Przede wszystkim należy podkreślić, że obowiązek konsultacji w zakresie wprowadzenia oraz ewentualnych zmian regulaminu wynagradzania istnieje tylko w przypadku, gdy działającej na terenie zakładu pracy organizacji przysługują uprawnienia zakładowej organizacji związkowej. Zasięgnięcie opinii związków jest więc konieczne o ile (por. art. 25¹ ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych, Dz. U. z 2001 r., Nr 79, poz. 854 ze zm.) zrzeszają one co najmniej 10 członków będących:

• pracownikami lub osobami wykonującymi pracę na podstawie umowy o pracę nakładczą u pracodawcy objętego działaniem tej organizacji albo
• funkcjonariuszami (np. Policji, Straży Granicznej i Pożarnej, Służby Więziennej), pełniącymi służbę w jednostce objętej działaniem tej organizacji.

Jeżeli zatem zakładowa organizacja związkowa spełnia powyższe warunki, to pracodawca zobowiązany jest uzgadniać z nią zarówno wprowadzenie jak i modyfikacje postanowień regulaminu wynagradzania. Brak zgody związków na rezygnację z premii rocznej oznacza, że pracodawca ma związane ręce i nie może wprowadzić niekorzystnych dla zatrudnionych zmian.

W sytuacji, gdy związki wyrażają zgodę na proponowane przez szefa zmiany, to zmodyfikowany regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty w danej firmie, a więc np. poprzez wywieszenie go na firmowej tablicy ogłoszeń.

Przy okazji omawianego tu zagadnienia warto przypomnieć, że zła sytuacja ekonomiczna zakładu pracy (np. realna groźba utraty płynności finansowej) pozwala pracodawcy na skorzystanie z alternatywnej możliwości, którą daje art. 9¹ § 1 K.p. Przepis ten zezwala, aby szef, kierując się względami finansowymi zawarł porozumienie o czasowym (maksymalnie trzyletnim) zawieszeniu (w całości lub w części) stosowania wewnątrzzakładowych przepisów prawa pracy, określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy.

Jak już jednak wspomniano, do zawieszenia przepisów niezbędne jest zawarcie porozumienia. Zawiera się je z działającą na terenie firmy zakładową organizacją związkową, a w razie jej braku z przedstawicielstwem pracowników wyłonionym przez nich w sposób przyjęty u danego pracodawcy. A zatem, zarówno przy zmianie regulaminu wynagradzania, jak i przy porozumieniu o zawieszeniu regulacji wewnątrzzakładowych nie obejdzie się bez konsultacji związkowej.