Pracownik, który nie usprawiedliwi nieobecności w pracy, bez wątpienia musi liczyć się z nieprzyjemnymi konsekwencjami swego zaniechania- nawet jednodniowa, nieusprawiedliwiona absencja może stać się przyczyną, dla której podjęta zostanie decyzja o rozwiązaniu jego umowy o pracę ze skutkiem natychmiastowym. Samo opóźnienie w usprawiedliwieniu nie powinno być jednak traktowane na równi z nieusprawiedliwionym opuszczeniem pracy.

Przypomnijmy, reguły, do których powinien stosować się pracownik, usprawiedliwiając swą absencję w firmie, wynikają z przepisów rozporządzenia MPiPS z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. nr 60, poz. 281 ze zm.).

Co do zasady, o powodzie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy pracodawca powinien zostać uprzedzony (§ 2 ust. 1 rozporządzenia). Jest to jednak możliwe tylko i wyłącznie w przypadku, gdy przyczyna tej nieobecności jej z góry wiadoma lub przynajmniej przewidywalna.

Nagłych kłopotów zdrowotnych czy zdarzeń losowych przewidzieć się nie da. Dlatego też o przyczynie niespodziewanej nieobecności można poinformować przełożonego nieco później, nie później jednak niż w drugim dniu absencji. Jeżeli chodzi o sposób zawiadomienia, to- o ile obowiązujące w danej firmie przepisy wewnętrzne nie określają go w sposób szczególny- jest on właściwie dowolny. Pracownik może więc przekazać stosowną informację osobiście, za pośrednictwem innej osoby, telefonicznie bądź poprzez inny środek łączności, czy też drogą pocztową. W tym ostatnim przypadku za datę zawiadomienia uważa się datę widniejącą na stemplu pocztowym (§ 2 ust. 2 rozporządzenia).

W praktyce nie można wykluczyć pojawienia się wyjątkowych okoliczności, które sprawią, że pracownik nie będzie w stanie dotrzymać terminu powiadomienia pracodawcy. Jeżeli okoliczności te będą na tyle szczególne (np. obłożna choroba połączona z brakiem lub nieobecnością domowników) nieobecność ta może zostać usprawiedliwiona mimo niedotrzymania ustawowo przewidzianego terminu. W takiej sytuacji należy jednak pamiętać o konieczności poinformowania przełożonego o przyczynie i okresie nieobecności natychmiast po ustaniu powodu, który uniemożliwiał terminowe zawiadomienie (§ 2 ust. 3 rozporządzenia).

Nie pozostawia żadnych wątpliwości fakt, że we wspomnianym we wstępie przypadku pracownik nie dotrzymał terminu przysługującego mu na usprawiedliwienie nieobecności. Wydaje się jednak, że decyzja o jego zwolnieniu dyscyplinarnym została podjęta przedwcześnie.

Przede wszystkim pracodawca nie zezwolił podwładnemu wytłumaczyć się z zaistniałej sytuacji. Tym samym nie próbował się dowiedzieć, czy nie zaistniały szczególne okoliczności uniemożliwiające usprawiedliwienie absencji w terminie przewidzianym w rozporządzeniu, a jednocześnie uzasadniające późniejsze jej usprawiedliwienie.

Gdyby jednak okazało się, że spóźnienia w usprawiedliwieniu nieobecności nie tłumaczą żadne nadzwyczajne zdarzenia, to i tak mogłoby się okazać, że rozwiązanie umowy zostałoby zakwestionowane. Zgodnie bowiem ze stanowiskiem zaprezentowanym przez SN w wyroku z 4 grudnia 1997 r. (I PKN 416/97, OSNP 1998, Nr 20, poz. 596), pracownikowi, który wytłumaczył się z nieobecności z opóźnieniem nie można zasadnie zarzucić opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia.

W opinii SN, nieusprawiedliwienie w terminie nieobecności w pracy i opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia stanowią bowiem odmienne rodzajowo naruszenia obowiązków pracowniczych. Przedstawiona przez pracodawcę przyczyna zwolnienia dyscyplinarnego mogłaby zatem zostać uznana za nieistniejącą.