Pytanie: W 2009 r. w zarządzie spółki zasiadała jedna osoba jako prezes zarządu i dodatkowo w spółce był ustanowiony prokurent. Dnia 30 czerwca 2009 r. zgromadzenie wspólników, po rozpatrzeniu wniosku dotyczącego rezygnacji z funkcji prezesa zarządu, odwołał tę osobę z pełnionej funkcji na mocy uchwały i jednocześnie powołał tę osobę 1 lipca 2009 r. na stanowisko prokurenta spółki w ramach prokury samoistnej, nieograniczonej. Dnia 15 lipca 2009 r. spółka złożyła w KRS sprawozdanie finansowe za 2008 r. oraz inne dokumenty, między innymi wniosek o zmianę danych podmiotu, w wyniku którego miało być dokonane wykreślenie jednej i wpisanie nowej osoby na stanowisko prezesa zarządu na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników. Dotychczasowy prezes objął stanowisko prokurenta, a prokurent stanowisko prezesa zarządu, podział udziałów nie zmienił się. Dnia 24 listopada 2009 r. Sąd Rejestrowy dokonał fizycznego zwrotu wniosku wraz ze sprawozdaniem. Do dnia dzisiejszego nie złożono ponownie tych dokumentów. Czy w związku z brakiem zmiany w KRS zmiany na stanowisku prezesa zarządu mają moc prawną? Co należy teraz zrobić, czy mamy ponownie złożyć w KRS sprawozdanie za 2008 r. oraz wniosek o zmianę danych i zarządu? Czy prezes zarządu może odwołać sam siebie i powołać na to stanowisko prokurenta, czy też można to zrobić na zgromadzeniu wspólników? Jak to powinno prawidłowo przebiegać według przepisów prawa?

Odpowiedź: Tak, wpis w KRS zmian dotyczących osób pełniących funkcję w spółce, w tym członków zarządu, ma charakter deklaratoryjny. Konstytutywny charakter ma uchwała zgromadzenia wspólników. Wynika to z literalnego brzmienia art. 201 § 4 kodeksu spółek handlowych, który stanowi, że członek zarządu jest powoływany i odwoływany uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Stanowi tak też orzecznictwo Sądu Najwyższego. W wyroku z 5 grudnia 2002 r. (sygn. I PKN 619/01) Sąd Najwyższy uznał że „odwołanie oraz wybór członka zarządu spółki z o.o. następuje na mocy uchwały zgromadzenia wspólników, której skuteczność nie zależy od dokonania odpowiedniego wpisu w rejestrze. Wpis (lub jego brak) do rejestru danych członków zarządu nie tworzy nowego stanu prawnego”.

Czy należy ponownie złożyć w KRS sprawozdanie za 2008 r. oraz wniosek o zmianę danych i zarządu?

Tak, na podstawie art. 22 ustawy o KRS wniosek o wpis do Rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.

Oznacza to, że uchwała o zmianie zarządu powinna być złożona do KRS w terminie 7 dni od jej podjęcia. Natomiast na podstawie art. 69 ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe oraz odpis uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty powinno być złożone do KRS w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Ponieważ spółka uchybiła tym terminom, należy liczyć się z ewentualną karą za niezłożenie dokumentów w terminie. Grzywny są najczęściej nakładane wtedy, gdy to KRS sam odkryje, że spółka nie dopełniła swoich obowiązków. Dlatego należy jak najszybciej złożyć do KRS sprawozdanie finansowe i wniosek o wpis nowego członka zarządu. To powinno uchronić spółkę przed ewentualnymi konsekwencjami działania KRS z urzędu.

Kary za niezłożenie wniosku do KRS w terminie

W przypadku spółki z o.o. odpowiedzialnym za złożenie we właściwym rejestrze sądowym wniosku o wpis zmiany danych dotyczących członków zarządu oraz sprawozdania finansowego, jak również jego uprzedniego sporządzenia jest zarząd, a właściwie wszyscy jego członkowie. W myśl art. 79 ustawy o rachunkowości, kto wbrew przepisom ustawy między innymi:

• nie poddaje sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta,
• nie składa sprawozdania finansowego do ogłoszenia,
• nie składa sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym,
• podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności. Natomiast za niezłożenie do KRS wniosku o wpis zmian w składzie organów spółki karą jest grzywna.

Trzeba także pamiętać o obowiązku zgłoszenia sprawozdania finansowego spółki do urzędu skarbowego.