Jak sprawdzić prawidłowość reprezentacji firmy?

Przeczytaj także: Pełnomocnictwo a prokura

W przypadku umów z cudzoziemcami lub zagranicznymi osobami prawnymi należy przeanalizować kwestię właściwości prawa polskiego lub prawa obcego.

Proszę także zwrócić uwagę, że strony mogą być reprezentowane "same przez się" (tj. osoba fizyczna przez siebie samego, a osoba prawna przez swoich przedstawicieli, np. członków zarządu) lub też przez osoby trzecie, mające jednak prawo do jej reprezentowania na mocy ustawy lub czynności prawnej.

W tym pierwszym przypadku możemy mieć do czynienia z reprezentacją podmiotu przez upadłego czy kuratora, w tym drugim - przez pełnomocnika czy prokurenta.

W każdym z tych przypadków osoba podająca się za reprezentanta kontrahenta powinna przedstawić prawidłowe umocowanie (postanowienie sądu w przypadku kuratora, wpis do KRS w przypadku prokurenta czy pełnomocnictwo w przypadku pełnomocnika). W przypadku pełnomocnictwa koniecznie należy sprawdzić jego zakres oraz czy zostało ono udzielone tej osobie, która z Państwem zawiera umowę, a zwłaszcza czy zostało udzielone przez umocowane do tego osoby. Oczywiście mamy do czynienia z szeregiem regulacji wyjątkowych i tu jedynie w charakterze przykładu wspomnę o spółce z o.o. w organizacji, która może być reprezentowana przez zarząd albo pełnomocnika, powołanego jednomyślną uchwałą wspólników (art. 161 § 2 ksh).

W przypadku odpisów z KRS czy zaświadczeń z ewidencji działalności gospodarczej nie ma czegoś takiego jak termin ważności. W obrocie powszechnie przyjmuje się jednak, że dokumenty te nie powinny być wystawione wcześniej niż na 3 miesiące przed datą transakcji. W przypadku poważniejszych kontraktów wskazane jest poproszenie partnera o jeszcze aktualniejszy dokument.

Zawsze, gdy macie Państwo do czynienia z osobą podającą się za pełnomocnika, musicie poprosić o dokument pełnomocnictwa. Natomiast zazwyczaj nie ma potrzeby sięgania do wzorów podpisów, zwłaszcza że wzory te są składane w zasadzie jedynie przez członków zarządu i przechowywane w aktach rejestrowych danej spółki.

Podstawa prawna:

• art. 37 § 1 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego,
• art. 161 § 2 Kodeksu spółek handlowych.

Portal SpolkaZoo.pl - serwis dla członków zarządów spółek z o.o. Praktyczne porady z zakresu prawa handlowego i zarządzania spółką, przydatne wzory dokumentów, informacje o zmianach w prawie.