Akta osobowe: dostęp a ochrona danych pracownika

Przeczytaj także: Zagubione dokumenty a odpowiedzialność pracodawcy

Organy kontrolne…

Co do zasady udostępnienie danych osobowych może nastąpić jedynie za zgodą zainteresowanego (art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy). Reguła ta nie obowiązuje jednak w przypadku organów kontrolnych, które ze względu na pełnione funkcje maja prawo wglądu do dokumentacji pracowniczej. I tak, na mocy przepisów szczególnych dostęp do akt osobowych pracownika posiadają:

• inspektor Państwowej Inspekcji Pracy (art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy),
• upoważniony pracownik urzędu pracy (art. 111- 116 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy),
• inspektor posiadający upoważnienie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (art. 14 ustawy z 28 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych),
• funkcjonariusz Policji (art. 14 ustawy z 6 kwietnia 1990 r. o Policji),
• funkcjonariusz Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego albo Agencji wywiadu (art. 24 ustawy z 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji wywiadu),
• funkcjonariusz Centralnego Biura Antykorupcyjnego (art. 22 ustawy z 9 czerwca 2006 r. o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym),
• sąd (art. 248 K.p.c.),
• upoważniony inspektor ZUS (art. 87 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych).

…i niektórzy pracownicy

Ze względu na rodzaj wykonywanych obowiązków służbowych prawo wglądu w dokumentację mogą mieć również niektórzy z zatrudnionych w firmie. Tak będzie np. w przypadku pracowników działu kadr, osób zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy czy też osób, które dokonują okresowych przeglądów oprogramowania.

Każda z w/w osób musi jednak- zgodnie z art. 37 ustawy- dysponować pisemnym upoważnieniem wystawionym przez administratora danych (pracodawcę). W gestii pracodawcy leży natomiast sporządzenie ewidencji osób upoważnionych do wglądu w akta (art. 39 ust. 1 ustawy).

Pracowników, posiadających dostęp do akt osobowych, obowiązuje tajemnica, która obejmuje nie tylko same dane, ale również sposoby ich zabezpieczania (art. 39 ust. 2 ustawy). Jej ujawnienie w najlepszym razie zagrożone jest nałożeniem kary porządkowej, w najgorszym- rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Przejście zakładu pracy na innego pracodawcę

W razie zmiany pracodawcy w trybie art. 23¹ K.p. prawo wglądu w dokumentację pracowniczą zyskuje pracodawca przejmujący zakład pracy.

Liczne sankcje za naruszenie obowiązków

Pracodawca, który dopuszcza się naruszenia obowiązków w zakresie ochrony i przechowywania danych osobowych swoich podwładnych, naraża się na liczne sankcje.

Po pierwsze- na mocy art. 281 pkt 7 K.p.- za pozostawienie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach grożących ich uszkodzeniem lub zniszczeniem grozi kara grzywny w wysokości od 1000 do 30000 zł.

Po wtóre, zgodnie z art. 51 § 1 ustawy, ten, kto administrując zbiorem danych lub będąc obowiązany do ochrony danych osobowych udostępnia je lub umożliwia dostęp do nich osobom nieupoważnionym, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Po trzecie, w myśl art. 415 i następnych K.c., pracodawca, który nie dopełnił ciążącego na nim obowiązku prowadzenia, przechowywania i udostępniania akt osobowych podwładnych, ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą za wszelkie negatywne skutki, jakich pracownicy doświadczyli z tego tytułu.