Podwójne akta osobowe pracowników

Przeczytaj także: Akta osobowe: dostęp a ochrona danych pracownika

Pytanie: Firma posiada trzy oddziały w różnych miejscowościach. Jednostka macierzysta zatrudnia pracowników i w związku z całym procesem rekrutacji cała dokumentacja (także akta osobowe) przygotowywana i przechowywana jest właśnie w tej jednostce Czy w pozostałych oddziałach mogą być również tworzone te same akta osobowe? Umowy sporządzamy w 3 jednobrzmiących egzemplarzach ( dla jednostki macierzystej, oddziału, pracownika) Czy są szczególne zasady dotyczące tworzenia takich „podwójnych” akt osobowych?

Odpowiedź: Pracodawca w sytuacji opisanej w pytaniu może prowadzić akta osobowe pracowników w 2 jednostkach, przy czym jedne akta będą miały charakter pomocniczy. Nie ma odrębnych zasad przewidujących taką sytuację, a więc pracodawca powinien stosować się do powszechnie obowiązujących przepisów dotyczących prowadzenia akt osobowych pracowników.

1. Przepisy nie zakazują prowadzenia „podwójnych” akt osobowych

Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca ma obowiązek założyć i prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe. Akta te dzielą się na 3 części:

• w części A przechowuje się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
• w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,
• w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Zwykle pracodawcy prowadzą akta osobowe w jednym egzemplarzu. Oznacza to, że dla każdego pracownika sporządzona jest oddzielna teczka akt osobowych, w której znajdują się odpowiednie dokumenty, ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane.

Formalnie nie ma jednak przeszkód prawnych, aby pracodawca będący spółką posiadającą oddziały w różnych miejscowościach prowadził „podwójnie” akta osobowe, przy zastrzeżeniu, że akta przechowywane w siedzibie spółki oraz w oddziale nie będą różnić się zawartością, a więc będą znajdować się w nich takie same dokumenty.

2. Jedne z akt osobowych powinny mieć pomocniczy charakter

Z uwagi na fakt, iż niektóre dokumenty, np. orzeczenie lekarskie z przeprowadzonych badań okresowych, wydawane są dla pracodawcy w jednym egzemplarzu (oraz kopia dla pracownika), w jednej teczce musiałby być przechowywany oryginał dokumentu, a w drugiej jego kopia. Z tych względów należałoby uznać, iż jedne z akt osobowych miałyby charakter pomocniczy.

Żadne przepisy nie przewidują specjalnych regulacji w przypadku prowadzenia podwójnych akt osobowych pracowników, a zatem pracodawca prowadząc takie akta powinien stosować ogólne przepisy dotyczące dokumentacji pracowniczej.

Podstawa prawna:

• art. 94 pkt 9a ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94),
• § 6 ust. 1, ust. 2, ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286).

Portal Kadrowy - odpowiedzi ekspertów prawa pracy. Porady wraz z podstawą prawną otrzymasz na skrzynkę. Dajemy gwarancję profesjonalnej odpowiedzi. W portalu do pobrania m.in. wzory, wskaźniki, kalkulatory, akty prawne.