Potwierdzanie okresu zatrudnienia

Przeczytaj także: Zaświadczenie od pracodawcy na wniosek pracownika

Pytanie: Czy umowę o pracę z poprzedniego miejsca pracy pracownika można potraktować jako dokument potwierdzający okres zatrudnienia, który można umieścić w części A akt osobowych, czy też potwierdzeniem będzie świadectwo lub zaświadczenie z ostatniego miejsca pracy?

Odpowiedź: Okres poprzedniego zatrudnienia pracownika (w Polsce) powinien być potwierdzony świadectwem pracy. Umowa o pracę nie potwierdza faktycznego okresu zatrudnienia ani nie przekazuje kolejnemu pracodawcy informacji niezbędnych do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczenia społecznego.

1. Podstawowym dokumentem potwierdzającym okres zatrudnienia jest świadectwo pracy

W części A akt osobowych pracodawca przechowuje dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Do dokumentów tych zalicza się m.in. świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie.

Podstawowym dokumentem potwierdzającym okres pracy jest więc świadectwo pracy, które pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

2. Umowa o pracę nie zawiera wszystkich potrzebnych pracodawcy informacji

W przypadku gdy pracownik nie dysponuje świadectwem pracy, co do zasady, nie ma zakazu, aby potwierdzać okres zatrudnienia umową o pracę z poprzedniego miejsca pracy, jednak przydatność takiej umowy może być bardzo ograniczona. Należy bowiem zauważyć, iż umowa nie potwierdza faktycznego okresu zatrudnienia, a jedynie planowany okres zatrudnienia, na jaki strony zawarły umowę. Pracodawca z umowy o pracę nie dowie się bowiem o tym, czy stosunek pracy nie został wcześniej (tj. przed datą wskazaną na umowie) rozwiązany. Nie ma zatem pewności, jak długo pracownik pozostawał w zatrudnieniu. Co więcej, wykazanie konkretnego (planowanego) okresu zatrudnienia możliwe będzie tylko w przypadku umowy zawartej na czas określony, w przypadku umowy na czas nieokreślony nie uzyskamy informacji o dacie ustania zatrudnienia.

Ponadto umowa o pracę nie zawiera informacji umieszczanych w świadectwie pracy niezbędnych do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczenia społecznego, dotyczących np. urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, czy korzystania z innych uprawnień lub świadczeń przewidzianych przepisami prawa pracy (takich jak urlop wychowawczy czy zwolnienie na opiekę nad dzieckiem).

Pracownik powinien więc dostarczyć nowemu pracodawcy świadectwo pracy, a jeżeli jego zatrudnienie w poprzednim miejscu pracy jest kontynuowane - zaświadczenie o zatrudnieniu potwierdzające okres zatrudnienia. Pracodawca nie powinien natomiast określać okresu poprzedniego zatrudnienia pracownika na podstawie umowy o pracę.

Ważne!
Pracodawca nie wydaje świadectwa pracy - popełnia wykroczenie

W przypadku problemów z uzyskaniem świadectwa pracy istnieje możliwość zwrócenia się o pomoc do inspektora pracy. Niewydanie pracownikowi świadectwa pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone karą grzywny do 30.000 zł.

Podstawa prawna:

• art. 97 § 1 i § 2, art. 282 § 1 pkt 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94),
• § 1 ust. 1 pkt 2, § 6 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286),
• § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. z 1996 r. nr 60, poz. 282).

Portal Kadrowy - odpowiedzi ekspertów prawa pracy. Porady wraz z podstawą prawną otrzymasz na skrzynkę. Dajemy gwarancję profesjonalnej odpowiedzi. W portalu do pobrania m.in. wzory, wskaźniki, kalkulatory, akty prawne.