Odpowiedzialność porządkowa (uregulowana przepisami z art. 108-113 KP) polega na stosowaniu przez pracodawcę określonych form negatywnej oceny danego pracownika w postaci kar porządkowych czyli:

1. upomnienia,
2. nagany,
3. kary pieniężnej.

Odpowiedzialność porządkowa różni się przy tym od odpowiedzialności odszkodowawczej w ten sposób, iż jej podstawową przesłanką jest samo niewłaściwe zachowanie się pracownika naruszające obowiązki pracownicze. Może się zdarzyć, że naganne zachowanie się pracownika równocześnie powoduje szkodę w mieniu pracodawcy – owszem – ale nie stanowi to warunku koniecznego do zastosowania odpowiedzialności porządkowej wobec sprawcy przewinienia.

Za jedno przekroczenie pracodawca może wymierzyć tylko jedną karę porządkową, co oznacza że nie ich można kumulować. Na przykład za spożywanie alkoholu w czasie pracy można wymierzyć: albo karę upomnienia, albo naganę, albo karę pieniężną – niedopuszczalne jest wymierzanie za takie przewinienie równocześnie obu albo trzech wymienionych kar. To samo dotyczy takiego przewinienia, które narusza równocześnie kilka obowiązków pracowniczych np. nietrzeźwy pracownik zakłóca porządek w pracy i niszczy mienie pracodawcy i narusza dobra osobiste współpracowników. Nie wyklucza to jednak zastosowania wobec takiego pracownika innych form odpowiedzialności np. odpowiedzialności materialnej (jeśli pracownik swym nagannym zachowaniem wyrządził szkodę pracodawcy), odpowiedzialności karnej lub wykroczeniowej (jeżeli zachowanie się pracownika zawiera znamiona przestępstwa lub wykroczenia), odpowiedzialności zawodowej.

Kara pieniężna polega na potrąceniu z wynagrodzenia za pracę określonych kwot, które nie mogą być wyższe od jednodniowego takiego wynagrodzenia za jedno przekroczenie, względnie za jeden dzień nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy. Łączne kwoty wynikające z kar pieniężnych w omawianym okresie nie mogą przekroczyć dziesiątej części wynagrodzenia ukaranego tą karą pracownika, i to po dokonaniu ustawowo dopuszczalnych potrąceń. Wpływy z kar pieniężnych nie trafiają do prywatnej szkatuły prezesa, ale przeznacza się je na poprawę warunków bhp w miejscu pracy.

Obok bezprawności działania danego pracownika naruszającego obowiązek pracowniczy (np. poprzez zepsucie surowców, narzędzi, urządzeń), podstawową przesłanką odpowiedzialności porządkowej jest wina umyślna lub wina nieumyślna. Chodzi więc również o subiektywną stronę tej odpowiedzialności (zob. orzeczenie SN z 4.03.1999 r., IPKN 605/98, OSNP 2000, nr 8, poz. 307). Wina zachodzi przede wszystkim wówczas, gdy pracownik rozmyślnie popełnił czyn sprzeczny z porządkiem pracy czy z regulaminem pracy, względnie umyślnie nie przestrzegał obowiązujących przepisów bhp oraz przepisów przeciwpożarowych. Mamy wówczas do czynienia z winą umyślną, raczej wyjątkowo występującą w ramach postępowania porządkowego. W praktyce częściej występuje bowiem wina nieumyślna w postaci lekkomyślności lub niedbalstwa danego pracownika.

Zdarza się, że pracownik nie ma pełnej świadomości, iż jego postępowanie – działanie albo zaniechanie – jest sprzeczne z omówionymi wyżej zasadami, dotyczącymi należytego wykonywania obowiązków pracowniczych (por. art. 108 w zw. z art. 100 KP), chociaż bezprawność swojego działania mógł i powinien przewidywać. Należy przy tym pamiętać, że obowiązki pracownicze w omawianym zakresie wynikają nie tylko z mocy ustawy i postanowień regulaminowych lub układowych, ale także są zakotwiczone w indywidualnej umowie o pracę oraz w poprawnych poleceniach i wskazówkach – pochodzących czy to wprost od pracodawcy, czy też od przełożonych danego pracownika.

Całokształt okoliczności faktycznych danego naruszenia obowiązków pracowniczych może dopiero wskazywać na jego stronę obiektywną (tj. bezprawność działania) oraz na stronę subiektywną (tj. winę umyślną lub nieumyślną, względnie na brak jakiejkolwiek winy danego pracownika).

Wina pracownika podlega stopniowaniu i przy stosowaniu kar porządkowych należy mieć na uwadze nie tylko rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, ale również stopień winy pracownika (np. zły zamiar, lekkomyślność, niedbalstwo). Pracodawca powinien także przy stosowaniu kar porządkowych uwzględniać inne okoliczności konkretnej sprawy, np. zakładowy staż pracy obwinionego pracownika, a w tym zwłaszcza dotychczasowy jego stosunek do wykonywanej pracy (por. art. 111 KP).