Zgodnie z art. 164 § 1 K. p. przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Kodeks pracy nie podaje przykładowych powodów, ale musi to być zapewne jakaś szczególna sytuacja osobista lub rodzinna podwładnego, która uniemożliwia mu rozpoczęcie i korzystanie z urlopu w wyznaczonym przez niego terminie. Przykładowo może to być choroba jednego z członków rodziny, niemożność spędzenia urlopu wspólnie z całą rodziną, przesunięcie urlopu współmałżonkowi z winy jego pracodawcy, konieczność załatwienia istotnych spraw osobistych itp.. Pracodawca za każdym razem decyduje, czy podana przez pracownika przyczyna jest ważna i stanowi podstawę do przesunięcia terminu urlopu wypoczynkowego. Nie ma on jednak obowiązku wyrażenia zgody na przedłożony mu wniosek.

Przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy, jak opisuje art. 164 § 2. Warunkiem jest, aby przyczyny te w momencie przygotowywania planu urlopów nie były znane przełożonemu. Mogą nimi być np. potrzeba usunięcia nagłej awarii, konieczność prowadzenia akcji ratowniczej, zapowiedziana kontrola NIK lub inspekcji skarbowej, otrzymanie pilnego zlecenia i inne, których realizacja, bez obecności urlopowanego pracownika, mogłaby zagrozić prawidłowemu funkcjonowaniu firmy. Te istotne okoliczności nieprzewidziane wcześniej są niezbędne do tego, żeby przesunięcie pracownikowi urlopu przez pracodawcę uznać za uzasadnione.

W sytuacji, gdy zatrudniony na prośbę przełożonego zrezygnuje z zaplanowanego urlopu i w jego terminie będzie wykonywał pracę, pracodawca zobowiązany jest udzielić mu urlopu w innym ustalonym terminie: „W okolicznościach uzasadniających przesunięcie urlopu na inny termin niż określony w planie urlopów lub ustalony po porozumieniu z pracownikiem, pracodawca udziela pracownikowi niewykorzystanego urlopu w terminie z nim uzgodnionym” (§ 5 rozporządzenia z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop).

Pracownik, który nie zgadza się z decyzją pracodawcy o przesunięciu terminu urlopu może domagać się, by został on udzielony w zaplanowanym terminie na drodze postępowania przed sądem pracy. Wtedy przełożony musi udowodnić zasadność przesunięcia urlopu.

Zatrudniony może domagać się od pracodawcy zwrotu kosztów poniesionych na zaplanowany, ale odwołany przez przełożonego urlop. Koszty te mogą być związane z zakwaterowaniem, transportem, opłatą za wycieczkę itp. Art. 164 K. p. nie reguluje powyższej kwestii. Powszechnie przyjmuje się jednak, że w takiej sytuacji należy stosować analogicznie przepis art. 167 § 2. Wynika z niego, iż w związku z odwołaniem pracownika z urlopu, pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Zatem pracodawca zmieniający termin zaplanowanego urlopu musi pokryć koszty poniesione przez pracownika w związku z tą zmianą.

Termin urlopu może też być przesunięty również z innych przyczyn, niż podane powyżej, a mianowicie: jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy (art. 165 K. p.). Są to w szczególności takie powody jak:

• czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby,
• odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
• powołanie na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
• urlop macierzyński,
• inne usprawiedliwione nieobecności pracownika w pracy, które nie zostały wymienione powyżej, które uniemożliwiły pracownikowi rozpoczęcie urlopu z przyczyn od niego niezależnych.

W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek przesunąć pracownikowi termin zaplanowanego urlopu wypoczynkowego na późniejszy termin. Musi on być uzgodniony z podwładnym i powinien być udzielony najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku, na co wskazuje art. 168 K. p.