Pytanie: Kontrola ZUS wykazała, że w naszej firmie powstały nieprawidłowości spowodowane błędnym rozliczeniem wynagrodzenia za czas choroby i zasiłków chorobowych przez pracownika naliczającego płace. Błąd pracownika wynikał z częściowo złej interpretacji przepisów oraz częściowo z ich nieznajomości. W wyniku nienależytego naliczenia wynagrodzenia inny pracownik ma nadpłacone wynagrodzenie w wysokości ok. 1500 zł. Czy pracownikowi, któremu nadpłacono wynagrodzenie, można potrącić to wynagrodzenie tylko po wyrażeniu zgody - co w przypadku jej braku? Czy w przypadku braku zgody pracownika na potrącenie kwotę nadpłaty powinien zwrócić pracodawca, czy pracownik odpowiedzialny za błąd? Czy mają tu zastosowanie przepisy art. 120-122 kp?Kto zapłaci za ewentualną karę nałożoną przez ZUS?

Odpowiedź: Wynagrodzenie za czas choroby oraz zasiłek chorobowy pracodawca może potrącić z wynagrodzenia pracownika bez jego zgody jedynie w następnym (najbliższym) terminie płatności. Jeżeli tego nie zrobi, potrącenia nienależnie wypłaconych należności może dochodzić jedynie za zgodą pracownika. Jeżeli pracownik nie wyrazi zgody na dokonanie potrącenia nadpłaconych należności, nadpłaconego wynagrodzenia można dochodzić w postępowaniu cywilnym, a zwrot zasiłku chorobowego w postępowaniu administracyjnym (po uzyskaniu decyzji ZUS). Do zapłacenia kary nałożonej przez ZUS zobowiązany będzie pracodawca, jednak będzie mógł on dochodzić naprawienia szkody od pracownika odpowiedzialnego za dokonywanie rozliczeń na zasadach odpowiedzialności materialnej.

1. Nienależnie wypłacone świadczenia podlegają potrąceniu bez zgody pracownika w następnym terminie

Na podstawie art. 87 § 7 Kodeksu pracy z wynagrodzenia za pracę odlicza się w pełnej wysokości kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.

Zdaniem SN: Potracenie, o którym mowa art. 87 § 7 Kodeksu pracy, nie wymaga zgody pracownika

Odliczenie z wynagrodzenia za pracę na podstawie art. 87 § 7 kwot wypłaconych w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, nie wymaga zgody pracownik (Wyrok Sądu Najwyższego z 11 października 1994 r. I PRN 81/94, OSNAPiUS 1995/5/65).

W takiej sytuacji nie jest to zatem potrącenie tylko odliczenie, ale skorzystanie z tej możliwości jest dopuszczalne jedynie w następnym (najbliższym, kolejnym) terminie płatności - nie później (wyrok Sądu Najwyższego z 2 kwietnia 1996 I PRN 19/96, wokanda 1996/7/27).

W związku z powyższym, ponieważ upłynął już „następny” termin płatności i pracodawca nie odliczył wypłaconego wcześniej wynagrodzenia, zastosowanie będzie miał art. 91 Kodeksu pracy w związku z art. 87 zn.1 - potrącenia nienależnie wypłaconego wynagrodzenia można dokonać za pisemną zgodą pracownika.