Umowa o zachowaniu poufności

Przeczytaj także: Odpowiedzialność za naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa

Obowiązujące przepisy prawne chronią przedsiębiorców w sposób niewystarczający. Zakres tajemnicy firmy na gruncie przepisów o ochronie uczciwej konkurencji nierzadko nie obejmuje bowiem wszystkich okoliczności, których ujawnienie mogłoby zaszkodzić interesom gospodarczym przedsiębiorcy. Z kolei przepisy prawa cywilnego nakładają na negocjujących obowiązek zachowania poufności w odniesieniu do informacji, które ujawniono z wyraźnym jej zastrzeżeniem. Jest więc to regulacja niepraktyczna – oparcie się na niej zmuszałoby bowiem negocjujących do zastrzegania poufności przy każdej kolejno ujawnianej okoliczności.

Mając na uwadze powyższe, jeśli w toku negocjacji planujemy ujawnić poufne informacje, zalecane jest zawarcie umowy o zachowaniu poufności (non disclosure agreement; NDA). Jej szczegółowa treść będzie zależna od tego, jakie informacje i w jaki sposób będą podlegały ujawnieniu oraz jaki zakres ich wykorzystania strony dopuszczają. W każdym wypadku kluczowe jest właściwe zdefiniowanie okoliczności objętych zakresem informacji poufnych. Pamiętać należy przy tym, że druga strona może mieć dostęp nie tylko do treści, które zostaną jej celowo przekazane. Definicje należy sformułować tak, żeby w razie sporu sądowego ciężar dowodu (co do tego, czy dana informacja mogła zostać ujawniona) spoczywał na podmiocie ujawniającym. To on powinien zadbać o to, żeby ujawniając dane, był pewien, że jest do tego uprawniony. Kluczowe będzie tu zatem precyzyjne określenie zakresu dopuszczalnego wykorzystania informacji poufnych uzyskanych w toku negocjacji oraz jasne opisanie procedury zwolnienia od obowiązku zachowania poufności.

NDA powinna regulować nie tylko kwestie zakazu ujawniania informacji poufnych, ale także zakaz ich wykorzystywania przez drugą stronę w sposób inny niż przewidziany w umowie (np. wyłącznie dla potrzeb sformułowania oferty czy przeprowadzenia negocjowanej jednorazowej kampanii marketingowej). Powinna również określać obowiązki związane z zabezpieczeniem informacji przed dostępem osób niepowołanych oraz sposób postępowania z nimi po zakończeniu negocjacji lub współpracy (na podstawie już wynegocjowanej umowy).

Ważne jest również by pamiętać, iż nasz kontrahent współpracuje z podmiotami, które mogą być jego kooperantami przy świadczeniu usług, które chcielibyśmy u niego zamówić. W takim wypadku trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie, czy godzimy się na to, aby takie podmioty mogły mieć dostęp do informacji poufnych o naszym przedsiębiorstwie? Kwestie ich zabezpieczenia oraz odpowiedzialności za ujawnienie czy nieuprawnione wykorzystanie również należy uregulować w umowie.

Typowa odpowiedzialność odszkodowawcza polegająca na obowiązku naprawnienia szkody poniesionej na skutek naruszenia umowy przez dłużnika, może być niewystarczająca w wypadku naruszenia obowiązku poufności. W praktyce precyzyjne udowodnienie szkody w tym wypadku jest bowiem mocno utrudnione. W związku z tym zdecydowanie zaleca się stosowanie dodatkowych instrumentów zabezpieczenia, wśród których najpopularniejszym jest kara umowna. Oczywiście należy wykorzystywać ją w sposób umiejętny - m.in. tak, żeby umożliwić sobie dochodzenie odszkodowania uzupełniającego w stosunku do kary umownej, czy też ograniczyć możliwość skutecznego występowania przez dłużnika z żądaniem zmniejszenia wysokości kary.

Na sam koniec nie należy zapominać o ustaleniu terminu trwania obowiązku zachowania poufności i niewykorzystywania danych. Niestety prawo nie zawsze daje przedsiębiorcom pełnię swobody w tym zakresie bez ryzyka narażania się na naruszenie przepisów o ochronie konkurencji. Wbrew pozorom nie jest również optymalnym rozwiązaniem zastosowanie umowy na czas nieokreślony. Nie wiąże ona bowiem wcale „na wieczność”, a tylko do czasu wypowiedzenia, którego nie sposób skutecznie wykluczyć.