Przesłanki odpowiedzialności materialnej pracownika za mienie powierzone są takie same jak przy odpowiedzialności za zwykłą szkodę:

• niewyliczenie się przez pracownika z powierzonego mienia (co stanowi szczególną postać niewykonania obowiązku pracowniczego),
• szkoda (w postaci niedoboru w mieniu powierzonym),
• wina pracownika.

Trzeba prawidłowo powierzyć

Aby pracodawca mógł pociągnąć pracownika do odpowiedzialności materialnej, konieczne jest spełnienie warunku prawidłowego powierzenia mienia. Chodzi o to, by pracownik wiedział dokładnie, za jakie mienie i w jakiej ilości ma ponosić odpowiedzialność oraz wyrażał na to zgodę. Prawidłowe powierzenie następuje na podstawie inwentaryzacji powierzanych składników mienia, przeprowadzanej w obecności pracownika. Tylko wtedy możliwe będzie bowiem sprawdzenie (przy kolejnej inwentaryzacji), czy pracownik zwrócił wszystkie przekazane mu składniki mienia lub wyliczył się z nich. Podpisanie przez pracownika deklaracji o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za dane mienie nie jest wymagane. Warto jednak dla celów dowodowych mieć dokument, na którym pracownik podpisze się pod informacją o tym, w jakiej dacie i jakie mienie (w jakiej ilości!) zostało mu powierzone.

Uwaga!
Wadliwe powierzenie mienia uniemożliwiające pracodawcy wykazanie wysokości niedoboru w powierzonym mieniu wyklucza odpowiedzialność pracownika na podstawie art. 124 i następnych kp, ale nie wyklucza możliwości dochodzenia odszkodowania na podstawie przepisów o odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną pracodawcy (art. 114 i następne kp). Pracodawca nadal może uzyskać odszkodowanie, ale jego wysokość będzie ograniczona do trzykrotności wynagrodzenia pracownika, jeśli wyrządził szkodę nieumyślnie.

Wina pracownika jest domniemana

Przesłanką odpowiedzialności za mienie powierzone jest wina pracownika, która może być umyślna lub nieumyślna. Domniemywa się, że niedobór w mieniu powstał wskutek zawinionego zachowania pracownika, stąd pracodawca nie musi udowadniać spełnienia tej przesłanki, tj. winy pracownika. Rodzaj winy nie ma w zasadzie wpływu na zakres odpowiedzialności pracownika, który za mienie powierzone i tak z zasady odpowiada w pełnej wysokości.

Pracodawca musi udowodnić jedynie niedobór w mieniu i jego prawidłowe powierzenie, a nie winę pracownika. Pracodawca ma jedynie obowiązek udowodnienia szkody (niedoboru) w mieniu i jej wysokości oraz faktu prawidłowego powierzenia mienia, w którym wystąpił niedobór. Nie ma natomiast obowiązku wykazywać winy pracownika, gdyż tę się domniemywa. To pracownik, chcąc zwolnić się z odpowiedzialności, będzie musiał wykazać, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, czyli bez jego winy.