eGospodarka.pl
eGospodarka.pl poleca

eGospodarka.plPrawoPrawo dla biznesu › Zgoda na przetwarzanie danych osobowych

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych

2011-11-21 13:51

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych

© fot. mat. prasowe

Większa wiedza o klientach, o ich zakupach, możliwościach, pozwala do nich skuteczniej dotrzeć, odnowić kontakt za jakiś czas, zaproponować nowe towary, lepsze usługi. Znajomość klientów - a to do tego niezbędne są ich dane osobowe - to też większe bezpieczeństwo obrotu gospodarczego, mniej niesolidnych kontrahentów i dłużników. Bez wątpienia śmiało można uznać, że przetwarzanie dany osobowych umożliwia rozwój przedsiębiorstwa i dlatego dane osobowe warto przetwarzać jak najdłużej i jak najwięcej.

Przeczytaj także: Struktura zbioru danych osobowych

Wiadomo, że dane osobowe można przetwarzać tylko wtedy, gdy na to pozwala prawo. tj. gdy spełnia się tzw. przesłanki legalności przetwarzania danych określone w art. 23i 27. Wśród nich należy wyróżnić szczególną podstawę przetwarzania danych osobowych, którą stosuje się wtedy, gdy żadna inna przesłanka nie ma zastosowania – zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Dzięki niej możliwe jest przetwarzanie prawie że dowolnych danych osobowych i w prawie dowolnym celu, o ile uzyska się na to prawidłowo zgodę osoby.

Pojęcie i forma zgody

Z ustawowej definicji zgody nie wynikają szczegółowe zasady formułowania zgody tj. co powinna zawierać, ani też w jakiej formie powinna być udzielona. Pojęcie zgody zdefiniowanie zostało w art. 7 pkt 5 ustawy:

oświadczenie woli, którego treścią jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych tego, kto składa oświadczenie; zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści

Definicja oświadczenia woli w kodeksu cywilnego (art 60 k.c.) stanowi, że:

„wola osoby dokonywającej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny (oświadczenie woli)”

W doktrynie prawa stanowiska są rozbieżne, czy aby na pewno zgoda pojmowana jako oświadczenie woli może być postrzegana przez pryzmat kodeksu cywilnego. Wydaje się, że tak, należy jednak zwrócić uwagę na wyraz „treścią” w ustawowej definicji zgody, co oznacza, że wola osoby powinna być wypełniona treścią, nie może być odgadnięta z zachowania osoby, z jej intencji.

Bez wątpienia zgoda nie może być ani domniemana, ani dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści. Pytanie o zgodę powinno zostać sformułowane jednoznacznie, powinno też wyróżniać się spośród innych pytań. Oznacza to, że np. nie można uznawać za zgodę akceptacji regulaminu świadczenia usługi, w którym nie znajdują się zapisy o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych, gdyż będzie to właśnie domniemanie zgody. Domniemanie występuje wtedy, gdy wyciąga się wniosek z jakiegoś innego prawdziwego twierdzenia. Dorozumienie od domniemania różni się tym, że wniosek wyciągany jest na podstawie domysłu, stanowi jakby domyślenie się zgody.

Naczelny Sąd Administracyjnego w wyroku z dn. 4 kwietnia 2003 r., sygn. akt II SA 2135/02 podkreślił, że „zgoda musi mieć charakter wyraźny, a jej wszystkie aspekty muszą być jasne dla podpisującego w momencie jej wyrażania. Czynności takiej nie konwaliduje późniejsze poinformowanie o treści regulaminu, ani możliwość zgłoszenia zastrzeżeń wobec pewnych form przetwarzania danych”, zaznaczając także, iż „wyrażający zgodę musi mieć w momencie jej zawarcia świadomość tego, co kryje się pod tym pojęciem”.

Zgoda powinna być wyrażona świadomie. Grupy roboczej art. 29 w sprawie pojęcia zgody, uznaje, że „brak kliknięcia nie może być uznany za jednoznaczną zgodę”. Dlatego w serwisie internetowym pola do zaznaczenia wyrażenia zgody nie powinny być domyślnie zaznaczone, osoba powinna je sama zaznaczyć. W przeciwnym wypadku można spotkać się z zarzutem, że zgoda nie była świadomie wyrażona (osoba nic nie „zaznaczała”).

Wyrażenie zgody nie musi mieć formy pisemnej, zgoda może być wyrażona w dowolny sposób (np. mailem, telefonicznie), tylko w niektórych sytuacjach zgoda musi być udzielona na piśmie:
  • gdy przetwarzane będą dane wrażliwe (sensytywne),
  • gdy dane mają być przekazywane na podstawie zgody do państwa trzeciego.
Na wszelki wypadek, jeśli to możliwe, warto dokumentować wszystkie zgody, umożliwi to w razie potrzeby udowodnienie faktu zebrania zgody. Pewnym kłopotem może być dokumentowanie zgód udzielanych elektronicznie, w takich sytuacjach należy odnotowywać inne dane, które mogą stanowić dowód, np. numer IP, identyfikator osoby (o ile jest zalogowana w np. serwisie internetowym). Datę wyrażenia zgody należy zawsze odnotowywać.

Przypomnę ponownie, że szczególnie istotne jest prawidłowe określenie celu zbierania danych, bo później jego zmiana będzie wymagać spełnienia obowiązku informacyjnego, a to znowu będzie wymagało sporego nakładu pracy, nie mówiąc o tym, że w takiej sytuacji osoby na nowy, zmieniony cel przetwarzania mogą się nie zgodzić zgłaszając sprzeciw.

Zgody na przetwarzanie danych osobowych nie wolno wymuszać, ma ona charakter dobrowolny. Jeśli podanie danych osobowych jest obowiązkowe, należy wskazać przepis prawa, który do tego zobowiązuje, w przeciwnym wypadku podanie danych jest dobrowolne. Podanie danych może być niezbędne do realizacji umowy, wtedy w treści zgody użyć należy określenia „podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do…”.

Ustawodawca uznał, że zawarcie umowy z osobą pozwala na przetwarzanie jej danych, nie należy wtedy zbierać zgody, bo dążenie osoby do zawarcia i jej zawarcie stanowi wystarczające oświadczenie woli. Wyjątkiem będzie świadczenie usług w zamian za zgodę na przetwarzanie danych osobowych np. udostępnianie darmowych skrzynek poczty elektronicznej.

 

1 2 ... 4

następna

oprac. : Difin S.A. Difin S.A.

Przeczytaj także

Eksperci egospodarka.pl

1 1 1

Wpisz nazwę miasta, dla którego chcesz znaleźć jednostkę ZUS.

Wzory dokumentów

Bezpłatne wzory dokumentów i formularzy.
Wyszukaj i pobierz za darmo: