Zakres informacji, które pracodawca może pozyskać od osób starających się o zatrudnienie jest ograniczony. Zgodnie z art. 22¹ K.p., od kandydata do pracy można żądać podania danych osobowych, które obejmują:

• imię (imiona) i nazwisko,
• imiona rodziców,
• datę urodzenia,
• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
• wykształcenie,
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Zwykle rekrutacja uwieńczona jest sukcesem jedynie niewielkiego grona osób, bądź nawet jednej. Co zatem powinien zrobić pracodawca z resztą dokumentów, które pozostały po rekrutacji? Zachować je w celu dalszego przetwarzania, czy też zwrócić zainteresowanym?

Odpowiedzi na powyższe pytania udziela ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 133, poz. 883 ze zm.). Zgodnie z przepisami tegoż aktu (art. 23 ust. 1), pracodawca- jako administrator danych osobowych, czyli osoba decydująca o celach i środkach ich przetwarzania – musi pamiętać, że przetwarzanie danych dopuszczalne jest jedynie wówczas, gdy:

• osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych,
• jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa,
• jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą,
• wymaga tego wykonanie określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego,
• jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych
  przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

W omawianym kontekście równie znaczącą rolę odgrywa również art. 36 ust. 1 ustawy, w myśl którego obowiązkiem pracodawcy jest zastosowanie środków technicznych i organizacyjnych, które gwarantują ochronę przetwarzanych danych osobowych. W szczególności chodzi tu o ich zabezpieczenie przed:

• dostaniem się w niepowołane ręce,
• kradzieżą,
• przetwarzaniem z naruszeniem przepisów ustawy,
• zmianą,
• utratą,
• uszkodzeniem,
• zniszczeniem.

Biorąc pod uwagę powyższe należy uznać, że po pierwsze pracodawca nie ma prawa przetwarzać danych kandydata do pracy, o ile ten w sposób niebudzący wątpliwości nie wyraził na to zgody. Po drugie- nie może deklarować, że przechowywanie danych jest niezbędne dla prawnie usprawiedliwionych celów, ponieważ rekrutacja już się de facto zakończyła.

A zatem, pracodawca, który życzy sobie po zakończeniu procesu rekrutacji przechowywać dane kandydatów, musi uzyskać ich zgodę (np. poprosić, aby w przedłożonej mu dokumentacji umieścili adnotację o treści: „zezwalam na przetwarzanie moich danych osobowych zgodnie z ustawą z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych”). Jeżeli natomiast takiej zgody nie uzyska, to najlepszym rozwiązaniem będzie zwrócenie dokumentów uprawnionym osobom bądź po prostu zniszczenie ich.