E-mail marketing: jak to robić zgodnie z prawem?

Przeczytaj także: E-mail marketing: 8 kroków do efektywnej kampanii powitalnej

Otrzymując dziesiątki niechcianych maili dziennie można odnieść wrażenie, że w tej dziedzinie marketingu nie obowiązują żadne zasady. Tymczasem niemal każdy aspekt kontaktu z potencjalnym klientem jest szczegółowo opisany i obwarowany konkretnymi warunkami, jakie przedsiębiorca powinien spełnić zanim przekaże odbiorcy swoją ofertę. Jeśli tego nie robi, a niestety w wielu przypadkach tak właśnie się dzieje, naraża się na konsekwencje prawne.

Rozsyłanie niezamówionej informacji handlowej zostało uznane za wykroczenie i, zgodnie z art. 24 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, grozi za nie kara grzywny w wysokości od 20 do 5 000 zł. Ściganie następuje na wniosek pokrzywdzonego, a więc potencjalnie każdej osoby, do której bezprawnie przesłaliśmy ofertę. Na podstawie art. 18 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, takie praktyki są również uznawane za czyn nieuczciwej konkurencji. To z kolei może zgłosić inny przedsiębiorca lub organizacja zajmująca się ochroną praw przedsiębiorców – tłumaczy Konrad Gałaj-Emiliańczyk, prawnik i ekspert ds. danych osobowych w ODO 24.

Jak więc prowadzić e-mail marketing, aby był zgodny z obowiązującymi przepisami?

Konstrukcja informacji handlowej

Opracowując wzór informacji handlowej, należy zadbać o to, aby zawierała ona wszystkie, wymagane prawem elementy, tj.:

• oznaczenie podmiotu, na którego zlecenie dana informacja jest rozpowszechniana, wraz z jego adresami elektronicznymi,
• wyraźny opis form działalności promocyjnej, w tym obniżek cenowych, nieodpłatnych świadczeń, itp., związanych z promowanym towarem lub usługą,
• określenie warunków niezbędnych do skorzystania z oferty,
• wszystkie inne informacje, które mogą mieć wpływ na określenie zakresu odpowiedzialności stron, w tym w szczególności ostrzeżenia i zastrzeżenia.

Adres e-mail

Niezwykle istotny jest również adres e-mail, na który przesyłana jest informacja handlowa. Warto wiedzieć, że bez uzyskania zgody informacje handlowe od dnia 25 grudnia 2014 r. już nie mogą być kierowane na adresy nieoznaczone, tzw. funkcyjne, np.: biuro@nazwafirmy.pl czy kadry@nazwafirmy.pl. Jeśli natomiast mamy do czynienia z adresem imiennym, wskazującym konkretną osobę, np. jan.kowalski@nazwafirmy.pl lub jan.kowalski@nazwadomeny.pl, dodatkowo musimy odebrać zgodę na przetwarzanie danych osobowych. W obu przypadkach musimy uzyskać stosowną zgodę (art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną).

Szczególną grupą adresów są adresy e-mail osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą i spółek prawa cywilnego. Ze względu na to, że przepisy są tu dość niejednoznaczne, zaleca się, aby adresy imienne traktować jak adresy osób fizycznych i uzyskiwać od nich zgodę na przesłanie informacji.

Zgoda na przesłanie informacji handlowej

Aby zgodnie z prawem przesłać ofertę potencjalnemu klientowi, należy wcześniej zapytać go, czy się na to zgadza. Teoretycznie wystarczyłoby w tym celu wysłać krótkie zapytanie mailowe, np. o takiej treści:

W imieniu firmy ABC Sp. z o.o. zwracamy się z uprzejmą prośbą o udzielenie zgody na przesłanie Państwu informacji handlowej na temat najnowszych produktów kosmetycznych, oferowanych przez naszą firmę. Aby wyrazić taką zgodę, prosimy o kliknięcie TUTAJ (link).

Jednak w opinii Urzędu Komunikacji Elektronicznej samo zapytanie może już być naruszeniem prawa do prywatności. Dodatkowo, ze względu na to, że imienne adresy mailowe mogą stanowić dane osobowe, zalecamy, aby w stopce maila zamieścić informację stanowiącą dopełnienie obowiązku informacyjnego, wynikającego z art. 25 ustawy o ochronie danych osobowych. Informacja może wyglądać następująco:

Informujemy, że Państwa dane pochodzą z ogólnie dostępnych źródeł / zostały zakupione od firmy XYZ. Administratorem danych jest … (nazwa administratora danych - zgodnie z zawartą umową) z siedzibą przy ulicy … (adres administratora danych). Zakres gromadzonych danych ogranicza się do … (posiadane informacje o podmiocie). Dane osobowe, będące w posiadaniu administratora danych, przetwarzane są w celu … (cel przetwarzania danych, np. marketing własnych produktów i usług) i nie przewiduje się ich przekazywania podmiotom trzecim / mogą być przekazywane partnerom handlowym administratora.
Mają Państwo prawo dostępu do swoich danych oraz ich poprawiania. Ponadto, mogą Państwo zażądać zaprzestania przetwarzania danych oraz mają Państwo prawo wniesienia sprzeciwu wobec ich przekazywania innemu administratorowi danych.

Ofertę handlową, zawierającą szczegóły oferty można skierować jedynie na adresy osób, które wyraziły na to zgodę.

Nie tylko maile

Warto na koniec podkreślić, że zapisy ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną nie ograniczają się jedynie do ofert przesyłanych drogą mailową. Dotyczą one w równym stopniu wiadomości SMS, portali społecznościowych oraz komunikatorów internetowych. Pamiętajmy o tym, gdy następnym razem będziemy promować swoje produkty czy usługi!