Odpowiedzi na postawione we wstępie pytanie należy poszukiwać w przepisach rozporządzenia MPiPS z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz. U. Nr 60, poz. 282 ze zm.). Zgodnie bowiem z postanowieniami § 4 tegoż aktu, w uzasadnionych przypadkach pracodawca zobligowany jest do wydania odpisu świadectwa pracy pracownikowi albo też pisemnie upoważnionej przez niego osobie.

Ustawodawca nie wyjaśnia, w jaki sposób pracownik powinien motywować potrzebę uzyskania odpisu świadectwa pracy. Brak stosownych przepisów w tym zakresie przesądza o konieczności indywidualnego traktowania każdego z przypadków. Zasadne jednak wydaje się przyjąć, że przesłanką do ponownego wydania tego dokumentu mogą być różnego rodzaju zdarzenia losowe, a więc np. kradzież, zagubienie czy przypadkowe zniszczenie.

Kolejna kwestią wymagającą zastanowienia jest sposób, w jaki pracodawca powinien wywiązać się z obowiązku wydania duplikatu świadectwa pracy. Użyty w rozporządzeniu termin „odpis” wskazuje, że ma to być dokument o treści tożsamej z tym, który został wydany pracownikowi w związku z rozwiązaniem stosunku pracy. A zatem, należy w nim zawrzeć wszelkie informacje, o których mowa w art. 97 § 2 K.p. oraz § 1 ust. 1 rozporządzenia. Nie należy również zapominać o poprawnym datowaniu- na nowym świadectwie pracy powinna widnieć data wystawienia oryginału, a nie stworzenia jego odpisu.

Ponadto pojęcie „odpis” sprawia, że nieprawidłowe wydaje się być wydanie pracownikowi kserokopii dokumentu i to nawet w wypadku, gdy jest ona opatrzona informacją o zgodności z pierwotnie wydanym świadectwem pracy.

Przepisy w żaden sposób nie ograniczają ilości odpisów, które może otrzymać pracownik. Jeżeli uzasadniają to ważne przyczyny, pracodawca ma obowiązek wydania duplikatu świadectwa pracy za każdym razem, gdy zatrudniony o to poprosi. Co ważne, próby pobierania opłat za wystawienie nowego dokumentu są nieuprawnione.

Przypomnijmy, stosownie do postanowień art. 97 § 2 K.p. w treści świadectwa pracy musi znaleźć się miejsce dla informacji na temat:

• okresu i rodzaju wykonywanej pracy,
• zajmowanych stanowisk,
• trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy,
• ewentualnego zajęcia wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym.

Ponadto dokument powinien również zawierać inne dane, których obecność jest niezbędna dla ustalenia uprawnień pracowniczych oraz uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Chodzi tu m.in. o informacje dotyczące (§ 1 ust. 1 rozporządzenia):

• wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy,
• podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy,
• urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• wykorzystania dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy lub wykorzystania urlopu wychowawczego,
• liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy (art. 92 K.p.) w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,
• okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze.

Katalog informacji, które powinny znaleźć się w świadectwie pracy, jest wyliczeniem zamkniętym- innych informacji pracodawca zamieszczać nie musi. Warto jednak pamiętać, że na żądanie pracownika w treści dokumentu mogą pojawić się dane odnośnie wysokości i składników wynagrodzenia oraz uzyskanych w trakcie zatrudnienia kwalifikacji.