Określenie podmiotu wydającego decyzję

Po pierwsze organ administracji publicznej, który wydał decyzję, powinien być oznaczony przez podanie jego pełnej nazwy. Musi być więc wskazany konkretny organ administracji publicznej (np. Wójt Gminy X), a nie nazwa jednostki organizacyjnej przydzielonej organowi administracji publicznej do pomocy w wykonywaniu jego funkcji.

Wskazanie adresata

Niezwykle ważnym elementem jest prawidłowe zapisanie danych osoby lub instytucji, do których skierowane jest pismo. Ewentualne błędy mogą powodować różne skutki prawne. Jeśli okaże się, że decyzja została skierowana do osoby nie będącej stroną, spowoduje to, że jej nieważność (art. 156 § 1 pkt 4 kpa). Choć wyjątkowo błąd literowy w pisowni nazwiska można poprawić jako oczywistą pomyłkę (art. 113 § 1 kpa). Także adresat decyzji powinien zostać prawidłowo określony. Adresatem nie jest pełnomocnik czy przedstawiciel strony, jednak to jemu, a nie stronie, trzeba doręczyć odpis decyzji po jej wydaniu.

Podanie podstawy prawnej

Podstawę prawną decyzji może stanowić tylko przepis prawny powszechnie obowiązujący. Źródłami prawa powszechnie obowiązującego są: konstytucja, ustawa, umowa międzynarodowa (umowa międzynarodowa ratyfikowana za uprzednią zgodą Sejmu w formie ustawy ma pierwszeństwo, czyli jest ważniejsze), rozporządzenia, akty prawa miejscowego (np. miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego). W podstawie powinien być zatem podany konkretny artykuł oraz Dziennik Ustaw z numerem, w którym został opublikowany jednolity tekst prawny. Jakikolwiek błąd w podstawie prawnej decyzji może zostać zakwalifikowany jako wydanie decyzji bez podstawy prawnej lub z rażącym naruszeniem prawa (art. 156 § 1 pkt 2 kpa).

Rozstrzygnięcie o prawach i obowiązkach

Rozstrzygnięcie stanowi jeden z najważniejszych elementów decyzji administracyjnej. W tym fragmencie organ wydający decyzję przesądza bowiem o udzielonym stronie uprawnieniu, nałożeniu obowiązku bądź też jednocześnie o tych dwu składnikach (np. wywłaszczenie nieruchomości na rzecz oznaczonego podmiotu z jednoczesnym zobowiązaniem go do zapłaty odszkodowania za wywłaszczoną nieruchomość). Rozstrzygnięcie musi być sformułowane tak, aby nie było wątpliwości, czego ono dotyczy, jakie uprawnienia przyznano lub jakie obowiązki nałożono na stronę. Rozstrzygnięcie powinno być zatem sformułowane precyzyjnie, bez niedomówień i możliwości różnej interpretacji.

Jak wiadomo celem postępowania administracyjnego w sprawie indywidualnej jest rozstrzygnięcie o prawach i obowiązkach strony. Uprawnienie takie przysługuje także organowi odwoławczemu, który na skutek wniesienia odwołania przyjmuje kompetencje do merytorycznego załatwienia sprawy, tj. wydania decyzji.

Uzasadnienie prawne i faktyczne

Uzasadnienie stanowi integralną część decyzji i jego zadaniem jest wyjaśnienie rozstrzygnięcia, poprzez podanie motywów prawnych i faktycznych. Uzasadnienie faktyczne powinno zawierać dokładny opis przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego, zwłaszcza dowodowego. Wyjątki, w których organ ma prawo odstąpić od uzasadnienia, to sytuacja, gdy decyzja uwzględnia w całości żądanie strony. Inną podstawą do zaniechania lub ograniczenia uzasadnienia jest bezpieczeństwo państwa lub porządek publiczny (art. 107 § 5 kpa).