Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.) nakłada na pracodawcę określone wymagania w stosunku do przetwarzania danych osobowych pracowników. Chodzi tu m.in. (por. art.26 wspomnianej ustawy) o dołożenie szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą. W szczególności szef musi zapewnić, aby dane jego podwładnych były:

• przetwarzane zgodnie z prawem,
• zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu
  przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami,
• merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane,
• przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą,
  nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.

W opinii Generalnego Inspektoratu Ochrony Danych Osobowych (GIODO), adekwatność danych w stosunku do celu ich przetwarzania to nic innego, niż równowaga pomiędzy uprawnieniami osoby do dysponowania swoimi danymi a interesem administratora danych.

Zdaniem GIODO, równowaga taka zostanie zachowana, jeśli administrator zażąda danych jedynie w zakresie niezbędnym dla wypełnienia celu, w jakim dane te są przetwarzane.
Wobec powyższego zasadne jest zatem uznać, że pracodawca uprawniony jest do zbierania danych osobowych pracowników tylko i wyłącznie w takim zakresie, w jakim jest to konieczne dla osiągnięcia celów zatrudnienia. Z pewnością uprawnione i celowe jest żądanie podania danych osobowych obejmujących (por. art. 22¹ § 1 K.p.):

• imię (imiona) i nazwisko,
• imiona rodziców,
• datę urodzenia,
• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
• wykształcenie,
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Pracownik może się także spodziewać, że pracodawca zażyczy sobie dodatkowych informacji np. numeru PESEL oraz innych danych osobowych, których podanie jest niezbędne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych przepisami prawa pracy (por. art. 22¹ § 2 K.p.).

Żądanie od pracownika innych danych niż wymienione powyżej jest dopuszczalne jedynie wówczas, gdy obowiązek ich podania obarcza pracownika na mocy odrębnych przepisów (por. art. 22¹ § 4 K.p.).

Charakter stosunku zatrudniony-pracodawca sprawia, że pozyskiwanie informacji dotyczących wzajemnych prywatnych relacji pracowników, wykracza poza uprawnienia szefa. Stanowisko to popiera GIODO, wyrażając przekonanie, iż zbieranie danych na temat stosunków łączących personel nie stanowi stosownego środka do osiągnięcia celu, w jakim zakład pracy powinien przetwarzać dane zatrudnionych.

Należy jednak pamiętać, że w pewnych kręgach zawodowych relacje rodzinne i osobiste zatrudnionych mogą stanowić punkt zainteresowania przełożonych. Chodzi tu chociażby o sędziów. Zgodnie bowiem z art. 6 ustawy z 27 lipca 2001 r.- Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. Nr 98, poz. 1070), osoby pozostające ze sobą w stosunku pokrewieństwa w linii prostej lub powinowactwa w linii prostej albo w stosunku przysposobienia, małżonkowie oraz rodzeństwo nie mogą być sędziami ani referendarzami sądowymi w tym samym wydziale.

Przy okazji poruszanego tu zagadnienia warto też przypomnieć, że pod pojęciem „przetwarzanie danych” kryją się wszelkie operacje wykonywane na danych osobowych, a więc zarówno ich zbieranie oraz utrwalanie, jak i przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie (por. art. 7 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych).