Akta osobowe pracownika stanowią zbiór najważniejszych dokumentów, pism i oświadczeń związanych ze stosunkiem pracy określonego pracownika. Zazwyczaj jest to gruba teczka opatrzona nazwą „Akta osobowe” oraz imieniem i nazwiskiem pracownika. Kwestie dotyczące prowadzenia akt osobowych pracownika reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. 2009, nr 115, poz. 971). Zgodnie z nim, prawidłowo prowadzone akta osobowe pracownika powinny składać się z trzech części:

1. części A, w której znajdują się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
2. części B, która zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,
3. części C, obejmującej dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie

Zgodnie z § 1 wspomnianego rozporządzenia, pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie:

1. wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, który zawiera takie dane jak: imię i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, obywatelstwo, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, numer i seria dowodu osobistego, dodatkowe umiejętności i zainteresowania;
2. świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, ale tylko tych, które obejmują okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie;
3. świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego;
4. orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.

Są to jedyne dokumenty i informacje, jakich pracodawca ma prawo żądać od pracownika. Istnieje oczywiście możliwość, że przepisy szczególne uprawnią pracodawcę do oczekiwania również innych danych (np. zaświadczenia o niekaralności w przypadku kandydatów na kierowców). Ponadto, art. 221 Kodeksu pracy daje pracodawcy prawo żądania od pracownika podania także innych danych, jeżeli ich podanie jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo złożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy (§ 1.1 rozporządzenia). Będzie to jednak zawsze tylko uprawnienie kandydata na pracownika, co oznacza, że sam pracodawca nie ma prawa oczekiwać takich danych.

Pracodawca, w toku postępowania rekrutacyjnego, może żądać od kandydata na pracownika, aby przedstawił on oryginały wymaganych dokumentów lub sporządzenia z nich odpisów bądź kopii. W aktach osobowych pracownika przechowuje się odpisy i kopie dokumentów składanych przez pracownika w procesie rekrutacyjnym.