu na język polski Dyrektywy o sygnalistach. Poświęcony temu tematowi jest rozdział II „ZGŁOSZENIA WEWNĘTRZNE I DZIAŁANIA NASTĘPCZE”, a w szczególności artykuły 7 i 8. Mowa w nich jest o konieczności zapewnienia odpowiednich narzędzi do zgłaszania naruszeń wewnątrz organizacji.

Co Dyrektywa przewiduje?

W przypadku, kiedy zachodzi ryzyko działań odwetowych sygnalista może z pominięciem kanału wewnętrznego zgłosić nieprawidłowość bezpośrednio przez kanał zewnętrzny lub ujawnić publicznie posiadane informacje. Jednakże, zgodnie z przepisami, stworzenie odpowiednich warunków dla sygnalisty powinno przyczynić się do promowania w organizacjach dobrej komunikacji i społecznej odpowiedzialności przedsiębiorstw, gdzie osoby dokonujące zgłoszenia postrzega się jako osoby istotnie przyczyniające się do samodzielnej naprawy i doskonałości w ramach organizacji. Zgłoszenia na temat naruszeń powinny docierać do wyznaczonych osób, które dysponują największymi możliwościami zbadania danego problemu oraz uprawnieniami do jego rozwiązania. Osoby takie powinny być odpowiednio umocowane w organizacji, powinny również cechować się wysoką etyką zawodową oraz dużym doświadczeniem życiowym i zawodowym. Ponadto jest również istotne to, by w celu skutecznego wykrywania naruszeń prawa Unii i zapobiegania im, informacje docierały do odpowiedzialnych osób szybko i skutecznie.

Wewnętrzne kanały zgłoszeniowe

Wewnętrzny kanał zgłoszeniowy powinien zatem zostać tak zaprojektowany, ustanowiony i obsługiwany, aby zapewniał anonimowość osobie dokonującej zgłoszenia i osobie trzeciej wymienionej w zgłoszeniu. Dostęp do informacji uzyskanych od sygnalisty powinny mieć tylko osoby upoważnione. Ustanowione kanały zgłoszeniowe muszą umożliwiać dokonywanie zgłoszeń na piśmie lub ustnie.

Zgłoszenie ustne może być dokonane:

• telefonicznie,
• za pomocą innych systemów komunikacji głosowej lub
• za pomocą bezpośredniego spotkania.

Zgłoszenie pisemne może być dokonane:

• listownie,
• z wykorzystaniem skrzynki-wrzutki znajdującej się na terenie organizacji,
• za pomocą dedykowanego konta e-mail,
• za pośrednictwem platformy online,
• za pośrednictwem platformy typu intranet.

Przy wyborze kanału zgłoszeniowego ważnym aspektem jest:

1. zapewnienie ochrony przed potencjalnymi działaniami odwetowymi,
2. anonimowość i bezpieczeństwo,
3. komunikacja z sygnalistą, w tym odpowiedź na zgłoszenie i przekazanie informacji dotyczących działań podjętych w wyniku zgłoszenia.

Ze wszystkich dostępnych kanałów, najbardziej odpowiednie są te, które umożliwią sprawną komunikację z sygnalistą (tzn. utrzymanie relacji aż do zakończenia sprawy), w dostępnej platformie przez 24 godziny i przez 7 dni w tygodniu. Wewnętrzny kanał umożliwia korespondencję z osobą dokonującą zgłoszenia bez wykorzystywania jego danych osobowych potrzebnych do komunikacji. Jednocześnie daje to dodatkowe zabezpieczenie przed ujawnieniem tożsamości sygnalisty większej grupie osób. Ułatwi to stosowanie procedur dotyczących ochrony sygnalisty i ograniczy stosowanie możliwego odwetu na nim.

Oczywiście, będą za tym szły również nadużycia. Ale o tym, jak przed tym się zabezpieczyć, będzie mowa w kolejnym artykule.

Marek Doering