Tajemnica korespondencji a naruszenie praw pracowniczych

Pytanie: Jaki zapis powinien się znaleźć w regulaminie pracy zakładu, aby uniknąć oskarżeń ze strony pracowników o naruszanie tajemnicy korespondencji prywatnej? Spółka prowadzi rejestr poczty, większość listów służbowych, które dostajemy, są adresowane na zakład i nazwisko pracownika. W taki sam sposób został zaadresowany prywatny list do pracownika.

Odpowiedź: Ze względu na brak jednoznacznych regulacji prawnych w tym zakresie uznaje się, że najbezpieczniejszym sposobem uregulowania powyższej kwestii jest zapis w regulaminie pracy wskazujący, iż w razie wątpliwości co do charakteru korespondencji (tj. prywatny czy służbowy) pierwszeństwo w zapoznaniu się z treścią pozostawia się pracownikowi. Gdy list okaże się korespondencją służbową, powinien zostać udostępniony także pracodawcy.

1. Naruszenie tajemnicy korespondencji to naruszenie dóbr osobistych pracownika

Przepisy prawa pracy zobowiązują pracodawcę do poszanowania godności i innych dóbr osobistych pracownika, do których należy m.in. tajemnica korespondencji. Stąd też zapoznanie się z prywatnym listem adresowanym imiennie na pracownika, lecz przesłanym na adres pracodawcy, może zostać uznane za naruszenie dóbr osobistych pracownika i stanowić podstawę dochodzenia z tego tytułu roszczeń przeciwko pracodawcy.

2. Prywatna korespondencja na adres firmowy stanowi własność pracownika

Wątpliwości powstają jednak na gruncie rozróżnienia, kiedy poczta ma charakter prywatny, a kiedy należy ją traktować jako korespondencję służbową. Z tego też względu pracodawca powinien określić zasady postępowania z korespondencją (zarówno tradycyjną, jak i elektroniczną) np. w regulaminie pracy, tak aby uniknąć późniejszych nieporozumień z pracownikami. Bez wątpienia pracodawca ma prawo wglądu w korespondencję służbową przychodzącą jedynie na adres zakładu pracy. W przypadku, gdy korespondencja adresowana jest zarówno na pracownika, jak i zakład pracy, w takiej sytuacji zdania ekspertów są podzielone. Gdy nie wynika jednoznacznie, czy korespondencja ma charakter prywatny czy służbowy, większość prezentowanych w tym aspekcie głosów opowiada się za uznaniem korespondencji jako prywatnej, w związku z czym pierwszeństwo jej otwarcia powinno być pozostawione pracownikowi. Takie ukształtowanie zasad firmowych pozwoli uniknąć pracodawcy oskarżenia o naruszenie dóbr osobistych pracownika, w tym tajemnicy korespondencji. Konsekwencją takiego zarzutu może być zasądzenie w postępowaniu sądowym odszkodowania bądź zadośćuczynienia na rzecz pracownika.

3. Zasady postępowania z korespondencja warto umieścić w regulaminie pracy

W regulaminie pracy lub w innym akcie wewnątrzzakładowym należałoby zatem umieścić zapis stanowiący, iż w razie wątpliwości co do charakteru (rodzaju) przesłanej korespondencji z korespondencją adresowaną imiennie na pracownika, przesłaną na adres pracodawcy, w pierwszej kolejności powinien zapoznać się pracownik, a w razie ustalenia, że korespondencja ta ma charakter służbowy, powinna zostać udostępniona pracodawcy.

Podstawa prawna:

• art. 11¹, art. 104 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94),
• art. 23 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. z 1964 r. nr 16, poz. 93).

Portal Kadrowy - odpowiedzi ekspertów prawa pracy. Porady wraz z podstawą prawną otrzymasz na skrzynkę. Dajemy gwarancję profesjonalnej odpowiedzi. W portalu do pobrania m.in. wzory, wskaźniki, kalkulatory, akty prawne.