Wynagrodzenie pracownika: obowiązki pracodawcy i ewidencja księgowa

Przeczytaj także: Koszty na przełomie roku podatkowego

Umowa na czas nieokreślony

Jest to najkorzystniejsza dla pracownika umowa o pracę. Nie zawiera w swej treści terminu końcowego - trwa, dopóki nie nastąpi jej rozwiązanie. Mogą ją poprzedzać umowy na okres próbny albo na czas określony lub obydwa rodzaje umów terminowych . Pracodawca wypowiadający tę ę ma obowiązek wskazania przyczyny uzasadniającej jej wypowiedzenie (art. 30 § 4 k.p.).

Patrz bliżej wyrok Sądu Najwyższego - Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z dnia 1 grudnia 2016 r., I PK 86/16, Legalis:
W wypadku wskazania przez pracodawcę jako przyczyny wypowiedzenia utraty zaufania spowodowanej zaistnieniem określonych zdarzeń, w pierwszej kolejności należy zatem ocenić, czy wskazane przez pracodawcę okoliczności mogły uzasadnić utratę zaufania do pracownika, a następnie pod warunkiem pozytywnego rozstrzygnięcia tej kwestii, czy utrata zaufania w tych okolicznościach uzasadnia dokonanie wypowiedzenia umowy o pracę.

W przeciwieństwie do rozwiązania przez zakład pracy umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 § 2 k.p.) przepisy Kodeksu pracy nie ograniczają terminem możliwości wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę. Okresu tego z góry sprecyzować nie można. Będzie on zależał od całokształtu okoliczności faktycznych.

Jeżeli pracownik po stwierdzeniu uchybień i zaniedbań pracuje potem przez dłuższy czas (półtora roku lub dwa lata) bez zastrzeżeń do jego pracy ze strony pracodawcy, to wypowiedzenie mu po upływie tego czasu umowy o pracę z powołaniem się na owe uchybienia lub zaniedbania jako przyczynę wypowiedzenia mogłoby zostać ocenione jako nadużycie prawa podmiotowego przez pracodawcę na podstawie art. 8 k.p.

Obowiązki pracodawcy

Umowa o pracę określa strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, ( art 29 k.p.), w szczególności:

• rodzaj pracy;
• miejsce wykonywania pracy;
• wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia;
• wymiar czasu pracy;
• termin rozpoczęcia pracy.

Poza sporządzeniem umowy o pracę, obowiązkiem pracodawcy jest w szczególności poinformowanie informuje pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o:

• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
• wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
• obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
• układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty,
• a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy - dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy (art. 29 par. 3 k.p.)

Zgodnie z art. 94 k.p., pracodawca jest obowiązany w szczególności:

• zaznajamiać pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami;
• organizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy;
  • organizować pracę w sposób zapewniający zmniejszenie uciążliwości pracy, zwłaszcza pracy monotonnej i pracy w ustalonym z góry tempie;
  • przeciwdziałać dyskryminacji w zatrudnieniu, w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, a także ze względu na zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy;
• zapewniać bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz prowadzić systematyczne szkolenie pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• terminowo i prawidłowo wypłacać wynagrodzenie;
• ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych;
• stwarzać pracownikom podejmującym zatrudnienie po ukończeniu szkoły prowadzącej kształcenie zawodowe lub szkoły wyższej warunki sprzyjające przystosowaniu się do należytego wykonywania pracy;
• zaspokajać w miarę posiadanych środków socjalne potrzeby pracowników;
• stosować obiektywne i sprawiedliwe kryteria oceny pracowników oraz wyników ich pracy;
• prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników;
• przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem;
• wpływać na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego.

KOSZTY PODATKOWE

Podatnicy mogą zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wynagrodzenia pracowników dopiero w momencie postawienia do dyspozycji pracownika. Powyższe dotyczy również składek na ubezpieczenie społeczne pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, a także składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Zgodnie z 22 ust 6ba i 6bb ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - dalej u.p.d.o.f. – należności z tytułu umów o pracę stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Jeżeli warunek terminowej wypłaty nie zostanie spełniony, wynagrodzenia można wpisać do kosztów w dacie ich wypłaty. Podobnie składki ZUS w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone w terminie wynikającym z odrębnych przepisów.


Wypłacane wynagrodzenia i inne należności wypłacane przez zakład pracy, pracodawcy powinni rozliczać w kosztach podatkowych z zastosowaniem metody memoriałowej.

Jednakże warunkiem stosowania metody memoriałowej , czyli zaliczenia wskazanych należności w ciężar kosztów podatkowych już w miesiącu, za który są należne, jest ich wypłata lub postawienie do dyspozycji pracownika w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Postawienie wynagrodzenia do dyspozycji pracownika występuje wówczas, gdy pracodawca dysponuje środkami na wynagrodzenie i stworzy pracownikowi możliwość odbioru tego wynagrodzenia, np. w kasie lub z konta bankowego a pracownik tych pieniędzy nie pobierze we wskazanym terminie.

