Podstawowe obowiązki pracodawcy skatalogowano w art. 94 K.p. W myśl tego przepisu szef zobowiązany jest zarówno do prowadzenia akt osobowych pracownika, jak i przechowywania ich w warunkach, które nie grożą uszkodzeniem czy zniszczeniem. Przepisy K.p. milczą jednak na temat zasad, jakie powinny towarzyszyć udostępnianiu akt osobowych.

Bez wątpienia pracodawca musi zapewnić wgląd do akt pracownikowi czy też byłemu pracownikowi, którego owe akta dotyczą. Wobec braku przepisów w tym zakresie pracodawca, występujący jako administrator danych osobowych, powinien przestrzegać przepisów ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (dalej: „ustawa”).

Co musi szef, co może pracownik

Zgodnie z art. 36 ust. 1 ustawy, w gestii szefa leży zastosowanie środków technicznych i organizacyjnych, które gwarantują ochronę przetwarzanych danych osobowych. W szczególności chodzi tu o ich zabezpieczenie przed:

• dostaniem się w niepowołane ręce,
• kradzieżą,
• przetwarzaniem z naruszeniem przepisów ustawy,
• zmianą,
• utratą,
• uszkodzeniem,
• zniszczeniem.

Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi wgląd do jego akt osobowych przez cały czas trwania stosunku pracy. Należy przy tym pamiętać, że w razie ewentualnej odmowy pracownik ma prawo zwrócić się ze skargą do Państwowej Inspekcji Pracy bądź nawet udać się do sądu pracy z roszczeniem o umożliwienie mu wglądu do istotnej dla niego dokumentacji pracowniczej.

Jeśli udostępnione akta są niekompletne, nieaktualne, nieprawdziwe albo też godzą w postanowienia ustawy, pracownik może domagać się ich uzupełnienia, uaktualnienia czy sprostowania, a szef ma obowiązek dokonania tych czynności bez zbędnej zwłoki (art. 35 ust. 1 ustawy). Jest to o tyle ważne, że w praktyce może się np. okazać, iż pracodawca zapomniał o wymazaniu z akt osobowych informacji o karze porządkowej nałożonej na pracownika, która- zgodnie z art. 113 § 1 K.p.- powinna zniknąć po roku nienagannej pracy.

W razie niedopełnienia przez administratora danych obowiązku, o którym mowa powyżej, osoba, której dane dotyczą, ma prawo zwrócić się do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z wnioskiem o nakazanie dopełnienia tej powinności (art. 35 ust. 2 ustawy).

Warto przy tym zaznaczyć, że pracownik w żadnym wypadku nie ma prawa do samowolnego usunięcia jakichkolwiek dokumentów z jego akt osobowych czy też do odmowy zwrotu dokumentacji, którą udostępniono mu do wglądu. Takie zachowanie może zostać potraktowane jako ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych i stanowić uzasadnioną przesłankę do rozwiązania stosunku pracy w trybie art. 52 § 1 pkt 1 K.p.).

Uprawnienia expracownika

Pracodawca jest zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres 50 lat od daty ustania stosunku pracy. Zgodnie z art. 32 ustawy każdej osobie przysługuje prawo do kontroli przetwarzania danych, które jej dotyczą. Dlatego też dostęp do dokumentacji pracowniczej powinien mieć zapewniony również były pracownik. Ma on prawo wystąpić z wnioskiem o udzielenie informacji na temat zgromadzonych przez pracodawcę danych dotyczących jego osoby. Na pracodawcy natomiast spoczywa obowiązek udzielenia takich informacji w terminie 30 dni (art. 33 ustawy).