Zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 15 maja 1996 r.
w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. z dnia 30 maja 1996 r.), przyczynami usprawiedliwiającymi absencję pracownika są zdarzenia i okoliczności określone w przepisach prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się podwładnego do pracy i jej świadczenie. Należą do nich również inne przypadki niemożności wykonywania pracy, które wskaże pracownik, a jego przełożony uzna je za usprawiedliwiające nieobecność (§ 1 rozporządzenia).

Usprawiedliwione przyczyny nieobecności

Za usprawiedliwione przyczyny absencji należy uznać:

• chorobę pracownika,
• odosobnienie pracownika z przyczyn przewidzianych w przepisach o zwalczaniu chorób zakaźnych (izolacja, kwarantanna),
• chorobę dziecka lub innego członka rodziny,
• nieprzewidziane zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły, do której uczęszcza dziecko pracownika,
• wezwanie pracownika do osobistego stawienia się wystosowane przez określone organy,
• odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych poprzedzających dzień pracy.

Dowody usprawiedliwiające nieobecność

Wystąpienie każdej z powyższych przyczyn powinno zostać jednak poświadczone stosownym dokumentem, określonym w § 3 rozporządzenia. Bez wątpienia najczęstszym powodem niestawienia się w pracy jest choroba pracownika lub konieczność osobistego sprawowania przez niego opieki nad chorym członkiem rodziny. W tej sytuacji dowodem na usprawiedliwienie nieobecności jest zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy, wystawione zgodnie z przepisami o orzekaniu o czasowej niezdolności do pracy.

Pracownik, który, ze względu na podejrzenie lub stwierdzenie choroby zakaźnej albo zakażenia, poddany jest izolacji lub kwarantannie powinien dostarczyć swemu przełożonemu decyzję właściwego państwowego inspektora sanitarnego.

Zdarza się również, że niespodziewanie zamknięto żłobek, przedszkole czy szkołę, do której uczęszcza dziecko pracownika do lat 8. Wówczas, w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad latoroślą, wystarczy przedłożyć pracodawcy stosowne oświadczenie.