Wydanie świadectwa pracy w ostatnim dniu zatrudnienia

Przeczytaj także: Świadectwo pracy po ustaniu zatrudnienia

Pytanie: Czy wydanie pracownikowi zatrudnionemu do 22 czerwca świadectwa pracy z datą wystawienia 21 czerwca jest błędem? (w dacie zatrudnienia uwzględniono okres zatrudnienia do 22 czerwca). ZUS zwrócił uwagę na datę wystawienia dokumentu (uważa, że jest błędne, pomimo prawidłowych dat zatrudnienia i rozwiązania stosunku pracy) i prosi o wystawienie świadectwa jeszcze raz, wraz z adnotacją na świadectwie o anulowaniu poprzedniego świadectwa pracy.

Odpowiedź: Nie jest błędem sporządzenie świadectwa pracy wcześniej niż w ostatnim dniu zatrudnienia. ZUS nie ma podstaw, aby kwestionować takie działanie pracodawcy. Nie zaleca się jednak wydawania świadectwa pracy pracownikowi wcześniej niż w ostatnim dniu zatrudnienia.

1. Przepisy nie zakazują wcześniejszego sporządzania świadectwa pracy, ale…

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy, zawierające informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego.

Zgodnie z przepisami rozporządzenia dotyczącego wydawania świadectwa pracy pracodawca wydaje dokument bezpośrednio pracownikowi albo osobie upoważnionej przez pracownika na piśmie - w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy, a jeżeli nie jest to możliwe, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy, przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem poczty albo doręcza je w inny sposób. Kopię świadectwa pracy przechowuje się w aktach osobowych pracownika.

Przepisy określają więc termin, w jakim pracownik powinien otrzymać świadectwo pracy, nie regulują natomiast samego terminu sporządzenia świadectwa. Pracodawca może więc przygotować świadectwo wcześniej i wręczyć je pracownikowi w ostatnim dniu pracy. Oczywiście wcześniejsze przygotowanie świadectwa pracy może wiązać się z koniecznością jego sprostowania, jeśli jeszcze w okresie zatrudnienia pracownik udałby się na zwolnienie lekarskie czy skorzystał z urlopu wypoczynkowego.

Jeżeli jednak świadectwo pracy, w sytuacji opisanej w pytaniu, nie zawiera błędnych informacji (w tym w szczególności dotyczących okresu zatrudnienia), nie ma żadnych podstaw do tego, aby ZUS kwestionował prawidłowość świadectwa pracy z tego powodu, iż zostało ono wystawione w dniu poprzedzającym rozwiązanie stosunku pracy.

2. …pracodawca nie powinien wydawać świadectwa przed zakończeniem stosunku pracy

O ile świadectwo pracy może być sporządzane wcześniej niż przypada termin rozwiązania stosunku pracy, o tyle uznaje się, że pracodawca, co do zasady, nie powinien wydawać świadectwa wcześniej niż w ostatnim dniu zatrudnienia. Tylko wyjątkowo, gdy zakończenie stosunku pracy przypada na dzień wolny od pracy, w praktyce uznaje się, że pracodawca może wydać pracownikowi świadectwo w ostatnim dniu faktycznego wykonywania pracy (najlepiej po zakończeniu dniówki pracownika).

Wydawanie świadectwa pracy wcześniej niż w ostatnim dniu zatrudnienia zawsze wiąże się z ryzykiem pracodawcy umieszczenia w świadectwie pracy nieprawdziwych informacji i koniecznością jego sprostowania, np. gdy pracownik niespodziewanie w ostatnim dniu zatrudnienia zachoruje.

Podstawa prawna:

• art. 97 § 1 i § 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94),
• § 2 i § 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. z 1996 r. nr 60, poz. 282).

Portal Kadrowy - odpowiedzi ekspertów prawa pracy. Porady wraz z podstawą prawną otrzymasz na skrzynkę. Dajemy gwarancję profesjonalnej odpowiedzi. W portalu do pobrania m.in. wzory, wskaźniki, kalkulatory, akty prawne.