Wykorzystanie zaległego urlopu - w jakim terminie?

Przeczytaj także: Zaległy urlop? Sprawdź, czy go nie stracisz!

Przyjrzyjmy się następującej sytuacji: Pracownik w 2010 r. chciałby wykorzystać urlop za 2009 r. - 9 dni, lecz w terminie późniejszym niż 31 marca 2010 r. Czy pracownik może wystosować do dyrektora pismo z prośbą o możliwość wykorzystania urlopu w terminie np. do 15 maja z uzasadnieniem - sprawy osobiste (turystyczny wyjazd itp.)? Czy akceptacja takiego wniosku jest wykroczeniem? Czy istnieje jakakolwiek elastyczność w zakresie udzielania zaległego urlopu? Przepisy w tej sprawie są różnie interpretowane - a więc poszczególni inspektorzy PIP mogą w różny sposób ocenić tę kwestię. Inspektor może zarówno uznać, że każde przesunięcie terminu wykorzystania urlopu zaległego poza I kwartał to wykroczenie, jak i przyjąć, że w konkretnym przypadku pracodawca zastosował w odniesieniu do pracownika zasadę korzyści.

Urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył prawo do urlopu

Pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył prawo do urlopu. Urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany zgodnie z planem urlopów, a jeżeli pracodawca nie ustala planu urlopów, to w terminie uzgodnionym z pracownikiem. Nie można zatem ustalać w planie ani w porozumieniu z pracownikiem wykorzystania urlopu po upływie danego roku kalendarzowego. Urlopy, które nie zostały wykorzystane w danym roku kalendarzowym, stają się urlopami zaległymi i powinny zostać udzielone do końca I kwartału następnego roku kalendarzowego. Termin ten uznaje się za zachowany, jeżeli pracownik rozpocznie korzystanie z urlopu zaległego przed 31 marca.

Wykorzystanie urlopu zaległego - do 31 marca następnego roku

Odstępstwa od zasady, że urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył prawo do urlopu, dopuszczalne są wyjątkowo i zostały określone w przepisach prawa pracy. A zatem wykorzystanie urlopu wypoczynkowego w roku następnym z ograniczeniem do I kwartału w zasadzie ma zastosowanie tylko w przypadku:

• przesunięcia terminu urlopu,
• przerwania urlopu,
• odwołania z urlopu.

Przesunięcie terminu wykorzystania urlopu wypoczynkowego (pewna elastyczność) może nastąpić zarówno na wniosek pracownika, umotywowany ważnymi przyczynami, jak i ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy. Przesunięcie terminu wykorzystania urlopu wypoczynkowego nastąpi także wtedy, gdy pracownik z istotnych powodów nie mógł rozpocząć urlopu w ustalonym terminie, np. przedłużająca się niezdolność do pracy wskutek choroby, urlop macierzyński. W tych przypadkach dopuszczalne jest udzielenie niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego najpóźniej do końca I kwartału następnego roku kalendarzowego. A zatem granicą czasową udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego jest 31 marca następnego roku kalendarzowego. Oznacza to, że nawet na prośbę pracownika, umotywowaną ważnymi przyczynami, jak np. wyjazd, sprawy rodzinne, pracodawca nie może udzielić urlopu zaległego po upływie I kwartału następnego roku, w tym przypadku do 15 maja.

Udzielając urlopu zaległego po 31 marca, pracodawca ryzykuje

Zdarza się, że pracodawcy - na wniosek pracownika umotywowany jego szczególną sytuacją osobistą, rodzinną itp. - godzą się na przesunięcie terminu wykorzystania urlopu zaległego poza I kwartał następnego roku. Reakcja inspektora pracy na tego rodzaju działania może być różna. Przepisy w tej sprawie bywają bowiem interpretowane w różny sposób. Tak więc inspektor pracy może zarówno przyjąć, że doszło do popełnienia wykroczenia - wymierzając grzywnę, jak i też uznać, że w konkretnym, jednostkowym przypadku pracodawca zastosował w odniesieniu do pracownika zasadę korzyści (czyli stosując rozwiązanie korzystniejsze, niż wynika to z przepisów) i odstąpić od wymierzenia grzywny.

Podstawa prawna:

• art.: 18, 161, 163 § 1 i § 11, 164, 165, 166, 167, 168, 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy.

www.KadryOnline.pl - Serwis specjalistów ds. personalnych. Praktyczne wskazówki dotyczące prawa pracy, najświeższe interpretacje przepisów, informacje o zmianach prawnych, bezpłatne biuletyny e-mailowe.