Przede wszystkim należy przypomnieć, że wynagrodzenie za pracę korzysta ze szczególnej ochrony prawnej, której przejawem jest m.in. art. 87 § 1 K.p. Ze wspomnianego przepisu wyraźnie wynika, że pracodawca bez zgody pracownika może potrącić z jego pensji- po uprzednim odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych- tylko i wyłącznie następujące należności:

• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
• zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
• kary pieniężne stosowane w ramach odpowiedzialności porządkowej pracownika (por. art. 108 K.p.).

Potrącenie z wynagrodzenia jakichkolwiek innych kwot z tytułu jakichkolwiek innych należności jest niedopuszczalne. Jedyny wyjątek od tej zasady statuuje art. 91 K.p., w myśl którego należności inne niż powyżej wypunktowane mogą być potrącane z wynagrodzenia za pracę pod warunkiem uzyskania zgody zainteresowanego pracownika (tzw. potrącenie dobrowolne).

Zasadne zatem jest uznać, że działanie wspomnianego we wstępie pracodawcy wykraczało poza obowiązujące normy prawne- uszczuplenie pensji pracowniczej było bowiem możliwe dopiero po uzyskaniu akceptacji pracownika, do czego w tym przypadku nie doszło. Szef popełnił zatem wykroczenie (por. art. 281 § 1 pkt 1), w którego następstwie może spodziewać się konieczności zwrotu niesłusznie potrąconej sumy oraz grzywny ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.

Jak zatem powinno wyglądać prawidłowe postępowanie w takiej sytuacji? Pierwszym krokiem, co już zostało podkreślone powyżej, jest uzyskanie zgody na potrącenie. Brak sprzeciwu pracownika powoduje, że pensja może zostać pomniejszona o należne pracodawcy kwoty. Należy jednak pamiętać, że konieczne jest do tego pisemne oświadczenie pracownika, ponieważ dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia za pracę bez pisemnej zgody pracownika jest oczywistym naruszeniem imperatywnych wymagań art. 91 K.p., a co za tym idzie działaniem nieważnym i bezprawnym (por. wyrok z 1 października 1998 r., I PKN 366/98, OSNAPiUS 1999, Nr 1, poz. 684).

Jeżeli takie oświadczenie trafi na biurko pracodawcy, ten może zabrać się do obcinania pensji pracownika, pamiętając jednocześnie, że nie może ona spaść poniżej ustawowo określonego minimum, którym w tym przypadku jest kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę (ustalonego na podstawie odrębnych przepisów), przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych (por. art. 91 § 1 K.p.).