Ochrona danych osobowych przy wypłacie wynagrodzeń

Przyjrzyjmy się następującej sytuacji: W firmie sprawy kadrowe i płacowe są połączone w ramach jednego wydziału księgowości i kadr. W wydziale tym zatrudnione są na podstawie umów o pracę – księgowa, specjalistka ds. kadr i zastępca księgowej. Zasada jest taka, że w zakresie obowiązków wszystkich tych osób leży prowadzenie spraw kadrowych i płacowych, przy czym dla księgowej i zastępcy księgowej głównym zakresem obowiązków są sprawy rozliczania płac, obliczania i opłacania obowiązkowych składek i podatków, zaś specjalistka ds. kadr zajmuje się głównie sprawami ściśle kadrowymi (dokumentacja pracownicza, prowadzenie akt osobowych, rekrutacja itp.). Kto powinien mieć w takim przypadku dostęp do danych osobowych pracowników?

W razie nieobecności księgowej kadrowa może przejąć czasowo jej obowiązki. Zasada ta działa także na odwrót, przy czym pracodawca ustalił, że w pierwszej kolejności sprawami kadrowymi zajmować się ma zastępca księgowej. W takim przypadku wszystkie te trzy osoby powinny mieć jednakowy dostęp do danych osobowych pracowników, w identycznym zakresie. Księgowa, zastępca i kadrowa mają więc pełny dostęp do akt osobowych pracownika.

Osoby, które zostały upoważnione do przetwarzania danych, są obowiązane zachować w tajemnicy dane osobowe oraz sposoby ich zabezpieczenia. Tajemnica ta powinna mieć charakter tajemnicy służbowej.

Informacja o wynagrodzeniu danego pracownika powinna stanowić bezwzględnie tajemnicę służbową. Bez zgody zatrudnionego pracodawcy nie wolno ujawniać jakichkolwiek konkretnych danych o wynagrodzeniu (wysokości wynagrodzenia zasadniczego, liczby i kwoty dodatków, wysokości premii, nagrody itp.).

Podstawa prawna:

• Art. 22¹, art. 52, art. 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy.
• Art. 23–24 Kodeksu cywilnego.
• Art. 1, art. 6, art. 23 ust. 1, art. 37, art. 39 ust. 1, art. 51 ust. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.).

Płace w firmie pomogą ci uniknąć pomyłek w rozliczeniach płacowych dzięki poradom ekspertów, które odpowiadają prawie na wszystkie pytania związane z rozliczaniem wynagrodzeń i nowymi przepisami.