Szczegółowe reguły postępowania określa tu rozporządzenie Rady Ministrów z 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie (Dz. U. z 1996 r., Nr 143, poz. 663), dalej: „rozporządzenie”.

Nie wszędzie można odpowiadać wspólnie

Przede wszystkim trzeba zwrócić uwagę, że możliwość ustanowienia współodpowiedzialności pracowników za powierzone mienie dotyczy jedynie zakładów pracy (lub ich wydzielonych części), w których odbywa się sprzedaż, produkcja lub świadczenie usług albo przechowuje się mienie stanowiące przedmiot powierzenia i oddzielnego rozliczania.

Ponadto przyjęcie przez załogę wspólnej odpowiedzialności jest również uzależnione od ilości pracowników zatrudnionych przy powierzonym mieniu. Co ważne, nie chodzi tu o liczbę całego personelu lecz jedynie o osoby zatrudnione bezpośrednio w miejscu powierzenia mienia. I tak, zawarcie umowy jest możliwe, jeżeli liczba podwładnych nie przekracza (§ 2 ust. 1 rozporządzenia):

• 8 osób- przy pracy jednozmianowej,
• 12 osób- przy pracy dwuzmianowej,
• 16 osób- przy pracy trzyzmianowej.

W niektórych przypadkach ustawodawca zezwala, aby liczba osób zatrudnionych w miejscu powierzenia mienia sięgała nawet 24 osób. Jest to możliwe m.in. w zakładach usługowych, w zakładach żywienia zbiorowego oraz w sklepach samoobsługowych (§ 2 ust. 2 rozporządzenia).

Umowa bezwzględnie konieczna

Bezsprzecznie podstawą łącznego powierzenie mienia jest umowa o współodpowiedzialności materialnej zawierana pomiędzy szefem a pracownikami (konieczne jest tu, pod rygorem nieważności, zachowanie formy pisemnej). Co istotne, można ją zawrzeć jedynie w sytuacji, gdy na przyjęcie wspólnej odpowiedzialności wyrażają zgodę wszyscy członkowie zespołu mającego strzec firmowe mienie (§ 2 ust. 3 rozporządzenia).

Umowa ta stanowi integralną część umowy o pracę jako jej klauzula szczególna. Ze względów praktycznych ma jednak postać odrębnego dokumentu, który w szczególności powinien:

• wymieniać wszystkie współodpowiedzialne za mienie osoby,
• określać udział (procentowy lub ułamkowy) każdego z pracowników w zakresie odpowiedzialności za ewentualny niedobór.

Co ważne, umowa staje się skuteczna dopiero z pierwotnym powierzeniem mienia pracodawcy (na podstawie inwentaryzacji), przy którym powinni być obecni wszyscy członkowie zespołu. Jeśli któryś z pracowników nie wziął udziału w powierzeniu mienia, umowa staje się wobec niego bezskuteczna, a on odpowiada na zasadach ogólnych.