Przypomnijmy, zgodnie z art. 25 § 1 K.p., umowa na zastępstwo to szczególny rodzaj umowy na czas określony, którą zawiera się, jeżeli zachodzi konieczność zastąpienia pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w firmie spowodowanej np. chorobą, urlopem bezpłatnym czy też wychowawczym. Czas trwania takiej umowy może obejmować jedynie okres nieobecności zastępowanego pracownika. A zatem, niedopuszczalne jest zatrudnianie pracownika na podstawie umowy na zastępstwo w okresie, gdy zastępowany podwładny nadal pełni swoje obowiązki służbowe.

W sytuacji, o której mowa we wstępie, usprawiedliwiona nieobecność księgowej rozpocznie się wraz z początkiem sierpnia 2009 r. Od tej też chwili możliwe stanie się podpisanie umowy na zastępstwo z pracownikiem, który przejmie jej obowiązki. Nie oznacza to jednak, że szef nie może zatrudnić go wcześniej- stosownie bowiem do art. 25 § 2 K.p., umowa na zastępstwo może być poprzedzona umową o pracę na okres próbny, nieprzekraczający 3 miesięcy.

A zatem, nic nie stoi na przeszkodzie, aby nowy pracownik rozpoczął pracę już 1 lipca. Wystarczy, że pracodawca podpisze z nim miesięczną umowę o pracę na okres próbny, a następnie- wraz z chwilą rozpoczęcia usprawiedliwionej nieobecności księgowej- zawrze kolejną umowę, tym razem na zastępstwo.

O czym nie można zapominać?

Umowa na czas zastępstwa jest dość specyficznym rodzajem zatrudnienia. Zawierając ją należy m.in. pamiętać, że:

• z jej treści powinno wyraźnie wynikać, że jest to „umowa na zastępstwo” lub „umowa o pracę w zastępstwie” nieobecnego pracownika,
• w treści umowy należy wskazać zastępowanego pracownika (imię i nazwisko, stanowisko lub funkcja) oraz podać przyczyny jego nieobecności, która w praktyce określa przedział czasowy, na jaki umowa zostaje zawarta,
• w stosunku do tego rodzaju umowy nie znajduje zastosowania przepis stanowiący, iż zawarcie trzeciej umowy na czas określony jest równoznaczne w skutkach prawnych z zawarciem umowy na czas nieokreślony (art. 25¹ § 3 K.p.),
• zarówno pracodawca, jak i pracownik może ją wypowiedzieć w każdym czasie; okres wypowiedzenia wynosi 3 dni robocze, przy czym nie ma potrzeby, aby strony podawały przyczyny wypowiedzenia,
• w przypadku umowy na zastępstwo nie działa ochrona trwałości stosunku pracy kobiet ciężarnych (art. 177 § 3¹ K.p.), co w efekcie oznacza, że umowa nie ulega przedłużeniu do dnia porodu, ale rozwiązuje się w terminie, na który ją zawarto,
• umowa na zastępstwo rozwiązuje się także w przypadku, gdy usprawiedliwiona nieobecność pracownika przekształca się w nieusprawiedliwioną, a więc np. w sytuacji, gdy po upływie okresu urlopu bezpłatnego pracownik nie zjawi się w pracy.