Pracodawca, decydując się na udostępnienie danych pracownika, musi kierować się zasadami wynikającymi z ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.). Art. 23 ust. 1 tejże ustawy stanowi, że do przetwarzania (udostępniania) danych osobowych może dojść jedynie w sytuacji, gdy:

• osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych,
• jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa,
• jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą,
• jest to niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego,
• jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

W omawianym przypadku pracodawca, jako administrator danych, był uprawniony do przetwarzania danych osobowych zatrudnionego zawartych w pozwie tylko i wyłącznie w celu zrealizowania uprawnień oraz obowiązków dotyczących postępowania sądowego w sprawie dotyczącej stosunku pracy. Niewiadomo jakimi powodami kierował się, informując załogę o danych powoda oraz treści pozwu, ale z pewnością takie postępowanie nie było uprawnione.

Ponadto warto również przypomnieć, że na administratorze danych spoczywa szczególna dbałość w zakresie ochrony interesów osób, których te dane dotyczą. Chodzi tu głównie o zapewnienie, aby dane były (por. art. 26 ust. 1 powoływanej ustawy):

• przetwarzane zgodnie z prawem,
• zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów,
• niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami.

Biorąc pod uwagę, że adresatem pozwu był tylko i wyłącznie pracodawca, przedstawienie załodze (czyli osobom trzecim) treści dokumentu oraz nazwiska powoda, godziło w postanowienia przytoczonego wyżej przepisu.