Zgodnie z art. 163 § 1 K.p., podczas ustalania planu urlopów szef powinien wziąć pod uwagę nie tylko wnioski pracowników dotyczące terminu wykorzystania urlopów, ale również konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Zasadne wydaje się więc, że szef postanowił nałożyć na odchodzących na urlop pracowników obowiązek znalezienia zastępcy, który dalej poprowadzi znajdujące się w toku sprawy. Najlepiej jednak, aby stosowne zapisy poruszające tą kwestię znalazły się w przepisach wewnątrzzakładowych, a więc np. w regulaminie pracy.

Polecenie pracodawcy w omawianym tu zakresie pracownik powinien traktować poważnie- zobowiązuje go do tego art. 100 K.p., zgodnie z którym obowiązkiem zatrudnionego jest sumienne i staranne wykonywanie powierzonych mu obowiązków oraz stosowanie się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, o ile nie godzą one w obowiązujący porządek prawny lub postanowienia umowy o pracę. Ponadto zatrudniony zobligowany jest również do przestrzegania regulaminu pracy i ustalonego w firmie porządku pracy.

Jeżeli zatem szef oczekuje znalezienia zastępcy, który poprowadzi niedokończone sprawy, to odchodzący na urlop pracownik powinien się temu podporządkować i poprosić współpracownika o zastępstwo oraz złożenie podpisu na wniosku urlopowym.

Należy podkreślić, że udzielenie urlopu nie powinno być uzależnione od znalezienia zastępcy. Jeżeli jednak pracownik nie jest w stanie przekazać swych niedokończonych obowiązków koledze, musi liczyć się z tym, że szef nie wyrazi zgody na wypoczynek we wnioskowanym terminie. Pracodawca nie jest bowiem związany wnioskami urlopowymi personelu i ma prawo ich nie uwzględnić w sytuacji, jeżeli w jego ocenie nieobecność podwładnego zakłóci normalny, nieprzerwany tok pracy. Jest to jednak możliwe, pod warunkiem że podanie o urlop nie zostało złożone przez:

• pracownicę lub pracownika- ojca wnioskującego o udzielenie urlopu bezpośrednio po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego (por. art. 163 § 3 K.p.),
• uczęszczającego do szkoły pracownika młodocianego wnioskującego o urlop w czasie ferii szkolnych (por. art. 205 § 3 K.p.).

Wyżej wymienionym osobom pracodawca nie może bowiem odmówić udzielenia urlopu we wskazanym we wniosku terminie.

W praktyce może się zdarzyć, że współpracownik, który uprzednio zobowiązał się do przejęcia obowiązków podczas urlopu kolegi, z jakiś przyczyn (np. choroba) nie jest w stanie wywiązać się ze zobowiązania. W takiej sytuacji pracownik udający się na urlop powinien postarać się o innego zastępcę. Jeżeli okaże się to niemożliwe, pracodawcy przysługuje prawo przesunięcia terminu planowanego wypoczynku.

Zastosowanie może tu bowiem znaleźć art. 164 § 2 K.p., zgodnie z którym przesunięcie terminu urlopu jest dopuszczalne w razie wystąpienia szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Do przyczyn przesunięcia urlopu należą okoliczności, które nie były znane szefowi w czasie ustalania planu urlopów. Zasadne wydaje się więc uznać, że powodem przesunięcia urlopu może być niespodziewana absencja osoby, która miała zastąpić urlopowanego podwładnego w obowiązkach.