Jeśli natomiast pracodawca spóźni się z przekazaniem wynagrodzenia, rozliczy je w kosztach dopiero w miesiącu wypłaty.

Reasumując: wynagrodzenia np. : za styczeń, wypłacane do 10 lutego, ujmuje się w kosztach uzyskania przychodów już w styczniu (w miesiącu, za który są należne). Składki ZUS za styczeń, o ile nie zostaną zapłacone do 15 lutego, tylko zgodnie z przepisami do 15 marca (lub z opóźnieniem, po 15 marca), ujmuje się w kosztach podatkowych w miesiącu zapłaty.

Przykład:

1. Podatnik A jest zobowiązany wypłacać wynagrodzenia do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który są należne. Za styczeń 2017 r. wypłacił je 9 lutego a więc może zaliczyć je do kosztów podatkowych w miesiącu styczniu.
2. Podatnik B wypłaca zgodnie z regulaminem wynagrodzenie do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który są należne. Wynagrodzenie za marzec 2017 r. wypłacił 13 kwietnia . Może je zaliczyć do kosztów podatkowych dopiero w kwietniu.

Ewidencja kosztów wynagrodzenia w PKPiR

Zgodnie z pkt 12 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów- rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów( Dz. U. z 2017 r. poz. 728) ), w kolumnie 12 tej księgi, zatytułowanej "Wynagrodzenia w gotówce i w naturze" wpisuje się kwotę wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom (w gotówce i w naturze). A więc w kolumnie 12 księgi ewidencjonuje się wynagrodzenie brutto zawierające m.in. zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, składkę na ubezpieczenie chorobowe i składkę na ubezpieczenie zdrowotne w części finansowanej przez pracownika. Te składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika nie podlegają już oddzielnie wpisowi w odrębnych kolumnach, natomiast składki płacone przez pracodawcę podlegają oddzielnemu księgowaniu w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez płatnika (oraz na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych) mogą być kosztem w miesiącu, za który są należne wynagrodzenia, pod warunkiem że zostaną opłacone w miesiącu:

• za który są należne – w terminie wynikającym z odrębnych przepisów,
• następnym (w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony) - nie później niż do 15 dnia tego miesiąca.

Przykład:
Wynagrodzenie pracownika za marzec 2017 r. w kwocie brutto 1000 zł zostało wypłacone w ostatnim dniu tego miesiąca. Składki ubezpieczeniowe finansowane przez pracownika (emerytalna, rentowa i chorobowa) wyniosły łącznie np.: 187,10 zł, natomiast suma składek obciążających pracodawcę (składka emerytalna, rentowa, wypadkowa, FP i FGŚP) równa była np.: 207,90 zł. Założono, że pracodawca opłaca składkę wypadkową w wysokości 1,93 proc. podstawy wymiaru. Składki zostały zapłacone do ZUS 15 kwietnia 2017 r.

Podatnik zaewidencjonuje to zdarzenie następująco:

• wynagrodzenie w kwocie brutto 1000 zł w ciężar kosztów marca 2017 r. w kolumnie 12 podatkowej księgi przychodów i rozchodów;
• składki na ubezpieczenia społeczne pracowników w części finansowanej przez pracodawcę naliczone od wynagrodzeń wypłaconych w marcu. i zapłacone do ZUS w kwietniu r. w kwocie 207,90 zł - w ciężar kosztów kwietnia w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Pracodawca, który w obowiązującym go terminie wypłaci pracownikowi tylko część należnego mu wynagrodzenia, w miesiącu, za który wynagrodzenie jest należne, może zaliczyć do kosztów tylko tę część. Natomiast pozostałą kwotę pensji rozliczy w miesiącu zapłaty. Składki od częściowo wypłaconego wynagrodzenia należy uwzględnić w kosztach zgodnie z przedstawionymi wcześniej zasadami.

Przykład:
Podatnik zgodnie z regulaminem wynagradzania, wypłaca wynagrodzenia za dany miesiąc do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który są należne.

Ponieważ miał trudności finansowe wypłacił w dniu 9 kwietnia tylko 60% kwoty wynagrodzeń przysługujących pracownikom za marzec 2017 r. Wypłacone wynagrodzenie podatnik zaliczy do kosztów uzyskania przychodów w marcu. Składki na ubezpieczenia społeczne od wypłaconych wynagrodzeń wpłacił do ZUS 15 maja 2017 r . zakładki (w części finansowanej przez płatnika) podatnik do kosztów w maju 2017 r